Jak vytvořit kopii datového souboru QuickBooks 2014

QuickBooks 2014 usnadňuje účetním práci se soubory klientských dat. Zvažte tento scénář: Máte klienta, který potřebuje pomoc s dokončením ročního účetního období.

Máte dvě možnosti. Za prvé, můžete zajet do jeho obchodu, pravděpodobně uvíznete v zácpě po cestě, a zjistíte, že přemýšlíte, zda můžete klientovi účtovat 150 dolarů za dobu vaší cesty. Za druhé, můžete nechat klienta použít funkci Accountant's Copy QuickBooks, aby vám poslal kopii datového souboru QuickBooks.

Můžete si prohlédnout kopii datového souboru tohoto účetního, provést jakékoli opravy nebo změny, které jsou vhodné, a poté odeslat změny, které mají být provedeny, zpět klientovi. Klient může tyto změny snadno importovat do svého stávajícího souboru QuickBooks a vydat se na svou veselou cestu. Docela pěkné, že?

Váš klient vytvoří účetní kopii datového souboru QuickBooks pomocí své verze QuickBooks a skutečného datového souboru a poté buď vytvoří soubor, který vám zašle (například poštou nebo e-mailem), nebo které vám Intuit, výrobce QuickBooks, posílá. Naštěstí je proces v obou směrech velmi přímočarý.

Zde je to, co váš klient musí udělat, pokud se klient postará o odeslání souboru vám:

Vyberte příkaz Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Uložit soubor.

QuickBooks zobrazí zprávu s dotazem klienta, zda chce

• Kopie spisu účetního

• Přenosná nebo záložní kopie souboru

Kopii účetního můžete také vytvořit výběrem Soubor → Vytvořit kopii a kliknutím na tlačítko Kopie účetního.

Přenosný soubor je skutečná živá kopie datového souboru QuickBooks, jejíž velikost byla mírně zmenšena, takže je snazší se v něm pohybovat (například odesláním souboru e-mailem jako přílohy). Záložní soubor je druhá kopie souboru QuickBooks, který vytvoříte (obvykle), takže budete mít kopii souboru pro případ, že se s původním datovým souborem QuickBooks stane něco špatného.

Vyberte Kopie účetního a pokračujte kliknutím na Další.

Zadejte datum rozdělení.

Když klient klikne na tlačítko Další, aby pokračoval ve vytváření kopie účetního, QuickBooks se ho zeptá na datum rozdělení. Transakce spadající před toto datum lze upravovat pouze v kopii účetního. Transakce spadající po tomto datu lze upravit jak v kopii účetního, tak v kopii klienta.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další.

Objeví se další zpráva oznamující klientovi, že QuickBooks musí zavřít všechna okna, aby vytvořil kopii účetního. QuickBooks může také říct klientovi, aby vložil disk.

Klepněte na OK a vložte disk (v případě potřeby).

QuickBooks zobrazí aktualizované dialogové okno Uložit kopii účetního.

Pojmenujte kopii účetního.

Pomocí pole Název souboru v dialogovém okně Uložit kopii účetního pojmenujte kopii účetního datového souboru QuickBooks. V případě potřeby může klient také pomocí rozevíracího seznamu Uložit do určit, kam se má uložit kopie datového souboru QuickBooks účetního.

Klient si musí pamatovat, kam se uloží kopie souboru účetního. Tento soubor je předán účetnímu — e-mailem, šnečí poštou nebo na disku —, aby jej mohl použít.

Vytvořte soubor.

Poté, co klient pojmenuje kopii účetního souboru dat a v případě potřeby uvede, kam má být kopie účetního uložena, klikne na tlačítko Uložit. QuickBooks uloží kopii účetního datového souboru QuickBooks.

Poté je tento datový soubor klientem předán účetnímu. Jinými slovy, klient potřebuje soubor odeslat šnekem nebo e-mailem.

Váš poskytovatel e-mailu může omezit velikost příloh (včetně souborů QuickBooks), které můžete odeslat e-mailem. Pokud vám vadí velikost, můžete soubor QuickBooks nahrát na web Intuit výběrem Soubor → Kopie účetního → Aktivity klienta → Odeslat účetnímu. Intuit pošle účetní zprávu s odkazem, na který lze kliknout, a pomocí kterého může soubor uchopit.

Účetní kopie používají tři typy souborů. Přenosový soubor účetního (s příponou souboru .qbx) je to, co klient vytvoří a předá účetnímu. Skutečná kopie účetního (s příponou souboru .qba) je to, s čím účetní pracuje poté, co otevře soubor přenosu účetního. Nakonec je tu Exportní soubor účetního (s příponou .qby), který uchovává změny, které se vrátí klientovi.

Je zřejmé, že tyto kroky ve skutečnosti nemusí dělat váš klient; možná budete muset udělat špinavou práci. V obou případech však tento proces funguje takto. Všimněte si však, že k úspoře v reálném čase pro účetního a úspoře nákladů pro klienta dochází, když můžete přimět klienta, aby si vybral příkaz a pracoval s dialogovým oknem.

Pak si můžete účtovat účtovatelný čas za skutečnou práci s daty QuickBooks spíše než za pohrávání si se souborem.