Jak vyplnit objednávku v QuickBooks 2015

QuickBooks 2015 umožňuje rychlou práci s nákupními objednávkami. Možná vám docházejí věcičky, doohickeys nebo nějaká jiná položka ve vašem seznamu položek a jste připraveni si tyto věci znovu objednat – ať už jsou jakékoli. Při vyplnění objednávky postupujte takto:

Vyberte Dodavatelé→Vytvořit nákupní objednávky.

Můžete také kliknout na ikonu Nákupní objednávky na domovské obrazovce nebo kliknout na oblast Nové transakce v Centru dodavatelů a poté vybrat Nákupní objednávky. Zobrazí se okno Vytvořit nákupní objednávky. Všimněte si, že přesné podrobnosti tohoto okna závisí na tom, jak přizpůsobíte formulář objednávky.

Vyberte dodavatele z rozevíracího seznamu Dodavatel.

Kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam svých dodavatelů. Kliknutím na dodavatele zobrazíte jeho jméno a adresu v poli Dodavatel. Pokud ve svém seznamu nemůžete najít jméno dodavatele, klikněte na Přidat nového ze seznamu a poté vyplňte informace o dodavateli ve výsledném dialogovém okně Nový dodavatel. Až budete s dialogem hotovi, klikněte na OK.

Pokud sledujete svůj inventář podle třídy, vyberte třídu z rozevíracího seznamu Třída.

Okno Vytvořit nákupní objednávky nemusí mít rozevírací seznam Třída. Pokud tomu tak není a chcete jej mít, musíte si nastavit QuickBooks pro sledování výdajů podle třídy.

Chcete-li tak učinit, otevřete soubor QuickBooks v režimu jednoho uživatele jako správce. Poté vyberte Upravit → Předvolby a klikněte na ikonu Účetnictví v seznamu vlevo. Nakonec zaškrtněte políčko Použít sledování tříd a klepněte na tlačítko OK.

(Volitelné) Vyberte zástupce, očekávané datum a FOB, pokud je používáte ve své PO.

Než se dostanete k popisům jednotlivých položek v dolní části, možná budete muset vyplnit další pole. Opět platí, že tato pole se nemusí zobrazit, pokud jste neuvedli, že je chcete mít ve svém formuláři.

Přejděte do sloupce Položka a začněte zadávat položky, které objednáváte.

Zadávání položek je nejdůležitější částí tvorby PP. Když se přesunete do sloupce Položka, změní se na rozevírací seznam. Kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam položek. Možná budete muset přejít na položku, kterou chcete zadat.

Rychlý způsob, jak přejít na položku, je zadat několik prvních písmen názvu položky. Pokud zadáte název položky, která není v seznamu položek, QuickBooks se zeptá, zda chcete tuto položku nastavit. Pokud ano, klikněte na Nastavit a vyplňte dialogové okno Nová položka.

Do sloupce Položka zadejte tolik položek, kolik chcete. QuickBooks za vás vyplní popis položky, ale v případě potřeby můžete upravit vše, co vloží do sloupce Popis. Ve sloupci Množství uveďte, kolik jednotlivých položek potřebujete.

Pokud změníte cenu položky, QuickBooks zobrazí dialogové okno Změněné náklady na položku, které se vás zeptá, zda chcete aktualizovat informace o položce na novou cenu, a také, zda má být standardní cena položky upravena nahoru nebo dolů. Vyberte Ano a Ne a poté klikněte na tlačítko OK, abyste se rozhodli.

Pokud chcete, vyplňte pole Zpráva dodavatele — ale rozhodně vyplňte pole Memo.

Do pole Zpráva dodavatele vložíte zprávu straně, která obdrží vaši objednávku. Mohli byste napsat: "Pronto mi dej tyhle věci!"

Bez ohledu na to, co děláte, nezapomeňte vyplnit pole Poznámka. To, co napíšete do tohoto pole, se zobrazí v dialogovém okně Otevřít nákupní objednávky a tyto informace jsou nejjistějším způsobem, jak zjistit, k čemu tato objednávka je. Napište něco smysluplného, ​​čemu budete rozumět za dva týdny, tři týdny nebo za měsíc, až budete platit za položky, které objednáváte.

V horní části okna Vytvořit nákupní objednávky je zaškrtávací políčko Tisknout později, které vám sdělí, zda chcete tuto objednávku vytisknout. Pokud chcete objednávku vytisknout, ujistěte se, že je zaškrtnuto toto políčko. Po vytištění objednávky zaškrtnutí zmizí z pole.

Kliknutím na Tisk vytiskněte objednávku.

Pokud je tato objednávka jednou z mnoha, které jste vyplnili, a chcete jich vytisknout několik najednou, klikněte na šipku pod tlačítkem Tisk a z rozevíracího seznamu vyberte možnost Dávka. Před tiskem objednávky však možná budete chtít kliknout na šipku dolů pod tlačítkem Tisk a vybrat Náhled, abyste viděli, jak bude objednávka vypadat, když ji vytisknete.

Tlačítko Historie použijete poté, co obdržíte položky, které jste tak pečlivě uvedli na PO. Poté, co obdržíte položky a zaznamenáte jejich příjem, kliknutím na toto tlačítko sdělíte aplikaci QuickBooks, aby vám poskytla celou historii položky – kdy jste si ji objednali a kdy jste ji obdrželi.

Kliknutím na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít zaznamenáte objednávku.

QuickBooks uloží objednávku a zobrazí nové prázdné okno objednávky, ve kterém můžete zadat další objednávku.