Jak vyhledávat v online seznamech QuickBooks pro lidi

Stránky Zákazníci, Prodejci a Zaměstnanci v QuickBooks Online (QBO) můžete používat různými způsoby. Stránka Dodavatelé je omezenější než ostatní; z něj můžete vyhledat dodavatele a připravit 1099. Na stránkách Zákazníci, Dodavatelé nebo Zaměstnanci, které obsahují seznam všech lidí v těchto kategoriích, můžete seřadit lidi v seznamu, exportovat seznam do Excelu a provádět akce s vybranou skupinou lidí v seznamu.

Základní sestavu můžete také vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk na libovolné stránce seznamu; tlačítko Tisk se objeví hned nad sloupcem Akce.

Jak pracovat s konkrétní osobou v QBO

Můžete vybrat konkrétního zákazníka, dodavatele nebo zaměstnance a zobrazit transakce spojené s touto osobou, stejně jako podrobnosti o osobě, a můžete k osobě připojit soubory. Zde budete pracovat se zákazníky.

Chcete-li vyhledat konkrétní osobu, zadejte některé znaky, které odpovídají názvu osoby nebo společnosti, do pole Hledat, které se zobrazí nad seznamem osob.

Chcete-li najít konkrétní osobu v seznamu, použijte pole Hledat, které se zobrazí nad jmény v seznamu.

Když vyberete jakoukoli osobu ze seznamu, QBO zobrazí stránku specificky spojenou s touto osobou. Stránka má dvě záložky; na následujícím obrázku vidíte záložku Seznam transakcí; druhá karta je Podrobnosti o zákazníkovi.

Pokud jste ve své společnosti povolili funkci Projekty, QBO zobrazí třetí záložku s názvem Projekty, na které jsou uvedeny všechny projekty, které jste vytvořili ve vaší společnosti QBO.

Karta Seznam transakcí zobrazuje transakce v QBO spojené s vybranou osobou.

Na kterékoli kartě klepnete na tlačítko Upravit, chcete-li upravit informace o dané osobě, a kliknutím na tlačítko Nová transakce přidáte transakci spojenou s touto osobou.

Na stránce podrobností o osobě můžete připojit soubory, abyste měli přehled o důležitých finančních informacích. Můžete například připojit dokument dodavatele 1099, smlouvu se zákazníkem nebo účtenky zaměstnance. Nejste omezeni na textové dokumenty; můžete také připojit fotografie. Jednoduše přetáhněte položku do pole Přílohy v levé dolní části příslušné stránky s podrobnostmi; chcete-li, můžete kliknout na pole a zobrazí se standardní dialogové okno Windows Otevřít, takže můžete přejít a vybrat dokument, který chcete připojit.

Každá příloha nesmí být větší než 25 MB. Chcete-li zobrazit dokumenty, které jste již připojili k osobě, klikněte na odkaz Zobrazit existující pod polem Přílohy a QBO otevře panel na pravé straně stránky s připojenými přílohami.

K transakci můžete také přidat přílohy. Chcete-li zobrazit transakce, které mají přílohy, přidejte sloupec Přílohy do tabulky, která se zobrazí na stránce Seznam transakcí dané osoby. Zobrazte stránku Seznam transakcí dané osoby a poté klikněte na tlačítko Ozubené kolo nad sloupcem Akce. V zobrazeném seznamu klikněte na Zobrazit více. Zobrazit více změní na Zobrazit méně a zobrazí se zaškrtávací políčko pro přílohy; klikněte na něj a sloupec Přílohy se objeví jako součást mřížky tabulky. Můžete jej identifikovat jako záhlaví sloupce pomocí kancelářské sponky. Zobrazení sloupce Přílohy pro jednu osobu jej zobrazí v tabulce Seznam transakcí pro všechny osoby tohoto typu. Pokud pro určitou transakci existují přílohy, ve sloupci uvidíte počet příloh. Kliknutím na číslo se zobrazí přílohy transakce;

Při vytváření různých transakcí přidáváte přílohy; na různých stránkách Seznam transakcí se zobrazují pouze přílohy spojené s transakcemi a přílohy spojené s osobou se zobrazují na stránce přidružené osoby.

Přidání sloupce Přílohy do tabulky v Seznamu transakcí.

Když dokončíte práci s jednou osobou, můžete snadno přepnout na jinou v tomto seznamu pomocí podokna seznamu Rozdělit zobrazení seznamu.

Kliknutím na ikonu Split View (zobrazenou na předchozím obrázku) zobrazíte panel se seznamem osob uložených v seznamu (viz následující obrázek).

Zobrazení rozděleného zobrazení seznamu.

Ze seznamu v podokně Rozdělené zobrazení se můžete posouvat dolů a najít osobu, nebo můžete zadat několik písmen jména osoby nebo názvu společnosti do pole Hledat v horní části seznamu a najít tuto osobu v seznamu. Nebo můžete seznam seřadit podle názvu nebo podle otevřeného zůstatku. Kliknutím na osobu přepnete na stránku této osoby.

Chcete-li do seznamu přidat novou osobu, klikněte na symbol plus (+) v horní části seznamu v podokně rozděleného zobrazení. Chcete-li zobrazit stránku Zákazníci, klikněte na Zákazníci v horní části seznamu rozděleného zobrazení nebo klikněte na Prodej v navigační liště a poté klikněte na Zákazníci.

Chcete-li zavřít rozdělené zobrazení, klikněte na tlačítko Zavřít rozdělené zobrazení.

Třídění seznamu v QuickBooks Online

Kromě řazení ve rozděleném zobrazení můžete seznamy na stránce Zákazníci a dodavatelé seřadit podle názvu nebo otevřeného zůstatku. Ve výchozím nastavení QBO řadí položky na těchto stránkách abecedně podle názvu ve vzestupném pořadí.

Zaměstnance můžete seřadit v abecedním pořadí a obráceně v abecedním pořadí, podle platební metody nebo podle stavu (aktivní nebo neaktivní). Nemůžete třídit dodavatele; QBO je standardně seřadí v abecedním pořadí.

Chcete-li změnit pořadí řazení pro seznamy Zákazníci nebo Dodavatelé, klikněte na Prodej nebo Výdaje v navigační liště a poté klikněte na Zákazníci nebo Dodavatelé pro zobrazení příslušné stránky; pro tento příklad používám stránku Zákazníci.

Dále klikněte na záhlaví sloupce, podle kterého chcete seřadit. Pokud klepnete na záhlaví sloupce Zákazník/Společnost, QBO zobrazí zákazníky v sestupném abecedním pořadí. Pokud klepnete na záhlaví sloupce Otevřený zůstatek, QBO seřadí seznam v pořadí Otevřeného zůstatku, od nejnižšího po nejvyšší.

Jak exportovat seznam QBO do Excelu

Můžete exportovat seznam svých zákazníků nebo dodavatelů do Excelu.

Pokud v počítači nemáte kopii Excelu, můžete si stáhnout a používat bezplatnou mobilní verzi Excelu.

Klepnutím na příslušný odkaz v navigační liště (Prodej nebo Výdaje) následně zobrazíte stránku Zákazníci nebo Prodejci; v tomto příkladu je použita stránka Prodejci. Na pravém okraji stránky, těsně nad sloupcem Akce, se zobrazí tři tlačítka. Klepněte na prostřední tlačítko a QBO exportuje seznam do souboru aplikace Excel; tlačítko pro soubor se zobrazí ve spodní části obrazovky v prohlížeči Chrome.

Export seznamu dodavatelů do Excelu.

Klikněte na tlačítko v dolní části obrazovky a Excel otevře soubor. Soubor můžete upravit, pokud kliknete na tlačítko Povolit úpravy ve žlutém pruhu v horní části okna. A pro ty z vás, kteří používají Excel mobile, se k úpravě souboru musíte přihlásit pomocí svého účtu Microsoft.

Jak pracovat s partou lidí v QBO

Když pracujete se zákazníky nebo dodavateli, můžete provádět určité akce současně pro skupinu lidí. Například můžete vybrat konkrétní dodavatele zaškrtnutím políčka vedle každého jména a pak poslat stejný e-mail s těmito dodavateli, platit účty on-line u vybraných prodejců, pokud používáte Bill.com add-on s QBO Essentials Plus, nebo Advanced, nebo deaktivovat vybrané dodavatele.

K placení účtů online od QBO můžete použít doplněk Bill.com; existuje plnohodnotná aplikace Bill.com, ale tady mluvím o doplňku pro QBO. Aplikaci Bill.com najdete v centru aplikací Intuit. Obchod můžete navštívit výběrem Aplikace z navigačního panelu. Pro Bill.com se neplatí žádný měsíční poplatek za předplatné, ale za každou zpracovanou platbu je účtován poplatek za transakci.

Pro zákazníky můžete kromě zasílání e-mailů vytvářet a odesílat výpisy, přiřadit vybrané zákazníky k typu zákazníka (typ zákazníka používáte k seskupování zákazníků) a deaktivovat vybrané zákazníky.

Chcete-li použít jednu z těchto akcí pro skupinu lidí, klikněte na příslušný odkaz v navigační liště – Prodeje nebo Výdaje – a poté na příslušnou stránku se seznamem, aby se zobrazila související stránka. Pro tento příklad jsem použil stránku Zákazníci.

Dále klikněte na zaškrtávací políčko vedle jmen, která chcete zahrnout do vaší akce, a poté klikněte na tlačítko Dávkové akce. Vyberte akci, kterou chcete provést, a poté akci dokončete podle pokynů na obrazovce.

Provedení akce pro několik zákazníků.