Jak vyčistit soubory společnosti v QuickBooks 2011

Když vyčistíte soubor společnosti QuickBooks, QuickBooks uloží archivní kopii tohoto souboru. Tento proces také zmenšuje datový soubor odstraněním a shrnutím mnoha starých podrobných transakcí pomocí velkých monstrózních žurnálových záznamů.

Chcete-li archivovat soubor společnosti QuickBooks, postupujte takto:

1 Vyberte Soubor → Nástroje → Vyčistit data společnosti.

Zobrazí se dialogové okno Vyčistit data společnosti.

2 Vyberte přepínač Odebrat transakce k určitému datu.

Tato možnost říká QuickBooks, že chcete udělat dvě věci: Vytvořit archivní kopii datového souboru QuickBooks a zmenšit velikost pracovního souboru společnosti, aby nebyl tak velký.

3 Zadejte datum Odebrat uzavřené transakce dne nebo před a klepněte na tlačítko Další.

Chcete-li určit datum, před kterým mají být uzavřené transakce odstraněny, zadejte datum do příslušného pole data. Uzavřené transakce odstraníte pouze v případě, že se váš soubor společnosti QuickBooks příliš zvětšuje. Můžete snadno pracovat se souborem společnosti QuickBooks o velikosti 25, 50 nebo dokonce 100 MB. (Pokud vás to zajímá. stiskněte Ctrl+1 pro zobrazení okna, které ukazuje, jak velký je váš datový soubor QuickBooks.)

4 Zadejte jakákoli další kritéria, která má QuickBooks použít pro odstranění transakcí, a klepněte na Další.

Můžete mít například transakce, které se nikdy nevyčtou nebo nikdy nebudou vytištěny nebo odeslány. Chcete-li označit, že některé z těchto starých transakcí by měly být také odstraněny, zaškrtněte políčko, které odpovídá kritériu odstranění. Chcete-li odstranit staré faktury a odhady, které jsou stále označeny jako k odeslání, zaškrtněte políčko Odebrat faktury a odhady označené „k odeslání“.

5 Určete jakékoli další vyčištění seznamu, ke kterému má dojít, a klepněte na tlačítko Další.

Toto je vaše příležitost zbavit se informací, které již nepoužíváte nebo o kterých jste si jisti, že je již nebudete potřebovat.

6 Potvrďte operaci čištění a archivace.

Pokud jste udělali chybu, klikněte na tlačítko Zpět a změňte předchozí výběr.

7 Klepněte na tlačítko Zahájit čištění.

Na samém začátku procesu čištění vás QuickBooks vyzve k zálohování souboru společnosti QuickBooks.

8 Po zobrazení výzvy zálohujte datový soubor.

Zálohování souboru společnosti QuickBooks jako součást operace čištění funguje stejně jako zálohování souboru společnosti QuickBooks kdykoli jindy.