Jak upravit a změnit uspořádání sestav v QuickBooks 2016

Možná jste si všimli, že když QuickBooks zobrazí okno dokumentu sestavy, zobrazí také řadu tlačítek: Přizpůsobit sestavu, Komentář k sestavě, Sdílet šablonu, Zapamatovat, Tisk, E-mail, Excel atd. Pod tímto panelem nástrojů jsou některé rozevírací seznamy, které mají co do činění s daty, rozevírací seznam s názvem Sloupce a rozevírací seznam s názvem Seřadit podle. (Ne všechny tyto seznamy jsou dostupné v každém okně dokumentu sestavy.)

O tato tlačítka a seznamy se nemusíte starat. Přečtěte si diskuzi, která následuje, pouze pokud se cítíte pohodlně, uvolněně a opravdu příjemně, ano?

Modifikace

Když klepnete na tlačítko Upravit zprávu, QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit zprávu. V tomto dialogovém okně můžete změnit informace zobrazené ve zprávě a způsob uspořádání informací (karta Zobrazení); data použitá k vytvoření zprávy (záložka Filtry); informace o záhlaví a zápatí (předvídatelně karta Záhlaví/zápatí); a typ písma a velikost tisku použité pro sestavu (záložka Fonts & Numbers).

Dialogové okno Upravit zprávu.

Komentování zprávy

Zprávu můžete opatřit komentáři (nová funkce v QuickBooks 2015). Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Komentář ke zprávě. Když QuickBooks zobrazí panel Komentáře ve spodní části okna zprávy, klepněte na tlačítko vedle nahlášené hodnoty, kterou chcete okomentovat, a poté klepněte do panelu Komentáře a napište své poznámky.

Chcete-li své poznámky uložit, klepněte na tlačítko Uložit v panelu Komentáře. Chcete-li uložit zprávu a všechny komentáře, které jste přidali, klikněte na tlačítko Uložit v levém horním rohu okna zprávy. Chcete-li k těmto uloženým sestavám přistupovat později, zvolte Zprávy → Zprávy s komentářem. Všimněte si, že můžete také vytisknout a poslat e-mailem zprávu s poznámkami a komentáři pomocí tlačítek Tisk a E-mail, která se zobrazují v levém horním rohu okna zprávy.

Okno zprávy se zobrazeným panelem Komentáře.

Sdílení šablon

Pokud pracujete v prostředí QuickBooks pro více uživatelů a vytvoříte přizpůsobenou sestavu, můžete tuto sestavu sdílet s ostatními uživateli. Chcete-li to provést, klepněte na tlačítko Sdílet šablonu. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Šablona sdílení, pojmenujte a popište sdílenou sestavu pomocí textových polí Název sestavy a Popis. Poté klikněte na tlačítko Sdílet.

Pamatování

Pokud si pohrajete se zbývajícími tlačítky, můžete uložit jakékoli vlastní specifikace sestavy, které vytvoříte. Stačí kliknout na tlačítko Zapamatovat. QuickBooks zobrazí dialogové okno Zapamatovat zprávu, které vás pouze požádá o zadání názvu přizpůsobené zprávy a přiřazení uložené zprávy do skupiny zpráv.

Poté, co pojmenujete a přiřadíte přizpůsobenou sestavu, aplikace QuickBooks ji zobrazí, kdykoli vyberete možnost Zprávy → Memorized Reports a poté kliknete na skupinu sestav. K přehledům uloženým v paměti můžete také přistupovat z horní části obrazovky Centra přehledů. Kdykoli budete chtít použít speciální zprávu, stačí si ji vybrat ze seznamu a kliknout na tlačítko Zpráva.

QuickBooks si pamatuje orientaci tisku se sestavou, takže pokud orientace tisku není taková, jakou chcete pro sestavu, měli byste ji nejprve změnit výběrem Soubor → Nastavení tiskárny. Vyberte orientaci, kterou si chcete zapamatovat, klikněte na OK a poté si zprávu zapamatujte.

Zasílání e-mailem

Pokud klepnete na tlačítko E-mail, QuickBooks zobrazí rozevírací seznam příkazů, které vám umožní poslat e-mailem buď sešit aplikace Excel nebo verzi sestavy ve formátu PDF někomu jinému. Když zvolíte jeden z příkazů, které říkají, že chcete poslat e-mailem zprávu, co dělá QuickBooks závisí na tom, jestli QuickBooks vidí, že máte e-mailový program již nastavený a nainstalovaný.

Pokud QuickBooks žádný takový program nevidí, QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit informace o e-mailu. Pokud QuickBooks takový program uvidí, QuickBooks spustí e-mailový program a přidá zprávu jako přílohu k nové zprávě.

Export

Pokud klepnete na tlačítko Excel a z rozevírací nabídky vyberete Vytvořit nový list, QuickBooks zobrazí dialogové okno Odeslat zprávu do Excelu. Toto dialogové okno můžete použít k vytvoření sestavy Excel, která obsahuje stejné informace, jaké jsou uvedeny v sestavě. Vyberte přepínač Vytvořit nový sešit, chcete-li vytvořit nový sešit aplikace Excel s informacemi o sestavě, a přepínač Aktualizovat existující sešit přidejte sestavu do existujícího sešitu aplikace Excel.

Dialogové okno Odeslat zprávu do aplikace Excel.

Můžete také získat chuť exportem souboru CSV (comma-separated values) (tyto soubory lze otevřít jinými elektronickými tabulkovými procesory a databázovými programy) do konkrétního souboru sešitu aplikace Excel a kliknutím na tlačítko Upřesnit zobrazíte další dialogové okno to vám umožní řídit, jak jsou exportované informace formátovány.

Snad přátelský návrh? Nebojte se experimentovat se všemi speciálními možnostmi exportu. Nezapomeňte, že poté, co vyexportujete sestavu QuickBooks do nového prázdného sešitu aplikace Excel, můžete zde také provádět jakoukoli z těchto fantastických tanečních věcí – speciální formátování a tak dále.

Ostatní tlačítka a boxy

Pokud chcete vidět, jak fungují funkce Skrýt záhlaví, Sbalit a Data, prostě se porozhlédněte. Nemůžeš nic zranit.

Pokud změníte data sestavy, kliknutím na tlačítko Aktualizovat sestavu aktualizujte. Chcete-li nastavit možnosti aktualizace pro sestavy, zvolte Úpravy → Předvolby. Poté klikněte na ikonu Reports & Graphs v seznamu vlevo a v případě potřeby klikněte na kartu My Preferences. Klikněte na jednu z možností Reports and Graphs a poté klikněte na OK.