Jak udržovat dobré účetní kontroly s QuickBooks

QuickBooks umožňuje více uživatelům. Mnoho podniků poté, co dosáhnou určité velikosti, potřebuje podporovat více uživatelů s přístupem k účetním informacím a schopností v některých případech vytvářet účetní transakce. Bohužel, více uživatelů účetního systému vytváří riziko pro majitele firmy.

Přístupem do účetního systému mohou uživatelé buď neúmyslně zanést chyby do účetního systému, nebo bohužel záměrně podvést firmu. Z těchto důvodů je zde seznam některých kontrolních technik QuickBooks, které může majitel firmy nebo obchodní manažer použít k minimalizaci neúmyslných chyb a minimalizaci příležitosti ke krádeži.

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Zásoby se bohužel zmenšují. Lidé – někdy zaměstnanci, ale často i pseudozákazníci, jako jsou zloději v obchodech – kradou zásoby. Proto jedna věc, kterou musíte udělat, jak pro minimalizaci ztrát zásob, tak pro udržení přesných účetních záznamů, je pravidelně porovnávat fyzické stavy vašich zásob s tím, co ukazují vaše účetní záznamy.

  Tento přístup k častému počítání nejcennějších a nejsnáze ukraditelných předmětů dosahuje dvou věcí:

  • Snížení zásob je rychle identifikováno.

  • Vlastník firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce kdy jsou zásoby nejčastěji odcizeny.

• Srovnejte bankovní účty. Jedna věc, kterou by majitelé firem měli udělat, je sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí. Jedním z jistých způsobů, jak najít fiktivní a podvodnou transakci, je nechat vlastníka odsouhlasit bankovní výpis.

  Pokud majitelka odsouhlasí výpis z účtu, může porovnat účetnictví banky o účtu s účetními záznamy společnosti QuickBooks. Jakékoli zjevné nesrovnalosti lze opravit, což znamená, že účetní záznamy QuickBooks jsou přesnější. Kromě toho, jakékoli potrhlé a podezřelé transakce mají tendenci být zřejmé, když se majitel firmy pozorně dívá na kontroly.

• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy. V malé firmě je obtížné vždy oddělit účetnictví pro nějakou činnost od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost. Je například obtížné oddělit účetnictví zásob od fyzické úschovy nebo přístupu k těmto zásobám.

• Vyškolte zaměstnance v používání QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů:

  • Někdo, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně pravděpodobné, že udělá neúmyslné chyby.

  • Nepořádné účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců.

• Zavřete soubor QuickBooks. Pokud absolvujete kurz Základy účetnictví, zjistíte, že uzávěrka znamená soubor účetních postupů, které někdo provádí za účelem vynulování účtů výnosů a nákladů, takže počínaje novým rokem lze snadno vypočítat výnosy a výdaje. V QuickBooks znamená uzavření něco jiného.

  Ale přesto chcete zavřít soubor QuickBooks, abyste zachovali integritu vašich dat. Zde je návod, jak na to: Zvolte příkaz Upravit→Předvolby, vyberte Účetnictví, vyberte kartu Předvolby společnosti a poté klepněte na tlačítko Datum uzávěrky nastavit datum/heslo. Když vás QuickBooks vyzve, zadejte datum uzavření a heslo.

  Poté, co tyto informace poskytnete, QuickBooks zakáže nebo omezí uživatelům změnu nebo zadávání transakcí datovaných před datem uzávěrky. (Pouze lidé s heslem mohou provádět změny nebo zadávat transakce s daty dřívějšími, než je datum uzávěrky.)

• Spravujte svůj účetní systém QuickBooks. Mnoho majitelů firem nepovažuje účetní systém za nic víc než za nástroj k vytváření faktur, výplatních pásek a informací požadovaných pro roční daňové přiznání. Bohužel tento vzdálený vztah k účetnímu systému znamená, že majitelé firem často necítí velkou potřebu aktivně řídit, co se děje s účetním systémem.

  Účetní systém by měl být nástrojem, který využijete k lepšímu řízení svého podnikání. A může to být tím. Ale pokud to má být nástroj pro lepší řízení vašeho podnikání, musíte řídit systém.

  Vytvořením jednoduchých kontrolních seznamů se můžete poměrně snadno ujistit, že lidé dělají věci, které by měli dělat.

Vzorový seznam úkolů měsíčního účetnictví

Vzorový seznam úkolů ročního účetnictví