Jak udržovat dobré účetní kontroly s QuickBooks 2011

Mnoho podniků poté, co dosáhnou určité velikosti, potřebuje podporovat více uživatelů QuickBooks s přístupem k účetním informacím a schopností v některých případech vytvářet účetní transakce. Bohužel, mít více uživatelů účetního systému představuje riziko pro majitele firmy.

Díky přístupu k QuickBooks mohou uživatelé buď neúmyslně zanést chyby do účetního systému, nebo bohužel záměrně podvést firmu. Zde je seznam některých kontrolních technik QuickBooks, které může vlastník firmy nebo obchodní manažer použít k minimalizaci neúmyslných chyb a příležitosti ke krádeži:

• Pravidelně porovnávejte fyzické inventury s účetními záznamy o zásobách. Tento přístup dosahuje dvou věcí:

  • Snížení zásob je rychle identifikováno.

  • Vlastník firmy může minimalizovat zmenšování zásob tím, že identifikuje typ zásob, které jsou nejčastěji odcizeny, nebo dokonce kdy jsou zásoby nejčastěji odcizeny.

• Srovnat bankovní účty. Jedna věc, kterou by majitelé firem měli udělat, je sladit své vlastní bankovní účty. Ke krádežím zaměstnanců účetními pracovníky často dochází, když zaměstnanci přijdou na to, jak zapsat šeky na bankovní účet společnosti, které majitel nevidí. Pokud majitelka odsouhlasí výpis z účtu, může porovnat účetnictví banky o účtu s účetními záznamy společnosti QuickBooks.

• Kde je to možné, oddělte účetnictví od fyzické úschovy. V malé firmě je obtížné vždy oddělit účetnictví pro nějakou činnost od fyzické péče nebo fyzické odpovědnosti za tuto činnost. Kdekoli můžete oddělit fyzickou úschovu od účetnictví, dojde k vestavěné kontrole chyb. Osoba, která vede účetnictví, nepřímo kontroluje, jak se o majetek starají fyzické uschovatelé. Můžete požádat svého CPA o pomoc při navrhování způsobů, jak oddělit fyzickou úschovu aktiv od účetních a účetních povinností.

• Vyškolte zaměstnance, jak používat QuickBooks. Pokud máte firmu jakékoli velikosti, měli byste vyškolit zaměstnance, aby používali QuickBooks, a to ze dvou základních důvodů:

  • Někdo, kdo ví, jak používat QuickBooks, je méně pravděpodobné, že udělá neúmyslné chyby.

  • Nepořádné účetní záznamy maskují krádeže zaměstnanců. Školení znamená nejen přesnější účetní záznamy, ale také to, že je méně pravděpodobné, že budete mít prostředí příznivé pro krádeže nebo zpronevěry.

• Spravujte svůj účetní systém QuickBooks. Účetní systém by měl být nástrojem, který využijete k lepšímu řízení svého podnikání. Aby systém fungoval, musíte jej spravovat. Vytvořením jednoduchých kontrolních seznamů se můžete poměrně snadno ujistit, že lidé dělají věci, které by měli dělat. Můžete je použít jako výchozí body pro sestavení vlastního seznamu věcí, které musí účetní nebo kancelářský manažer udělat každý měsíc nebo na konci každého roku.

Vzorový seznam úkolů měsíčního účetnictví

• Data byla zálohována a přesunuta mimo pracoviště

• Bankovní účty odsouhlaseny

• Všechny faktury, dobropisy, výpisy ven

• Všechny přechodné účty byly vyčištěny

• Doručena účetní závěrka

• Nahlášené výjimky (například faktury po splatnosti, účty, nákupní objednávky, nedostatečně naskladněné položky zásob)

Vzorový seznam úkolů ročního účetnictví

• Upravte zkušební rovnováhu

• Vypalte si CD s čísly na konci roku pro trvalý záznam

• Zvažte vyčištění datových souborů, pokud jsou velké

• Zavřete rok, až bude opravdu hotovo