Jak účtovat zákazníkovi skutečný čas a náklady v QuickBooks 2015

Pokud zákazníkovi účtujete skutečné náklady a hodiny, musíte sledovat náklady a čas, kdy vám poplatky vznikají. V QuickBooks přiřadíte náklady úloze zadáním informací o zákazníkovi a úloze do sloupce Zákazník: Úloha, který se zobrazuje v okně formuláře používaném k zaznamenání konkrétních nákladů nebo časového poplatku.

Pokud například použijete okno Zadat faktury k zaznamenání faktury za konkrétní úlohu, použijete k označení úlohy sloupec Zákazník: Úloha.

Chcete-li zákazníkovi účtovat náklady nebo čas, který jste zaznamenali, postupujte takto:

Zvolte Zákazníci→Vytvořit faktury a otevřete okno Vytvořit faktury.

Změňte název v rozevíracím seznamu Zákazník: Úloha na správného zákazníka.

Tento krok je snadný: Aktivujte rozevírací seznam a vyberte vhodného zákazníka a zakázku. Pokud jste tomuto zákazníkovi přiřadili čas nebo náklady, objeví se obrazovka s výzvou, abyste klikli na tlačítko Čas/náklady, abyste zahrnuli poplatky do faktury.

Klikněte na tlačítko Přidat čas/náklady.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Choose Billable Time and Costs. Dialogové okno již zobrazuje náklady a časové poplatky, které jste přiřadili této kombinaci zákazníka a zakázky.

Vyberte fakturovatelný čas a náklady, které chcete přidat k faktuře.

Zkontrolujte časové poplatky a náklady, které chcete fakturovat. Všimněte si, že dialogové okno Vybrat fakturovatelný čas a náklady nabízí různé karty pro položky, výdaje a ujeté kilometry.

(Volitelné, pouze výdaje) Uveďte přirážku.

Karta Výdaje má v horní části karty několik dalších polí, která udávají částku nebo % přirážky a účet přirážky. V případě potřeby vyplňte pole příslušnými informacemi.

(Volitelné) Uveďte, zda chcete, aby byly poplatky na faktuře uvedeny jako jedna položka.

Chcete-li se vyhnout uvádění krvavých podrobností o poplatcích pro vašeho zákazníka, zaškrtněte políčko Tisknout vybraný čas a náklady jako jednu položku faktury, které se nachází v levém dolním rohu faktury. Nezapomeňte také, že můžete zaškrtnutím políčka Zdanitelné uvést, zda jsou vybrané výdaje zdanitelné.

Klepněte na tlačítko OK.

Až budete mít vše tak, jak chcete, klikněte na OK. Jako mávnutím kouzelného proutku – i když to bylo díky vaší tvrdé práci a potu vlastního čela – se objeví faktura.

(Volitelné) Přidejte cokoli dalšího, co chcete na faktuře uvést.

Tato faktura je běžná faktura QuickBooks, vzpomínáte? Možná budete chtít kliknout na šipku dolů vedle tlačítka Tisk a vybrat Náhled z rozevíracího seznamu, abyste se ujistili, že se zobrazí pouze náklady na úlohy, které chcete zobrazit.

Klikněte na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít.

Takto evidujete fakturu.

Poté, co zaznamenáte fakturu, budou fakturované náklady na zakázku odstraněny z okna Zvolte fakturovatelný čas a náklady. Skončil jsi. Dýchejte snadněji.

Můžete také sledovat množství času, který vy nebo jiní zaměstnanci trávíte u klientů nebo zákazníků. Chcete-li zapnout sledování času, zvolte Úpravy→Předvolby, přejděte dolů a klikněte na ikonu Čas a výdaje a poté vyberte tlačítko volby Do You Track Time na kartě Předvolby společnosti.

Poté můžete sledovat čas, který strávíte u klienta nebo zákazníka, a to tak, že vyberete Zákazníci → Zadat čas → Použít týdenní časový rozvrh nebo Zákazníci → Zadat čas → Čas/Zadat jednotlivou aktivitu. Oba příkazy zobrazí snadno srozumitelné okno, které vám umožní zaznamenat čas strávený u konkrétního klienta nebo zákazníka.

A poslední důležitý bod: Hodiny sledovače času tikají, dokud běží program QuickBooks. Aby program mohl pokračovat v práci, nemusí to být aktivní program Windows. (V některých starších verzích QuickBooks se časovač zastaví, pokud začnete pracovat s jiným programem, jako je váš textový procesor nebo e-mailový program.)