Jak účtovat čas v QuickBooks 2021

Řádkové položky, které se objevují ve fakturách QuickBooks, jsou většinou položky, které popíšete v seznamu položek a poté vyčíslíte přímo ve faktuře. V některých podnicích služeb však můžete ve skutečnosti prodat mnoho jednotek stejné položky. Právník může prodávat hodiny nebo částečné hodiny právního poradenství a tento čas může být vše, co prodává. CPA může prodávat hodiny poradenské, účetní nebo daňové přípravy.

Za těchto okolností nechcete, aby byla zákazníkovi vystavena faktura s jedním řádkem, který říká například „Právní služby, 100 hodin, 20 000 USD“ – pokud nechcete zůstat v podnikání. Místo toho chcete fakturu s podrobnostmi o každém z úkonů, které právník provedl: plánování nemovitosti na 1,5 hodiny, kontrola smlouvy na 4 hodiny, příprava nového pronájmu nemovitosti na 2 hodiny atd. Chcete-li poskytnout tuto úroveň detailů – detail, který je skutečně pod položkou – použijte funkci QuickBooks Time Tracking.

QuickBooks nabízí dvě metody pro sledování stráveného času, který bude účtován na faktuře jako položka. Můžete využít týdenní docházku, nebo můžete časovat či zaznamenávat jednotlivé činnosti. Stručně popisuji, jak obě metody sledování času fungují; ani jedno není těžké. Poskytovatelé profesionálních služeb (účetní, právníci, konzultanti, architekti atd.), kteří účtují na základě stráveného času, by měli zvážit použití jedné z těchto funkcí, aby se ujistili, že vedou přesné záznamy o době strávené prací pro klienta nebo zákazníka.

Jak používat týdenní časový rozvrh

Chcete-li použít metodu týdenního časového rozvrhu, zvolte Zákazníci→Zadat čas→Použít týdenní časový rozvrh. QuickBooks zobrazí okno Weekly Timesheet. Chcete-li použít okno Týdenní časový rozvrh, nejprve použijte pole Jméno k identifikaci zaměstnance, dodavatele nebo jiné osoby provádějící službu.

Jméno této osoby byste měli být schopni vybrat z rozevíracího seznamu Jméno. Pokud nemůžete vybrat jméno osoby z rozevíracího seznamu Jméno, zadejte ho do pole; poté, když budete vyzváni, řekněte QuickBooks, do kterého seznamu (zaměstnanec, prodejce nebo jiná jména) má být jméno přidáno. Po přidání jména osoby, která provedla práci, použijte sloupce okna Týdenní časový rozvrh k popisu zákazníka nebo úlohy, pro kterou byla práce provedena, kód služby, stručný popis nebo poznámku, mzdovou položku ( pokud používáte QuickBooks pro výplaty), třídu (pokud třídy sledujete) a poté hodiny strávené za den.

Do okna Weekly Timesheet můžete zadat tolik řádků, kolik chcete. Každý řádek se na faktuře objeví samostatně. Informace o poznámkách se zobrazí v oblasti popisu faktury. Z tohoto důvodu chcete používat vhodné a popisné poznámky.

Okno Weekly Timesheet

Načasování jednotlivých činností

Chcete-li zaznamenávat servisní činnosti tak, jak k nim dochází, vyberte Zákazníci→Zadat čas→Čas/Zadat jednu činnost. QuickBooks zobrazí dialogové okno Time/Enter Single Activity, jak je znázorněno.

Dialogové okno Čas/Zadat jednu aktivitu

Chcete-li načasovat nebo zaznamenat jednu aktivitu, zaznamenejte datum aktivity do pole Datum. Pomocí pole Jméno identifikujte osobu, která službu provedla. V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka nebo úlohu, pro kterou byla služba provedena. Vyberte příslušnou položku služby z rozevíracího seznamu Položka služeb a (pokud sledujete zaměstnance) příslušnou položku mzdy z rozevíracího seznamu Položka mzdy. Pokud sledujete třídy, můžete předvídatelně aktivitu klasifikovat také pomocí rozevíracího seznamu Třída. Pomocí pole Poznámky zaznamenejte stručný a vhodný popis služby. Tento popis je uveden na faktuře, proto si dobře rozmyslete, co píšete.

Po popisu nebo poskytnutí těchto obecných informací o službě máte dva způsoby, jak zaznamenat čas strávený ve službě:

• Zaznamenejte čas ručně. Čas strávený aktivitou můžete ručně zaznamenat pomocí pole Délka pro zadání času. Pokud jste strávili například 10 minut, zadejte do pole Doba trvání 0:10 . Pokud jste strávili 3 hodiny a 40 minut, zadejte do pole Doba trvání 3:40 .
• Nechte QuickBooks zaznamenávat čas. Můžete také nechat QuickBooks zaznamenávat čas, který jste aktivitou strávili. Stačí kliknout na tlačítko Start v poli Doba trvání při zahájení aktivity a kliknout na tlačítko Zastavit, když aktivitu zastavíte. Chcete-li časovač pozastavit (například během hovoru), klepněte na tlačítko Pozastavit.

Poté, co k popisu činnosti, kterou provádíte, použijete dialogové okno Čas/Zadat jednu aktivitu, kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít uložte informace o aktivitě.

Ověřte, že je zaškrtnuto políčko Fakturovatelné (v pravém horním rohu dialogového okna). Zaškrtnutím políčka Zúčtovatelné sdělujete společnosti QuickBooks, že má uchovávat tento záznam o zúčtovatelné aktivitě pro pozdější zahrnutí do faktury.

Pomocí tlačítek Předchozí a Další, která se zobrazují v horní části dialogového okna, můžete listovat tam a zpět svými záznamy o načasování aktivity. Všimněte si také, že je k dispozici tlačítko Kontrola pravopisu. Kliknutím na toto tlačítko zkontrolujete pravopis v popisu poznámek, který zadáte – což je dobrý nápad, protože tyto informace se později objeví na faktuře.

Jak zahrnout fakturovatelný čas na faktuře

Chcete-li k faktuře přidat fakturovatelný čas a náklady, vytvořte fakturu obvyklým způsobem, jak jsem popsal dříve. Poté, co identifikujete zákazníka (pokud jste pro zákazníka zadali čas) a pokud jste sledovali náklady pro zákazníka, QuickBooks zobrazí okno se zprávou s dotazem, zda chcete účtovat nějaký čas nebo náklady. Pokud odpovíte ano, QuickBooks zobrazí dialogové okno Choose Billable Time and Costs, jak je zobrazeno zde.

Dialogové okno Vybrat fakturovatelný čas a náklady

Karta Čas v tomto dialogovém okně zobrazuje každý z časů, které jste u zákazníka zaznamenali. Chcete-li tyto časy přidat do faktury, klikněte na sloupec Použít pro čas. (Sloupec Použít je sloupec zcela vlevo a zobrazuje zaškrtnutí.) Nebo, pokud chcete vybrat všechny časy, klepněte na tlačítko Vybrat vše. Potom klepněte na tlačítko OK. QuickBooks přidá každý z těchto zúčtovatelných časů do faktury jako samostatné řádky. Tento obrázek ukazuje, jak se informace o fakturovatelném čase zobrazují v okně Vytvořit faktury.

Okno Vytvořit faktury, fakturace za zúčtovatelný čas

Pokud necháte zaškrtávací políčko Tisknout vybraný čas a náklady jako jednu položku faktury nezaškrtnuté, QuickBooks umístí každý záznam vašeho přihlášení na samostatný řádek faktury, jak je znázorněno. Pokud však toto políčko zaškrtnete, QuickBooks vám umožní spojit jednotlivé časové záznamy do jedné položky faktury. (Pokud vás to zajímá, možná budete chtít s touto funkcí trochu experimentovat.)

Můžete kliknout na kartu Položky, Výdaje nebo Ujeté kilometry a zobrazit seznamy položek, hotových výdajů nebo obchodních mil vynaložených jménem zákazníka. Poplatky za tyto druhy věcí přidáváte na fakturu stejným způsobem jako poplatky za čas. Můžete dokonce uplatnit přirážku na své kapesné. Mimochodem, pokud se chcete vrátit do dialogového okna Vybrat fakturovatelný čas a náklady a prohlížíte si okno Vytvořit faktury, klikněte na tlačítko Přidat čas/náklady, které se zobrazí v horní části okna Vytvořit faktury.