Jak účtovat čas s QuickBooks 2011

Pokud používáte QuickBooks 2011 se službami, můžete prodat více jednotek času než materiální položky. Právník může například prodat hodiny nebo částečné hodiny právního poradenství. QuickBooks nabízí dvě metody pro sledování stráveného času, který bude účtován na faktuře jako položka. Můžete použít týdenní časový rozvrh, nebo můžete časovat či zaznamenávat jednotlivé aktivity při účtování pomocí QuickBooks.

Pomocí týdenního časového rozvrhu

Chcete-li použít metodu týdenního časového rozvrhu, vyberte Zákazníci→Zadat čas→Použít týdenní časový rozvrh. Chcete-li použít okno Týdenní časový rozvrh, vyberte zaměstnance nebo dodavatele nebo jinou osobu provádějící službu z pole Jméno.

Pokud nemůžete vybrat jméno osoby z pole Jméno, zadejte jméno osoby do pole a poté, když budete vyzváni, řekněte QuickBooks, do kterého seznamu (zaměstnance, dodavatele nebo jiná jména) má být přidána. Po přidání jména osoby provádějící práci použijte sloupce okna Týdenní časový rozvrh k popisu zákazníka nebo úlohy, pro kterou byla práce provedena.

Načasování jednotlivých činností

Chcete-li zaznamenávat servisní činnosti tak, jak k nim dochází, vyberte Zákazníci→Zadat čas→Čas/Zadat jednu činnost. QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity. Vyplňte nebo vyberte potřebné informace:

• Chcete-li načasovat nebo zaznamenat jednu aktivitu, zaznamenejte datum aktivity do pole Datum.

• Pomocí pole Jméno identifikujte osobu provádějící službu.

• V poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka nebo úlohu, pro kterou je služba prováděna.

• Vyberte příslušnou položku služby z rozevíracího seznamu Položka služby.

• Vyberte příslušnou mzdovou položku z rozevíracího seznamu Položka mzdy.

• Pokud sledujete třídy, klasifikujte aktivitu pomocí rozevíracího seznamu Třída.

Ověřte, že je zaškrtnuto políčko Fakturovatelné. Zaškrtávací políčko Fakturovatelné se zobrazí v pravém horním rohu okna Čas/Zadat jednu činnost. Zaškrtnutím políčka Zúčtovatelné sdělujete společnosti QuickBooks, že má uchovávat tento záznam o zúčtovatelné aktivitě pro pozdější zahrnutí na faktuře.

Po popisu nebo poskytnutí těchto obecných informací o službě máte dva způsoby, jak zaznamenat čas strávený ve službě:

• Ručně zaznamenat čas: Čas strávený aktivitou můžete zaznamenat ručně pomocí pole Délka pro zadání času.

• Nechte QuickBooks zaznamenávat čas: Můžete také nechat QuickBooks zaznamenávat čas, který jste věnovali aktivitě. Stačí kliknout na tlačítko Start v poli Doba trvání při zahájení aktivity a kliknout na tlačítko Zastavit, když aktivitu zastavíte.

Poté, co v okně Čas/Zadat jednu aktivitu popíšete aktivitu, kterou provádíte, kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít uložte informace o aktivitě.

Včetně zúčtovatelného času na faktuře

Chcete-li do faktury přidat fakturovatelný čas a náklady, vytvořte fakturu obvyklým způsobem. Poté, co identifikujete zákazníka, a pokud jste sledovali čas nebo náklady zákazníka, QuickBooks se vás zeptá, zda chcete účtovat nějaký čas nebo náklady. Pokud uvedete „ano“, QuickBooks zobrazí dialogové okno Choose Billable Time and Costs. Karta Čas v dialogovém okně Vybrat fakturovatelný čas a náklady zobrazuje všechny časy, které jste pro zákazníka zaznamenali.