Jak tisknout a e-mailovat faktury v QuickBooks 2011

Po vytvoření faktur vám QuickBooks 2011 nabízí více než jeden způsob, jak je odeslat. Pokud vaši klienti přijímají faktury e-mailem, QuickBooks je může odeslat příslušnému kontaktu přes vaše internetové připojení. Pokud dávají přednost tomu, aby je dostali klasickou poštou, můžete si je vytisknout, orazítkovat a poslat jim na cestu.

Tisk faktur

Faktury si můžete vytisknout a vytištěné faktury poslat poštou několika různými způsoby:

• Jednotlivé faktury můžete vytisknout kliknutím na tlačítko Tisk v horní části okna Vytvořit faktury.

• Dávku faktur můžete také vytisknout kliknutím na tlačítko se šipkou vedle tlačítka Tisk, výběrem možnosti Tisk dávky z nabídky, kterou QuickBooks zobrazí, a poté pomocí dialogového okna Vybrat faktury k tisku (které zobrazí QuickBooks) pro výběr položky K vytištění Faktury pro tisk. Po výběru faktur, které chcete vytisknout, klikněte na OK.

Nabídka, kterou QuickBooks zobrazí po klepnutí na tlačítko se šipkou Tisk, obsahuje příkaz Náhled. Chcete-li zobrazit náhled tištěné faktury, můžete zvolit příkaz Náhled.

Zasílání faktur e-mailem

Fakturu z QuickBooks můžete poslat e-mailem. Chcete-li to provést, klikněte na tlačítko Odeslat a z nabídky, kterou QuickBooks zobrazí, vyberte příkaz Mail Invoice. (Tlačítko Odeslat se zobrazí v horní části obrazovky Vytvořit fakturu.) Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Odeslat fakturu, označte, který e-mailový účet chcete použít (webová pošta, e-mailová aplikace, jako je Microsoft Outlook nebo e-mailový systém QuickBooks), zadejte e-mailovou adresu a volitelně novou e-mailovou zprávu. Poté kliknutím na Odeslat nyní odešlete fakturu.

Případně můžete kliknout na tlačítko Odeslat později a odeslat e-mailové faktury k pozdějšímu doručení. Chcete-li později odeslat všechny faktury v dávce, klepněte na tlačítko se šipkou vedle tlačítka Odeslat v horní části okna Vytvořit faktury a z nabídky, kterou zobrazí QuickBooks, vyberte příkaz Odeslat dávku.

Při prvním klepnutí na tlačítko Odeslat vás může aplikace QuickBooks požádat, abyste popsali svůj e-mailový účet nebo účty.