Jak spustit Průvodce instalací QuickBooks

Po instalaci programu QuickBooks 2021 může instalační program spustit QuickBooks automaticky a poté spustit QuickBooks Setup. Nastavení QuickBooks můžete také spustit tak, že spustíte program QuickBooks stejným způsobem, jako spouštíte jakýkoli program, a poté zvolíte Soubor → Nová společnost.

Získání velkého přivítání

The Let's Set Up Your Business! obrazovka QuickBooks Setup (viz obrázek) se objeví, když zvolíte Soubor→Nová společnost. Na této obrazovce můžete začít s poskytováním obecných informací o založení nové společnosti v rámci QuickBooks. Pravděpodobně si budete chtít přečíst informace na této obrazovce. Až budete připraveni začít, klikněte na tlačítko Express Start nebo Detailed Start.

Okno QuickBooks Setup s uvítací zprávou

Metoda Express Start

QuickBooks poskytuje zrychlenou verzi procesu nastavení QuickBooks, kterou můžete použít, když nechcete nastavení přizpůsobovat. Pokud kliknete na tlačítko Express Start, QuickBooks shromáždí určité informace o vaší společnosti a na základě těchto informací vytvoří soubor společnosti, který by měl fungovat pro firmu, jako je ta vaše.

Poté, co kliknete na tlačítko Express Start a vytvoříte soubor společnosti, vás QuickBooks vyzve, abyste popsali osoby (zákazníky, dodavatele a zaměstnance), se kterými obchodujete, položky, které prodáváte, a váš bankovní účet. Tyto popisy poskytujete procházením řady obrazovek a vyplňováním políček na obrazovce a pracovních listů.

Metoda Detailed Start

Pokud kliknete na tlačítko Detailed Start, spustí se rozhovor EasyStep, který vás provede řadou obrazovek plných informací, které vám umožní poměrně přesně určit, jak by měl vypadat soubor společnosti, který QuickBooks nastaví.

Chcete-li přejít na další obrazovku v rozhovoru EasyStep, klepněte na tlačítko Další. Chcete-li se přesunout na předchozí obrazovku, klepněte na tlačítko Zpět. Pokud vás to odradí a chcete to vzdát, klikněte na tlačítko Odejít. Ale zkuste se nenechat odradit.

Poskytujte informace o společnosti

Prvních několik obrazovek EasyStep Interview shromažďuje několik důležitých obecných informací o vašem podnikání, včetně názvu vaší společnosti a právního názvu firmy, adresy vaší společnosti, odvětví, ve kterém působíte, vašeho federálního daňového identifikačního čísla, prvního měsíce fiskální rok (obvykle leden), typ formuláře daně z příjmu, který vaše firma používá k vykazování úřadu IRS, a odvětví nebo typ společnosti, kterou provozujete (maloobchod, služby atd.). Zobrazí se první obrazovka EasyStep Interview.

První obrazovka EasyStep Interview shromažďuje obecné informace o společnosti.

QuickBooks není příliš chytrý, pokud jde o pravidla daňového účetnictví pro společnosti s ručením omezeným (LLC). Společnost LLC může být považována za výhradní vlastnictví, pokud má jednoho vlastníka, a za partnerství, pokud má více vlastníků. Společnosti LLC se však také mohou rozhodnout, že budou považovány za společnosti S nebo C. Pokud jste takovou volbu pro svou LLC provedli, nezapomeňte uvést, že LLC je korporace S nebo C.

Po shromáždění těchto obecných informací o společnosti vytvoří QuickBooks soubor dat společnosti, který uchovává finanční informace vaší firmy. QuickBooks navrhne výchozí název nebo datový soubor QuickBooks na základě názvu společnosti. Vše, co musíte udělat, je přijmout navrhovaný název a navrhované umístění složky (pokud nechcete uložit datový soubor do složky Dokumenty, což není špatný nápad).

Dialogové okno Název souboru pro novou společnost

Přizpůsobení QuickBooks

Poté, co QuickBooks shromáždí obecné informace o společnosti uvedené v předchozích odstavcích, EasyStep Interview se vás zeptá na některé velmi konkrétní otázky o tom, jak řídíte své podnikání, aby mohl nastavit preference QuickBooks. Předvolby ve skutečnosti zapínají nebo vypínají různé účetní funkce QuickBooks, čímž řídí, jak program funguje a vypadá. Zde jsou druhy otázek, které EasyStep Interview klade pro nastavení předvoleb QuickBooks:

• Udržuje vaše firma zásoby?
• Chcete sledovat inventář, který nakupujete a prodáváte?
• Vybíráte od svých zákazníků daň z obratu?
• Chcete používat prodejní objednávky ke sledování zákaznických objednávek a zpětných objednávek?
• Chcete pomocí QuickBooks pomoci se mzdovou agendou zaměstnanců?
• Potřebujete v QuickBooks sledovat více měn, protože jednáte se zákazníky a prodejci v jiných zemích, a mají tito lidé pravidelně tu drzost vám platit nebo fakturovat v jiné měně, než kterou používá vaše země?
• Chtěli byste sledovat čas, který vy nebo vaši zaměstnanci trávíte na zakázkách nebo projektech pro zákazníky?
• Jak chcete zacházet s účty a platbami (zadávejte šeky přímo, nebo nejprve zadávejte účty a platby později)?

Jak nastavit datum zahájení

Možná, že klíčovým rozhodnutím, které učiníte při nastavování jakéhokoli účetního systému, je den, kdy začnete svůj nový systém používat. Tento den se nazývá datum konverze. Obvykle chcete začít používat účetní systém první den v roce nebo první den nového měsíce. V souladu s tím se vás ptáte na další velkou otázku týkající se data konverze. Budete vyzváni k identifikaci počátečního data pomocí zobrazeného dialogového okna.

Dialogové okno EasyStep Interview, které vám umožní vybrat počáteční datum

Nejjednodušší čas začít používat nový účetní systém je začátek roku. Důvod? Můžete zadat jednodušší zkušební zůstatek. Na začátku roku například zadáte pouze zůstatky aktiv, pasiv a majetkových účtů vlastníka.

Kdykoli také zadáváte roční výnosy a zůstatky na účtech výdajů od začátku roku. Obvykle máte tyto aktuální informace o příjmech a výdajích k dispozici pouze na začátku měsíce. Z tohoto důvodu je jediným možným počátečním datem, které si můžete vybrat, začátek měsíce.

V tomto případě získáte roční částky příjmů do konce předchozího měsíce z vašeho předchozího účetního systému. Pokud jste například používali Sage 50 Accounting, získejte od Sage roční příjmy a výdaje.

Poté, co zadáte datum zahájení, dodáte základní informace o společnosti, určíte většinu svých účetních preferencí a určíte datum, kdy chcete začít používat QuickBooks, jste téměř hotovi.

Pokud klepnete na tlačítko Opustit, aplikace QuickBooks vás ponechá v programu QuickBooks, připraveni začít pracovat. Proces EasyStep Interview však není navždy ztracen. Chcete-li se vrátit k rozhovoru, stačí otevřít soubor, který jste právě nastavovali. Když tak učiníte, EasyStep Interview se restartuje.

Projděte si navrhovanou účtovou osnovu

Na samém konci EasyStep Interview, na základě informací, které poskytnete o vašem typu odvětví, a formuláře daňového přiznání, který podáváte IRS, QuickBooks navrhuje počáteční sadu účtů, kterou účetní nazývají účtová osnova . Tyto účty jsou kategoriemi, které používáte ke sledování svých příjmů, výdajů, aktiv, závazků a vlastního kapitálu. Tento obrázek ukazuje obrazovku, kterou zobrazí EasyStep Interview pro zobrazení těchto účtů.

Obrazovka EasyStep Interview vám ukáže doporučené příjmové a výdajové účty.

Účty, které QuickBooks označí šekem, jak vysvětluje obrazovka, jsou doporučené účty. Pokud neděláte nic jiného, ​​tyto zaškrtnuté účty budete používat (alespoň pro začátek) v rámci QuickBooks. Navrhovaný účet můžete odebrat kliknutím na značku zaškrtnutí. QuickBooks odstraní zaškrtnutí, což znamená, že účet nebude součástí konečné účtové osnovy. Můžete také kliknout na účet, přidat zaškrtnutí a nechat účet zahrnout do počáteční účtové osnovy.

Kliknutím na tlačítko Obnovit doporučení ve spodní části seznamu se vrátíte k původní doporučené účtové osnově (pokud jste provedli změny, o kterých se později rozhodnete, že je nechcete).

Když se vám navrhovaná účtová osnova zdá v pořádku, klikněte na Další. Je v pořádku přijmout to, co navrhuje QuickBooks, protože účtovou osnovu můžete později změnit.

Přidejte své informace do souboru společnosti

Bez ohledu na to, zda k vytvoření souboru společnosti použijete metodu Express Start nebo metodu Detailed Start/EasyStep Interview, poté, co vy a QuickBooks nastavíte soubor společnosti, vás QuickBooks vyzve k zadání vlastních informací do souboru společnosti.

Obrazovka QuickBooks Setup, která vás vyzve k zadání vlastních informací do souboru společnosti

Zákazníci, prodejci a zaměstnanci

Chcete-li popsat zákazníky, dodavatele a zaměstnance, klikněte na první tlačítko Přidat. QuickBooks se zeptá, zda je možné získat tato data z nějakého jiného místa, jako je e-mailový program nebo e-mailová služba (Outlook, Gmail atd.), nebo zda chcete informace zadat do listu ručně. Pravděpodobně budete informace zadávat ručně, takže klikněte na příslušné tlačítko a poté klikněte na Pokračovat. Když QuickBooks zobrazí okno s pracovním listem (viz následující obrázek), zadejte každého zákazníka, dodavatele nebo zaměstnance do samostatného řádku a nezapomeňte uvést jméno i adresu. Po dokončení klikněte na Pokračovat (nezobrazeno). Poté se QuickBooks zeptá (pomocí obrazovky, kterou zde nezobrazuji), zda chcete zadat počáteční zůstatky – částky, které dlužíte nebo které dlužíte – pro zákazníky a dodavatele.

Obrazovka QuickBooks Setup shromažďuje informace o lidech, se kterými obchodujete.

Služby a položky inventáře, které prodáváte

Chcete-li popsat věci, které prodáváte, klikněte na druhé tlačítko Přidat. QuickBooks se ptá na věci, které prodáváte – zda ​​prodáváte služby, zda prodáváte položky inventáře a zda chcete například sledovat jakékoli takové položky inventáře, které prodáváte. Odpovězte na tyto otázky kliknutím na tlačítko volby, které odpovídá vaší situaci, a poté klikněte na Pokračovat.

Když QuickBooks zobrazí okno listu (nezobrazeno), popište každou prodávanou položku na samostatném řádku listu. Nezapomeňte také popsat všechny položky inventáře, které držíte v době, kdy převádíte na QuickBooks. Po dokončení klepněte na Pokračovat. Pokud prodáváte více než jeden typ položky, musíte tento proces opakovat pro každý typ položky.

Obchodní bankovní účty

Chcete-li popsat svůj firemní bankovní účet (nebo bankovní účty), klikněte na třetí tlačítko Přidat. Když QuickBooks zobrazí okno Přidat své bankovní účty (nezobrazeno), zadejte název každého bankovního účtu, číslo účtu a zůstatek v den převodu. Po zadání těchto informací klikněte na Pokračovat.