Jak se vypořádat s úbytkem zásob

Chronickou bolestí zásob, se kterou se musí mnoho majitelů firem a obchodních manažerů potýkat, je zmenšování zásob. QuickBooks 2012 vám může pomoci vyřešit tento problém. Je velmi pravděpodobné, někdy z těch nejnevinnějších důvodů, že vaše inventární záznamy nadhodnocují množství položek.

Když k tomu dojde, musíte upravit své záznamy. V zásadě chcete snížit jak dolarovou hodnotu svého inventáře, tak množství položek inventáře.

Následuje zápis do deníku, který QuickBooks vytvoří, abyste mohli tuto událost zaznamenat. Tento zápis do deníku zatíží příslušný výdajový účet – v deníkovém zápisu 9 je výdajový účet nákladem na smrštění – za 100 USD. Záznam v deníku také musí připsat na účet zásob 100 USD.

Položka deníku 9: Záznam smrštění zásob

V rámci QuickBooks ve skutečnosti nezaznamenáváte formální záznam deníku, jako je ten, který je zde zobrazen. Používáte něco, čemu se říká list fyzického počítání, abyste upravili množství položek inventáře podle toho, co ve skutečnosti je. Když provedete tuto úpravu, QuickBooks automaticky připíše zůstatek účtu zásob a upraví počty kusů. QuickBooks také vyžaduje, abyste dodali nákladový účet, který by měl strhnout na vrub.

Za starých časů podniky porovnávaly své účetní záznamy s fyzickými počty inventárních položek pouze jednou ročně. Ve skutečnosti byl roční fyzický inventář bolestivým rituálem, kterým prošlo mnoho distributorů a maloobchodníků.

V dnešní době většina podniků zjistila, že mnohem lépe funguje sčítání fyzických zásob v průběhu roku. Tento přístup, nazývaný počítání cyklů, znamená, že pravděpodobně několikrát ročně porovnáváte své účetní záznamy s fyzickými počty nejcennějších položek.

U vašich středně cenných předmětů pravděpodobně jednou nebo dvakrát ročně porovnáváte své účetní záznamy o zásobách s fyzickými počty. S vašimi nejméně cennými inventárními položkami pravděpodobně pouze nepravidelně porovnáváte inventární záznamy s fyzickými počty a můžete akceptovat určitou míru nepřesnosti.

Například místo počítání šroubů v nějaké nádobě můžete nádobu zvážit a poté provést odhad počtu šroubů. V každém případě chcete nějaký systém, který vám umožní porovnat vaše účetní záznamy s fyzickými počty. Úbytek zásob a zastarávání zásob představují skutečné náklady na podnikání, které se do vašich účetních záznamů jiným způsobem nezaznamenají.