Jak se vypořádat s chvěním před nastavením QuickBooks 2012

Po instalaci aplikace QuickBooks 2012 spustíte průvodce na obrazovce a nastavíte QuickBooks pro účetnictví vaší firmy. Chytře se tento průvodce na obrazovce nazývá QuickBooks Setup.

Příprava na nastavení QuickBooks 2012

Při spuštění QuickBooks Setup poskytujete QuickBooks poměrně dost informací. Z praktického hlediska vyžaduje nastavení a čištění po nastavení následující:

• Přesné finanční výkazy k datu převodu na QuickBooks

• Podrobné záznamy vašich závazků, pohledávek, zásob a dlouhodobého majetku

• Úplný nebo téměř úplný seznam zaměstnanců, zákazníků, prodejců a položek inventáře (pokud nakupujete a prodáváte zásoby)

Chcete-li mít všechny tyto věci dohromady, než spustíte nastavení QuickBooks, protože (v závislosti na tom, jak nastavujete QuickBooks), můžete být na tyto věci požádáni jako součást nastavení. Nesnažte se pobíhat kolem a hledat konkrétní část dat, když spouštíte nastavení; shromažďovat tato data předem. Všechny potřebné papíry pak naskládejte na stůl vedle počítače.

Během nastavení QuickBooks se chystáte učinit několik účetních rozhodnutí. Můžete být například požádáni, abyste se rozhodli, zda chcete používat systém účtů. Můžete se rozhodnout použít nastavení k tomu, abyste řekli QuickBooks, zda chcete zákazníkům zasílat měsíční výpisy.

Můžete být také dotázáni, zda chcete připravit odhady pro zákazníky. A můžete být také dotázáni, zda chcete používat kurzy k dalšímu sledování svých příjmů a výdajů.

Obecně platí, že když budete požádáni o některou z účetních otázek, můžete jednoduše přijmout výchozí odpověď. Jste však ze zákona povinni být ve svém účetnictví pro daňové účely důslední. Pokud chcete změnit své účetnictví – odborně nazývané změna účetní metody ze strany Internal Revenue Service – musíte požádat o povolení k provedení změny od IRS.

Buďte předem varováni: IRS trvá na tom, abyste byli ve svém účetnictví konzistentní. Pokud jste zacházeli s určitými položkami příjmů nebo výdajů určitým způsobem, IRS říká: "Hej, kámo, musíš s nimi tak zacházet i nadále, pokud od nás nedostaneš povolení ke změně."

Jedna poznámka na závěr: Daňové přiznání z minulého roku byste měli mít po ruce, protože poskytuje informace, které potřebujete pro spuštění nastavení QuickBooks. Například v loňském daňovém přiznání je uvedeno vaše IČ plátce daně, vaše oficiální obchodní firma a způsob účtování.

Co se stane během nastavení QuickBooks 2012

Při procházení nastavením pracujete s QuickBooks na nastavení předvoleb QuickBooks (které určují, jak QuickBooks funguje a které funkce jsou zpočátku dostupné) a na nastavení účetní osnovy a vašich bankovních účtů.

Účtový rozvrh, jen abyste věděli, identifikuje ty příjmy, výdaje, majetek, odpovědnost a vlastníka majetkové účty, které se objevují na vašich finančních výkazů.

Po dokončení nastavení QuickBooks jste téměř připraveni začít používat QuickBooks. Ve skutečnosti byste mohli (po nastavení QuickBooks) kulhat spolu s QuickBooks.

Důležitý bod pro upřesnění: Možná si myslíte, že byste měli být připraveni na rock and roll po instalaci QuickBooks a provedení nastavení. Po nastavení QuickBooks však musíte dokončit další dva úkoly: identifikovat počáteční zkušební zůstatek a dokončit načítání hlavních souborů klíčů.

Předvahu identifikuje své výnosy a náklady čísel ročně-to-data; a čísla vašeho majetku, závazků a vlastního kapitálu k datu konverze. Základní dokumenty ukládat informace, které opakovaně použít k zákazníkům, dodavatelům, zaměstnancům a skladových položek. Například hlavní soubor zákazníka ukládá jméno a adresu zákazníka, telefonní číslo a kontaktní osobu.