Jak sdílet soubory QuickBooks 2020

Dobře, tady je skvělý obchod: V rámci QuickBooks můžete nastavit uživatelská oprávnění, která vám umožní určit, kdo má přístup ke kterým oblastem vašich souborů QuickBooks. Ve skutečnosti můžete také pracovat se souborem QuickBooks v síti a v prostředí s více uživateli pomocí výkonné funkce zvané zamykání záznamů.

Pokud pracujete v síti a potřebujete použít nebo se jen chcete dozvědět o síťových funkcích QuickBooks, přečtěte si tento článek. Pokud jste jediní, kdo používá QuickBooks, můžete tento článek přeskočit.

Sdílení souboru QuickBooks v síti

Schopnost víceuživatelské sítě QuickBooks podporují dvě důležité funkce: uživatelská oprávnění a zamykání záznamů. Funkce uživatelských oprávnění poskytuje více uživatelům souboru QuickBooks jedinečná nastavení oprávnění pro přístup k různým oblastem QuickBooks. Uzamčení záznamu, druhá funkce, umožňuje více než jedné osobě současně se přihlásit a pracovat se souborem QuickBooks.

Uživatelská oprávnění

QuickBooks vám umožňuje nastavit uživatelská oprávnění, takže můžete různým uživatelům QuickBooks udělit různá oprávnění. Jane Owner může být schopna dělat, co chce, protože, metaforicky řečeno, je Da Man. Joe Clerk však může být schopen zadávat pouze účty. Joe, nízký úředník s možná pochybným úsudkem a diskrétností, nemusí mít schopnost prohlížet výkaz zisků a ztrát společnosti, tisknout šeky nebo zaznamenávat platby zákazníků. Tato myšlenka dává smysl v praktické rovině, ne? V situaci, kdy k souboru QuickBooks přistupuje spousta lidí, se chcete ujistit, že důvěrné informace zůstanou důvěrné.

Chcete se také ujistit, že lidé nemohou úmyslně či neúmyslně poškodit vaše finanční záznamy. Nechcete, aby někdo zadal nesprávná data (možná proto, že narazí do nějaké oblasti programu QuickBooks, kde nemá co dělat). A nechcete, aby někdo podvodně zaznamenával transakce – například falešné šeky – aby mohla jít hotovost.

Myslím, že když se zamyslíte nad těmito věcmi týkajícími se uživatelských oprávnění, uvědomíte si, že „Hej, ano, to dává smysl!“ Takže o tom nebudu moc mluvit. Dovolte mi na závěr uvést několik obecných postřehů o tom, jak rozhodujete, která uživatelská oprávnění jsou vhodná:

• Důvěrnost dat: Tento problém pravděpodobně nejvíce souvisí s vaší filozofií řízení. Čím otevřenější jste k věcem, tím méně se pravděpodobně budete muset obávat, že lidé něco slídí. Chci však upozornit, že mzdy jsou vždy ožehavé téma. Pokud každý ví, co jsou ostatní placeni, dojde k zajímavým diskusím – ale to už jste věděli.
• Poškození dat: Pokud jde o poškození dat, musíte vědět, že lidé obvykle používají dvě obecná pravidla:
  • Neposkytujte lidem přístup k nástrojům, které nevědí, jak používat. To si žádá jen potíže.
  • Ujistěte se, že nikdo nemůže bez dozoru makat v některé oblasti účetního systému – zvláště pokud tato osoba eviduje hotovost nebo s ní manipuluje.

Pokud je to jen trochu možné, používejte kamarádský systém, kde lidé dělají věci společně, aby lidé vždy dvakrát kontrolovali práci ostatních lidí – i když jen nepřímo. Možná, že Joe zaznamená účet, ale Jane vždy vystřihne šek, aby zaplatila účet. Možná Raul eviduje faktury zákazníků, ale Chang je posílá. Saul možná zaznamenává pokladní doklady, ale Beth je ukládá. Vidíš ten vzorec, že? Pokud se dva lidé zabývají konkrétní ekonomickou událostí – opět, zvláště tou, která zahrnuje hotovost – je opravdu dobrý nápad, aby se Joe a Jane, Raul a Chang a Saul a Beth jeden druhému podívali přes rameno.

Uzamčení záznamu

Nejjednodušší způsob, jak porozumět zamykání záznamů, je porovnat jej s jinou variantou zamykání: zamykáním souborů. Většina ostatních programů používá zamykání souborů. Uzamčení souboruznamená, že pokud má jedna osoba v síti, řekněme, otevřený textový dokument, nikdo jiný v síti nemůže tento dokument otevřít a poté upravit. Jiní mohou být schopni otevřít kopii dokumentu, kterou si mohou uložit na svých počítačích, ale nemohou upravit původní dokument. Operační systém uzamkne původní dokument (soubor), takže se souborem může v jednu chvíli hrát pouze jedna osoba. Toto zamykání zajišťuje integritu dat a změny, které lidé v datech provádějí. (Pokud se vám tato záležitost týkající se zajištění integrity zdá divná, zamyslete se nad obtížností zajištění toho, aby změny obou lidí skončily v dokumentu pro zpracování textu, který oba lidé upravují současně.)

Zamykání záznamu funguje jinak. S uzamčením záznamů může více než jedna osoba v síti otevřít a upravit stejný soubor najednou, ale s konkrétním záznamem může pracovat pouze jedna osoba.

Záznam je součástí souboru. V souboru účtů, které dlužíte například prodejcům, je souborem celý soubor účtů. Jednotlivé směnky jsou záznamy ve složce a složku směnek může otevřít více osob. Jednotlivé účty - jednotlivé záznamy, které tvoří soubor - jsou však uzamčeny, když osoba uchopí záznam.

Tyto informace mohou znít jako příliš velký zmatek, ale rozlišení mezi soubory a záznamy v souboru je to, co umožňuje sdílení souborů. Například v QuickBooks, pokud Jane zadává jeden účet pro společnost Alpha do souboru, může Joe upravit účet pro společnost Beta Corporation, protože tyto dva účty jsou různé záznamy. Kvůli zamykání záznamů si však Jane nemůže pohrát s účtem Beta Corporation, který Joe upravuje. A Joe – opět kvůli zamykání záznamů – si nemůže pohrát s účtem společnosti Alpha, do kterého Jane vstupuje.

Obecněji řečeno, žádní dva lidé nemohou upravovat stejný záznam v souboru současně. Zamykání záznamů umožňuje zaměstnancům používat soubor ve víceuživatelském prostředí, protože umožňuje pracovat se souborem více než jedné osobě.

Instalace QuickBooks pro síťové použití

Chcete-li nainstalovat QuickBooks pro síťové použití, musíte nejprve nainstalovat QuickBooks na všechny počítače v síti, které potřebují mít přístup a pracovat se souborem QuickBooks. Tento úkol není složitý. Abyste mohli sdílet soubory QuickBooks, nemusíte instalovat QuickBooks žádným luxusním způsobem.

Pro každý počítač, na kterém bude program spouštět, si musíte zakoupit kopii QuickBooks. Pokud máte tři počítače, na kterých chcete používat QuickBooks, musíte si koupit tři kopie QuickBooks. Nebo si můžete koupit speciální verzi QuickBooks pro více míst. Pokud se pokusíte nainstalovat jednu kopii QuickBooks (s jedním kódem klíče) na více počítačů, QuickBooks nedovolí dvěma počítačům používajícím stejný kód klíče sdílet soubor ve víceuživatelském režimu.

Když vytvoříte soubor, který chcete sdílet, musíte se ujistit, že soubor uložíte na místo, kde k němu budou mít přístup ostatní uživatelé QuickBooks. To znamená, že možná budete muset uložit soubor na server. Soubor můžete také uložit na klientském počítači, pokud určíte oprávnění ke sdílení pro složku nebo jednotku, na kterou soubor QuickBooks uložíte.

Další důležitá věc: Ten, kdo vytvoří soubor QuickBooks, se automaticky stává správcem souboru. Správce souboru má přístup ke všem oblastem souboru a nastavuje ostatní uživatele souboru, takže nechcete, aby soubor QuickBooks nastavoval jen tak někdo. Pro tuto práci se dobře hodí buď majitel firmy, nebo vedoucí účetnictví. V každém případě by osoba, která soubor zakládá, měla být důvěryhodným pravidelným pracovníkem v kanceláři, který je snadno dosažitelný pro jakékoli dotazy nebo problémy, které se vyskytnou. Tato osoba by také pravděpodobně měla mít silné vzdělání v oblasti účetnictví. Další podrobnosti naleznete v následující části.

Nastavení uživatelských oprávnění

Během instalace QuickBooks nebo později můžete QuickBooks sdělit, kdo další bude soubor používat, a nastavit oprávnění pro tyto další osoby.

Uživatelská oprávnění v Enterprise Solutions

Chcete-li nastavit oprávnění v Enterprise Solutions, postupujte takto:

1. Řekněte QuickBooks, že chcete nastavit uživatelská oprávnění.

Vyberte příkaz Společnost → Uživatelé → Nastavit uživatele a role. QuickBooks zobrazí dialogové okno Uživatelé a role (nezobrazeno).

2. Označte, že chcete nastavit nového uživatele.

Klepněte na tlačítko Nový, aby QuickBooks zobrazilo dialogové okno Nový uživatel (nezobrazeno), které obsahuje různé účetní role, které může uživatel QuickBooks plnit. Tyto role dávají uživateli možnost provádět příslušné účetní úlohy s programem QuickBooks. Pole Popis v dolní části dialogového okna shrnuje úkoly, které by mohl někdo v dané roli provést.

3. Vyberte roli, která nejlépe odpovídá uživateli, kterého popisujete, a klikněte na Přidat.

Vlastníci by mimochodem měli mít roli Full Access, aby mohli dělat cokoli, co chtějí. Upozorňujeme, že uživateli můžete přidělit více než jednu roli.

Pokud chcete změnit oprávnění stávajícího uživatele, vyberte uživatele na kartě Seznam uživatelů a poté klikněte na tlačítko Upravit. QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit uživatele (není na obrázku), které se podobá dialogovému oknu Nový uživatel a umožňuje změnit roli nebo role uživatele.

4. Klepnutím na OK se vraťte do dialogového okna Uživatelé a role.

Můžete si prohlédnout oprávnění (v podstatě seznam schopností, které QuickBooks umožňuje) pro konkrétní osobu nebo předdefinovanou roli. Chcete-li zobrazit oprávnění, která má uživatel, vyberte kartu Seznam uživatelů v dialogovém okně Uživatelé a role, klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění, vyberte uživatele ze seznamu a klepněte na tlačítko Zobrazit. QuickBooks zobrazí velké dialogové okno, které konkrétně identifikuje, co může uživatel dělat. Chcete-li zobrazit oprávnění, která má konkrétní role, vyberte kartu Seznam rolí v dialogovém okně Uživatelé a role, klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění, vyberte roli a poté klikněte na tlačítko Zobrazit.

Uživatelská oprávnění v QuickBooks Pro a Premier

Chcete-li nastavit oprávnění v QuickBooks Pro nebo QuickBooks Premier, postupujte takto:

1. Vyberte příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů (viz obrázek).

Dialogové okno Seznam uživatelů

2. Klepněte na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, které můžete použít k přidání nových uživatelů a zadání hesel.

Dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup

3. Zadejte uživatelské jméno a heslo další osoby, které chcete mít možnost používat soubor QuickBooks; potom znovu zadejte heslo do textového pole Potvrdit heslo.

Opětovné zadání hesla potvrdí, že jste poprvé zadali heslo správně.

Od tohoto okamžiku, když někdo otevře soubor QuickBooks, QuickBooks požádá o uživatelské jméno a heslo. Aby tedy jiná osoba měla přístup k souboru QuickBooks, musí zadat uživatelské jméno a heslo, které jste nastavili.

4. Zadejte přístup uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno s dotazem, zda chcete, aby osoba měla přístup ke všem oblastem souboru QuickBooks nebo pouze k některým oblastem.

Pokud určíte, že chcete udělit přístup pouze k některým oblastem – pravděpodobně obvyklý případ – QuickBooks zobrazí řadu dialogových oken, která vám umožní nastavit oprávnění pro každou oblast. Vyberete tlačítko volby Bez přístupu, chcete-li určitou oblast (například bankovní věci) nastavit mimo limity pro uživatele, vyberte tlačítko volby Všechny oblasti QuickBooks, abyste uživateli dali oprávnění vytvářet a tisknout transakce a sestavy v oblasti, nebo vyberte tlačítko volby Selected Areas of QuickBooks, které uživateli poskytne částečný přístup k oblasti. Pokud zvolíte možnost Vybrané oblasti, musíte určit omezený přístup procházením stránek průvodce a podrobným popisem přístupu, který chcete, aby uživatel měl. Můžete také určit, zda jiné aplikace (jako TurboTax) získají přístup k datům QuickBooks.

Určení, ke kterým oblastem má uživatel přístup

5. Zkontrolujte přístup uživatele.

Po dokončení procházení dialogových oken Nastavit uživatelské heslo a Přístup zobrazí QuickBooks souhrn oprávnění pro uživatele. Pokud se potřebujete vrátit zpět a změnit oprávnění pro oblast, klikněte na tlačítko Zpět, nebo klikněte na tlačítko Dokončit, čímž označíte, že jste dokončili zadávání toho, co může konkrétní uživatel dělat. QuickBooks znovu zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů s přidáním nového uživatele. Kliknutím na Přidat uživatele přidáte dalšího nového uživatele, kliknutím na Upravit uživatele upravíte vybraného uživatele nebo kliknutím na Zavřít zavřete dialogové okno.

Uživatel se může přihlásit a otevřít soubor QuickBooks z libovolného počítače v síti, pokud má počítač nainstalován QuickBooks a má síťový přístup k souboru QuickBooks. Pokud se však někdo pokusí otevřít zakázanou oblast nebo provést neoprávněnou akci, QuickBooks zobrazí okno se zprávou, že daná osoba nemá oprávnění nezbytná k provedení akce.

Specifikace a práce ve víceuživatelském režimu

Aby se souborem QuickBooks mohlo pracovat více osob najednou, musí uživatelé pracovat se souborem QuickBooks ve víceuživatelském režimu. První osoba, která soubor otevře, musí určit víceuživatelský režim, aby ostatní mohli soubor otevřít. Chcete-li zadat víceuživatelský režim, zvolte Soubor–>Přepnout do víceuživatelského režimu. To, že pracujete ve víceuživatelském režimu, poznáte podle toho, že je to označeno záhlavím QuickBooks. Když jiní lidé otevřou soubor QuickBooks, automaticky se otevře ve víceuživatelském režimu. Aby další uživatel mohl pracovat v režimu pro jednoho uživatele, musí ostatní uživatelé zavřít soubor QuickBooks a uživatel, který chce pracovat v režimu pro jednoho uživatele, musí zvolit Soubor–>Přepnout do režimu jednoho uživatele.

Sdílení souboru QuickBooks přes síť zahrnuje několik triků. Nejprve se musíte ujistit, že nikdo, kdo je v režimu pro jednoho uživatele, nepoužívá soubor, který chcete otevřít. Pokud někdo používá soubor a pokusíte se jej otevřít, QuickBooks zobrazí zprávu, že někdo používá soubor společnosti v režimu pro jednoho uživatele. Řekněte osobě, aby přepnula do víceuživatelského režimu, a poté klikněte na tlačítko Zkusit znovu.

Jakmile začnete vytvářet nebo upravovat transakci, QuickBooks transakci uzamkne. Tímto způsobem nemůže nikdo jiný upravovat transakci, když na ní pracujete. To, zda máte transakci otevřenou v režimu úprav, poznáte podle toho, co QuickBooks zobrazuje v záhlaví formuláře v horní části formuláře: Editace transakce. Ostatní uživatelé mohou transakci otevřít, když ji upravujete v režimu úprav, ale nemohou v ní provádět změny, dokud nebudete hotovi.

Pokud se pokusíte upravit transakci, kterou už má vaše spolupracovnice Harriet otevřenou v režimu úprav, například QuickBooks zobrazí zprávu, která zní (a zde parafrázuji) Promiňte, Bubba. Harriet s tou transakcí pracuje. Musíte se vrátit později.