Jak rychle zálohovat QuickBooks 2016

Jsi zaneprázdněný. S QuickBooks nemáte čas na dovádění. Chcete udělat jen obstojnou práci se zálohováním a rozhodli jste se, jak často to plánujete dělat. Zní to jako vaše situace? Poté postupujte takto:

1Vložte prázdný disk/disk do příslušné jednotky.

Zálohovat můžete na jakýkoli vyměnitelný disk, včetně paměťových zařízení flash, přenosných pevných disků a zapisovatelných disků CD. Pamatujte však, že společnost Intuit (výrobce QuickBooks) doporučuje, abyste k přesunutí záložního souboru na CD nepoužívali příkaz QuickBooks backup.

Místo toho Intuit doporučuje zálohovat soubor na pevný disk a poté použít příkaz Windows File Copy k vypálení souboru na disk. Tento přístup k řešení obvykle řeší některé problémy se zápisem na disky CD, se kterými se lidé setkávají při přímém zálohování na disk CD z QuickBooks.

Zálohovat můžete na jakýkoli pevný disk, jako je pevný disk nebo síťový disk, ale výhodou vyměnitelného disku je, že jej můžete uložit na nějaké jiné místo. Jako kompromis lze použít i síťový disk. Obvykle nechcete používat svůj pevný disk (ačkoli je to lepší než nic), protože jednou z katastrof, která by mohla potkat vaše data QuickBooks, je selhání pevného disku.

Soubory QuickBooks můžete také zálohovat do online úložiště.

2Pokud ukládáte data pro více než jednu společnost, ujistěte se, že společnost, jejíž data chcete zálohovat, je aktivní společností.

Chcete-li zjistit, zda je aktivní správná společnost, stačí se podívat na záhlaví okna aplikace QuickBooks, která pojmenuje aktivní společnost. (Pokud si nepamatujete, že byste nastavili více souborů, nemějte obavy. Pravděpodobně máte pouze jeden soubor – obvyklý případ.)

3 Chcete-li zahájit operaci zálohování, vyberte Soubor → Společnost zálohování → Vytvořit místní zálohu.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Vytvořit zálohu.

Pokud používáte QuickBooks v režimu pro více uživatelů, musíte se před zálohováním souboru přepnout do režimu pro jednoho uživatele. Chcete-li to provést, vyberte Soubor → Přepnout do režimu pro jednoho uživatele.

4 Řekněte QuickBooks, kam chcete zálohovat datový soubor QuickBooks.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Vytvořit zálohu, určete umístění zálohy výběrem přepínače Online Backup nebo Local Backup.

Chcete-li zálohovat soubor QuickBooks lokálně, vyberte možnost Local Backup.

5Popište, jak by měl QuickBooks zálohovat váš datový soubor.

Když je stále zobrazeno první dialogové okno Vytvořit zálohu, klikněte na tlačítko Možnosti. QuickBooks zobrazí dialogové okno Možnosti zálohování, ve kterém určíte, jak a kdy bude QuickBooks zálohovat váš datový soubor:

Vyberte výchozí umístění. Určete, kde má být umístěn záložní soubor. Můžete to provést buď zadáním cesty k záložní složce do pole Řekněte nám, kam uložit záložní kopie (obtížný způsob), nebo kliknutím na tlačítko Procházet a poté pomocí dialogového okna Vyhledat složku, které systém Windows zobrazí, vyberte výchozí umístění zálohy.

Jemně dolaďte operaci zálohování. Dialogové okno Možnosti zálohování nabízí několik zaškrtávacích políček, která můžete použít k doladění staré operace zálohování QuickBooks. Zaškrtávací políčko Přidat datum a čas zálohování k názvu souboru, pokud je zaškrtnuto, dělá přesně to, co říká. Zaškrtávací políčko Omezit počet záložních kopií v této složce na [X] říká společnosti QuickBooks, aby omezila počet záložních kopií vašeho souboru QuickBooks, který ukládá v záložní složce. Výchozí počet záložních kopií uchovávaných po ruce jsou tři; to by mělo být v pořádku.

Zadejte pravidlo připomenutí zálohy. Můžete zaškrtnout políčko Připomenout mi zálohovat, když zavřu soubor společnosti každý [X] krát, abyste řekli QuickBooks, že by vám měl často připomínat, že máte zálohovat. Ve výchozím nastavení vám QuickBooks připomene každé čtvrté zavření datového souboru, ale můžete nahradit hodnotu v textovém poli a určit jinou frekvenci připomenutí zálohování.

Vyberte možnost ověření dat. QuickBooks poskytuje tři možnosti ověření dat: Kompletní ověření (bezpečné, ale pomalé), Rychlejší ověření (rychlé, ale ne tak důkladné) a Bez ověření (ušetří vám trochu času, riskujete-li později velké problémy). QuickBooks doporučuje možnost Kompletní ověření.

Až skončíte s dialogem Možnosti zálohování, klikněte na OK a potom na Další. QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Vytvořit zálohu.

6Určete, kdy má aplikace QuickBooks zálohovat váš datový soubor.

Druhé dialogové okno Průvodce zálohováním nabízí tlačítka možností, která můžete použít k naplánování, kdy chcete zálohovat. Chcete-li například označit, že chcete zálohovat na místě, vyberte přepínač Save It Now.

Poznámka: Při prvním zálohování souboru QuickBooks pomocí příkazu Create Backup se vás QuickBooks nezeptá, kdy má zálohovat váš datový soubor. QuickBooks pouze zálohuje datový soubor a tento krok vynechá.

7Potvrďte umístění a název záložního souboru.

Jakmile se zobrazí druhé dialogové okno Průvodce zálohováním, klepněte na tlačítko Další. QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit záložní kopii.

Pro jistotu potvrďte, že název souboru a umístění složky zobrazené v dialogovém okně Uložit záložní kopii jsou správné. Pokud umístění složky není správné, vyberte nové umístění složky z rozevíracího seznamu Uložit do. Pokud název souboru není správný, upravte název zobrazený v textovém poli Název souboru.

8 Klepněte na Uložit.

QuickBooks zazálohuje váš datový soubor a zobrazí okno se zprávou, které vám sdělí, že zálohovalo váš soubor. Zpráva také uvádí název souboru zálohy a umístění složky.