Jak řídit svou praxi v online účetní QuickBooks

Než se pustíte do používání nástrojů QuickBooks Online Accountant (QBOA), které jsou dostupné při práci ve společnosti klienta QBO, podívejte se na stránku Práce v navigačním panelu, která funguje jako nástroj pro správu praxe. Mít takový nástroj v QBOA vám umožní centralizovat řízení praxe, protože všichni členové týmu ve vaší firmě mají přístup na stránku Práce v QBOA.

Je důležité pochopit, že vaši klienti nevidí stránku Práce – je dostupná pouze v QBOA, takže stránku Práce vidíte pouze vy a členové vašeho týmu. Dále, informace, které každý člen týmu vidí na stránce Práce, jsou specifické pouze pro jeho klienty – ty, ke kterým má člen vašeho týmu přístup.

Stránka Práce vám umožňuje sledovat, co se musí stát vašim klientům i vaší vlastní firmě. A přestože terminologie použitá na stránce Práce odkazuje na projekty, mějte na paměti, že tyto projekty jsou zcela odlišné od projektů, které mohou vaši klienti vytvořit v QBO.

Zobrazení mřížky v QBOA

Když na navigačním panelu klepnete na možnost Pracovat, QBOA zobrazí výchozí zobrazení mřížky stránky. Zobrazení Mřížka zobrazuje karty úkolů uspořádané do časových rozsahů (splatnost dnes, tento týden, příští týden a v příštích 30 dnech).

Zobrazení mřížky stránky Práce v QBOA.

Každá karta úkolu daného projektu identifikuje klienta, pro kterého je třeba práci provést (nebo vaši vlastní firmu, pokud projekt není pro klienta) a také název projektu. Jedinečně na každé kartě úkolu najdete název úkolu.

Některé z toho, co vidíte v zobrazení mřížky na stránce Práce, můžete ovládat. Můžete například filtrovat stránku tak, aby zobrazovala informace o všech klientech, vaší firmě, konkrétních klientech nebo konkrétních členech týmu. Funkce Práce také využívá data v klientských QBO společnostech k automatickému zobrazení termínů, které musíte splnit, a věcí, které musíte udělat, jako jsou termíny mezd a odsouhlasení propojených bankovních transakcí. Pokud tyto automaticky vytvořené informace nechcete vidět, můžete kliknout na posuvník From QuickBooks.

V současné době funkce Práce automaticky navrhuje akce, které je třeba provést pouze v souvislosti s QBO; funkce Práce se nepřipojuje k jiným produktům, jako je ProConnect Tax Online.

Vzhledem k tomu, že zobrazení mřížky organizuje úkoly podle termínu dokončení, neuvidíte mezi úkoly žádný typ vizuálního spojení; to znamená, že se neobjeví žádné čáry, které vzájemně spojují úkoly, protože zobrazení mřížky není vývojový diagram.

Zobrazení mřížky není jediné zobrazení dostupné na stránce Práce; o zobrazení seznamu a zobrazení kalendáře si můžete přečíst později v této kapitole, poté, co proberu vytváření projektů a úkolů.

Jak vytvářet projekty a úkoly

K vytváření požadavků klientů můžete použít stránku Práce. S ohledem na řízení praxe používáte stránku Práce k vytváření projektů, které představují věci, které je třeba udělat. Každý projekt rozdělíte na úkoly, což jsou podmnožiny projektu, které poskytují více podrobností o tom, co je třeba udělat, aby byl projekt dokončen. Úkoly vytváříte jako součást projektu, ale k různým úkolům ve stejném projektu můžete přiřadit různé členy týmu. Projekty jsou obvykle obecné věci, které musíte splnit do stanoveného termínu, a úkoly popisují konkrétní věci, které musíte udělat, abyste projekt dokončili.

Při vytváření projektu přiřazujete projektu termín uzávěrky a každému úkolu v projektu přiřazujete termíny dokončení. Identifikujete klienta, se kterým je projekt spojen, a člena týmu, který má za projekt odpovědnost. Nebo můžete určit, že jde o interní projekt, který se týká vaší firmy, ale ne žádného z vašich klientů.

QBOA obsahuje šablony projektů, které vám pomohou rychle vytvořit běžně potřebné projekty, jako je Měsíční účetnictví nebo Onboarding klienta. Když použijete jednu z těchto šablon, QBOA vytvoří nejen projekt, ale všechny úkoly spojené s projektem. Poté můžete projekt upravit podle potřeby.

Vytvoření projektu

Abychom se pokusili zachovat tyto informace co nejsnadněji, budeme vytvářet projekty odděleně od vytváření úkolů – i když úkoly můžete vytvářet a pravděpodobně budete vytvářet při vytváření projektů. Chcete-li vytvořit projekt, postupujte takto:

1 . Klepněte na položku Práce v navigačním podokně.

QBOA zobrazí stránku Práce pro vaši firmu.

2 . Klikněte na Vytvořit projekt v pravém horním rohu stránky.

QBOA otevře panel na pravé straně stránky, který používáte k vytvoření projektu.

Vytvoření projektu pomocí šablony.

3 . Pokud váš projekt spadá do jedné z předdefinovaných kategorií šablon dvoutýdenních mezd, Onboard klienta, Měsíčního účetnictví nebo Ročních daní, vyberte šablonu ze seznamu Šablona projektu.

QBOA přidá do projektu úkoly spojené se šablonou projektu a každému úkolu přiřadí termín „zítra“.

4 . Vyplňte název projektu.

Pokud jste vybrali šablonu projektu, QBOA vyplní název projektu pomocí názvu šablony projektu.

5 . Ze seznamu Firma nebo Klient vyberte klienta QBO, ke kterému je projekt přidružen.

Pokud se projekt týká pouze vaší firmy a žádného klienta, vyberte Moje firma.

6 . Nastavte termín dokončení projektu.

Datum dokončení, které jste nastavili pro projekt, je omezení; pokud do projektu přidáte úkoly, nebudete moci nastavit termíny pro úkoly, které nastanou po skončení projektu.

7 . Pomocí seznamu Přiřazeno přiřaďte projekt jednomu z členů vašeho týmu.

Pokud chcete, můžete přidat podrobnosti o projektu.

Některé projekty, jako je odsouhlasení bankovního výpisu, je třeba pravidelně opakovat; u těchto projektů klikněte na posuvník Opakovat a nastavte časový rámec, který má QBOA použít k opakování projektu.

Práce s úkoly

Nyní, když jste vytvořili projekt, můžete pracovat s úkoly projektu. Můžeš

• Přidávat a mazat úkoly,
• Změňte termíny, které QBOA přiřadí úkolům, a
• Reorganizujte pořadí úkolů v projektu.

1 . Přidejte úkol do projektu kliknutím na tlačítko Přidat úkol ve spodní části seznamu úkolů.

QBOA zobrazí formulář pro informace o úkolu (viz následující obrázek).

Zadejte název úkolu a termín dokončení a přidělte jej členovi týmu firmy.

2 . Zadejte název úkolu, termín dokončení, člena týmu, kterému chcete úkol přiřadit, a jakékoli související podrobnosti o úkolu, jako jsou příkazy QBO použité k provedení úkolu.

Počet úkolů, které můžete vytvořit, není omezen.

3 . Chcete-li pracovat s jiným úkolem, sbalte ten, na kterém právě pracujete, kliknutím na Sbalit v pravém dolním rohu karty úkolu.

Neukládáte jednotlivé úkoly; místo toho uložíte projekt, který uloží informace o úkolu.

4 . Chcete-li odstranit úkol nebo změnit jeho informace, klikněte na úkol.

QBOA zobrazí podrobnosti o úkolu.

Klikněte na úkol, chcete-li jej upravit nebo odstranit, nebo jej přetažením změňte jeho pořadí.

• Chcete-li změnit úkol, jednoduše zadejte nové informace.
• Chcete-li úlohu odstranit, klikněte na odkaz Odebrat.

5 . Chcete-li změnit pozici úkolu v projektu, sbalte jej a poté přetáhněte čtvercový symbol na pravém okraji úkolu nahoru nebo dolů.

Můžete vidět symbol, kterým přetažením změníte pořadí úkolu.

6 . Klepnutím na tlačítko Uložit uložíte projekt a jeho úkoly.

QBOA znovu zobrazí stránku Práce a zobrazí se na ní vaše nové projekty a úkoly.

Jak aktualizovat stav úlohy v QBOA

Jak budete v úkolu postupovat, můžete jeho stav aktualizovat přímo ze zobrazení mřížky na stránce Práce. Klepnutím na šipku dolů na kartě úkolu změníte její stav.

Pomocí šipky dolů na kartě úkolu nebo projektu zobrazíte seznam dostupných stavů.

Úkoly mohou mít stav K dokončení, Probíhá, Blokováno nebo Hotovo. Stav Blokováno se používá, když vám něco brání v dokončení úkolu.

Jak upravit a odstranit informace o projektu

Můžete upravit jakýkoli projekt nebo úkol kromě těch, které byly vytvořeny automaticky od společnosti QBO – tyto automaticky vytvořené úkoly můžete pouze skrýt nebo zobrazit pomocí posuvníku From QuickBooks.

Bez ohledu na pohled, který zobrazujete na stránce Práce, můžete upravit jakýkoli projekt nebo úkol, který jste vytvořili, kliknutím na libovolný úkol v projektu. QBOA poté otevře panel Upravit projekt na pravé straně obrazovky a zobrazí informace o úloze, na kterou jste klikli.

Informace o projektu můžete změnit úpravou horní části panelu Upravit projekt. Jakýkoli projekt můžete odstranit z panelu Upravit projekt kliknutím na ikonu koše v levém dolním rohu panelu (viz následující obrázek).

Odstraňte nebo duplikujte projekt nebo z něj vytvořte šablonu.

Mnohé z projektů, které vytvoříte, jsou si navzájem podobné, takže si ušetříte práci a zkopírujete existující projekt, abyste vytvořili nový. Můžete také použít existující projekt k vytvoření šablony pro následující podobné projekty. Na panelu Upravit projekt duplikujte projekt kliknutím na tlačítko Duplikovat. Chcete-li vytvořit šablonu z projektu, klikněte na Vytvořit šablonu.

Ačkoli můžete upravit informace o projektu a úkolu, nemůžete změnit projekt na úkol nebo úkol na projekt.

Chcete-li panel Upravit projekt zavřít, klepněte na X v pravém horním rohu panelu.

Jak pracovat v zobrazení Seznam

Zobrazení Mřížka na stránce Práce je omezené v tom, co může zobrazit, protože karty zabírají poměrně dost místa na obrazovce. Své projekty a úkoly můžete zobrazit v zobrazení seznamu, jak je znázorněno zde, kliknutím na tlačítko Zobrazení seznamu v pravém horním rohu stránky Práce (těsně pod tlačítkem Vytvořit projekt).

Stránka Práce v zobrazení seznamu.

Z tohoto zobrazení máte k dispozici další filtry. Kromě filtrování podle klienta, člena týmu a typu práce (projekt, úkol nebo požadavek klienta) můžete také filtrovat podle stavu a nastavit časové období, které vás zajímá. A stále můžete upravovat jakýkoli projekt nebo úkol; jednoduše klikněte kamkoli na řádek projektu nebo úkolu, aby se zobrazil panel Upravit projekt, který jsme viděli dříve.

Jak pracovat v zobrazení Kalendář

Zobrazení Kalendář zobrazuje úkoly splatné pro libovolné vybrané datum. V kalendáři uvidíte počet úkolů splatných pro každé datum. Když kliknete na datum, QBOA použije pravou stranu zobrazení kalendáře k zobrazení úkolů splatných v daný den.

Zobrazení kalendáře představuje projektové úkoly podle data dokončení.

Komunikujte se členy týmu o práci

S rizikem konstatování zřejmého je při práci v týmovém prostředí komunikace prvořadá. QBOA vám umožňuje poskytovat upozornění e-mailem na různé akce spojené s projekty a úkoly, které se zobrazují na stránce Práce. Chcete-li určit oznámení, která má QBOA zasílat vašemu týmu, klikněte na odkaz Oznámení v horní části stránky Práce a zobrazte kartu Oznámení v dialogovém okně Nastavení společnosti.

Nastavte e-mailová upozornění pro členy týmu týkající se práce.

Kliknutím na tužku v pravém horním rohu sekce E-mail zapněte a vypněte e-mailová upozornění na různé akce, které probíhají na stránce Práce. Po dokončení klikněte na Uložit a poté na Hotovo pro návrat do QBOA.

Každý člen týmu ovládá oznámení, která dostává. Ve výchozím nastavení dostává každý člen týmu oznámení o nových úkolech a termínech dokončení, ale pro nastavení zbývajících těchto oznámení se musí každý člen vašeho týmu přihlásit ke svému osobnímu účtu QBOA a tato nastavení změnit.

Pokud vaše organizace používá Slack, nástroj pro spolupráci, který pomáhá vašemu týmu propojit se, můžete Slack integrovat s QBOA. Přidejte aplikaci do QBOA kliknutím na Připojit nyní na stránce Práce. Pokud jste dříve skryli reklamu na Slack, klikněte na tlačítko Připojit práci k Slacku na kartě Oznámení v dialogovém okně Nastavení společnosti.

Slack nabízí bezplatnou verzi vhodnou pro malé týmy, které chtějí vyzkoušet Slack; bezplatná verze má určitá omezení. Slack také nabízí dvě „placené“ verze: Standard a Plus; cena těchto verzí závisí na počtu aktivních uživatelů Slack za měsíc.