Jak připravit faktury v QuickBooks 2021

Po dokončení všech přípravných prací je příprava faktury pomocí QuickBooks hračkou. Pokud se vám klikání na tlačítka a vyplňování textových polí stává zastaralým, přeskočte následující komentář k jednotlivým hrám a jednoduše zobrazte okno Vytvořit faktury – buď výběrem Zákazníci→Vytvořit faktury, nebo kliknutím na ikonu Faktury na domovské stránce. Poté vyplňte toto okno a klikněte na tlačítko Tisk. Pokud chcete více pomoci, než poskytuje jedna věta, pokračujte ve čtení, kde najdete podrobné pokyny.

V následujících krocích popisuji, jak vytvořit nejsložitější a nejobsáhlejší fakturu v okolí: fakturu za produkt. Některá pole na faktuře za produkt se neobjeví ve faktuře za službu nebo za profesionála, ale nedělejte si starosti s tím, zda je vaše firma servisní nebo profesionální. Vytvoření faktury za službu nebo profesní fakturu funguje v podstatě stejně jako vytvoření faktury za produkt; stačí vyplnit méně polí. A mějte na paměti, že začnete s kroky 1 a 2 bez ohledu na to, jaký typ faktury vytvoříte. Bez dalších okolků můžete fakturu vytvořit takto:

1. Zobrazte okno Vytvořit faktury výběrem Zákazníci→Vytvořit faktury.

Zobrazí se okno Vytvořit faktury, jak je znázorněno na obrázku.

2. Z rozbalovací nabídky Šablona vyberte šablonu nebo formulář faktury, který chcete použít.

QuickBooks je dodáván s předdefinovanými typy fakturačních formulářů, včetně Product, Professional, Service a (v závislosti na tom, jak jste nastavili QuickBooks a kterou verzi QuickBooks používáte) s hrstkou dalších specializovaných šablon faktur. Která z nich se zobrazí ve výchozím nastavení, závisí na tom, co jste řekli QuickBooks o své firmě během instalace QuickBooks. Můžete si také vytvořit vlastní šablonu faktury (nebo upravit stávající).

3. Identifikujte zákazníka a v případě potřeby úlohu pomocí rozbalovací nabídky Zákazník: Úloha .

Procházejte rozevírací nabídku Zákazník: Úloha, dokud neuvidíte zákazníka nebo název úlohy, který potřebujete; pak na něj klikněte.

4. (Volitelné) Přiřaďte k faktuře třídu.

Pokud používáte třídy ke sledování výdajů a příjmů, aktivujte rozbalovací nabídku Třída a vyberte vhodnou třídu pro fakturu. Chcete-li zapnout nebo vypnout tento praktický způsob kategorizace transakcí (což je pro některé podniky přehnané), vyberte Upravit → Předvolby, klikněte na Účetnictví na levé straně, klikněte na kartu Předvolby společnosti a poté zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Použít sledování tříd. (Na obrázku není zobrazena nabídka Třída.)

Okno Vytvořit faktury

5. Uveďte datum faktury.

Stiskněte několikrát Tab, abyste přesunuli kurzor do textového pole Datum. Poté zadejte správné datum ve formátu MM/DD/RRRR. Ke změně data můžete také použít následující tajné kódy:

• • Stisknutím + (symbol plus) posunete datum o jeden den dopředu.
  • Stisknutím – (symbol mínus) posunete datum o jeden den zpět.
  • Stisknutím T změníte datum na dnešní datum (jak je určeno systémovým časem, který poskytují vnitřní hodiny vašeho počítače).
  • Stisknutím M změníte datum na první den v měsíci (protože M je první písmeno ve slově měsíc ).
  • Stisknutím H změníte datum na poslední den v měsíci (protože H je poslední písmeno ve slově měsíc ).
  • Stisknutím Y změníte datum na první den v roce (protože, jak nepochybně tušíte, Y je první písmeno ve slově rok ).
  • Stisknutím R změníte datum na poslední den v roce (protože R je poslední písmeno ve slově rok ).

Můžete také kliknout na tlačítko na pravém konci pole Datum a zobrazit malý kalendář. Chcete-li vybrat datum z kalendáře, stačí kliknout na požadované datum. Kliknutím na šipky v levém horním a pravém horním rohu kalendáře zobrazíte předchozí nebo následující měsíc.

6. (Volitelné) Do textového pole Faktura # zadejte číslo faktury.

QuickBooks navrhne číslo faktury přidáním 1 k poslednímu číslu faktury, které jste použili. Tento dodatek můžete přijmout, nebo, pokud to potřebujete mít po svém, přejděte tabulátorem do textového pole Faktura # a změňte číslo na libovolné.

7. V případě potřeby opravte fakturační adresu.

QuickBooks získá fakturační adresu ze seznamu zákazníků. Adresu pro fakturu můžete změnit nahrazením části obvyklé fakturační adresy. Můžete například vložit další řádek s nápisem Attention: William Bobbins , pokud se jedná o jméno osoby, které má být faktura zaslána.

8. V případě potřeby opravte adresu pro odeslání.

Cítím se jako zlomená deska, ale tady je dohoda: QuickBooks také chytne dodací adresu ze seznamu zákazníků. Pokud tedy dodací adresa obsahuje něco neobvyklého pouze pro tuto jednu fakturu, můžete adresu změnit nahrazením nebo přidáním informací v bloku adresy pro odeslání. Všimněte si, že QuickBooks bude sledovat každou z dodacích adres, které používáte pro zákazníka, takže pokud jste dříve používali dodací adresu, možná si ji budete moci vybrat z rozevírací nabídky Odeslat.

9. (Volitelný... druh) Zadejte číslo nákupní objednávky do textového pole Číslo objednávky.

Pokud zákazník vydává nákupní objednávky (PO), zadejte číslo nákupní objednávky, která tento nákup opravňuje. (Jen pro pořádek , PO se vyslovuje pee-oh, ne poh nebo poo. )

10. Určete platební podmínky výběrem možnosti z rozbalovací nabídky Podmínky.

11. (Volitelné) Uveďte obchodního zástupce.

Zástupce nestojí o pověst, takže sem nevkládejte třípísmenné redakční komentáře (i když bych rád viděl, co můžete udělat se třemi písmeny). Pokud chcete sledovat prodej podle obchodního zástupce, použijte rozbalovací nabídku Zástupce. Jednoduše aktivujte nabídku kliknutím na šipku a poté vyberte název. Obchodní zástupci mohou zahrnovat zaměstnance, ale mohou také zahrnovat další osoby, které jste zadali do jiných seznamů. Chcete-li rychle přidat obchodního zástupce, zvolte Přidat nového a poté použijte praktická dialogová okna, která zobrazí QuickBooks. Chcete-li pracovat se seznamem obchodních zástupců, vyberte Seznamy→Seznamy profilů zákazníků a dodavatelů→Seznam obchodních zástupců.

12. Uveďte datum odeslání, pokud je jiné než datum faktury.

Chcete-li zadat datum, jednoduše přesuňte kurzor do textového pole Odeslat a zadejte datum ve formátu MM/DD/RRRR. Kurzor můžete přesunout stisknutím klávesy Tab nebo kliknutím na textové pole.

Ještě jeden rychlý bod: Pamatujete si všechny ty tajné kódy, o kterých mluvím v kroku 5 pro změnu data faktury? Pracují také pro změnu data odeslání.

13. Zadejte způsob dopravy.

Asi tušíte, jak specifikujete způsob dopravy, ale paralelní struktura a nutkavá osobnost mě nutí pokračovat. Chcete-li tedy určit způsob dopravy, přesuňte kurzor na rozevírací nabídku Přes a poté z ní vyberte způsob dopravy.

Mimochodem, do nabídky můžete přidat nové způsoby dopravy tak, že vyberete Přidat nový a poté vyplníte roztomilé malé dialogové okno, které QuickBooks zobrazí. Nastavení nových způsobů dopravy je opravdu, opravdu snadné.

14. Určete bod FOB pomocí textového pole FOB.

FOB stojí na palubě zdarma. Bod FOB je důležitější, než se na první pohled zdá – alespoň v obchodním smyslu –, protože bod FOB určuje, kdy dojde k převodu vlastnictví, kdo platí přepravné a kdo nese rizika poškození zboží během přepravy.

Pokud je zásilka zdarma na palubě v expedičním místě, přechází vlastnictví prodávaného zboží na kupujícího, jakmile zboží opustí přepravní dok prodávajícího. (Nezapomeňte, že jste prodejce.) V tomto případě hradí přepravné kupující a nese riziko poškození při přepravě. Místo odeslání FOB můžete zadat jako místo odeslání FOB nebo jako název města. Pokud je místo odeslání Seattle, například FOB Seattle je to samé jako FOB Shipping Point. Většina zboží je mimochodem zasílána jako FOB Shipping Point.

Pokud je zásilka na palubě v místě určení zdarma , přechází vlastnictví prodávaného zboží na kupujícího, jakmile zboží dorazí na přepravní dok kupujícího. Prodávající hradí přepravné a nese riziko poškození při přepravě. Cílový bod FOB můžete zadat jako cílový bod FOB nebo jako název města. Pokud je cílovým bodem například Omaha, FOB Omaha je to samé jako cílový bod FOB.

15. Zadejte každou položku, kterou prodáváte.

Přesuňte kurzor na první řádek seznamu Množství/Kód položky/Popis/Cena za kus/Částka/Daň. (Dobře, vím, že to není moc dobrý název, ale víte, co tím myslím, že?) Musíte začít vyplňovat řádkové položky, které jsou součástí faktury. Poté, co přesunete kurzor na řádek v seznamu, QuickBooks změní pole Kód položky na rozevírací nabídku. Aktivujte rozevírací nabídku Kód položky na prvním prázdném řádku v seznamu a poté vyberte položku.

Když vyberete položku, QuickBooks vyplní textová pole Description a Price Each jakýmkoli prodejním popisem a prodejní cenou, které jste zadali do seznamu položek. (V případě potřeby můžete upravit informace pro tuto konkrétní fakturu.) Do textového pole Množství zadejte počet prodaných položek. (Po zadání tohoto čísla QuickBooks vypočítá částku vynásobením množství cenou za každou.) Pokud potřebujete na faktuře další položky, použijte zbývající prázdné řádky seznamu k zadání každé z nich. Pokud jste zaškrtli políčko Zdanitelné při přidávání položky do seznamu položek, ve sloupci Daň se zobrazí slovo Daň, které označuje, že položka bude zdaněna. Pokud je položka nezdanitelná (nebo se bez dobrého důvodu cítíte jako daňový podvodník), klikněte na sloupec Daň a vyberte možnost Ne.

Na fakturu můžete vložit tolik položek, kolik chcete. Pokud nemáte dostatek místa na jedné stránce, QuickBooks přidá na fakturu tolik stránek, kolik je potřeba. Informace o celkové výši faktury jsou samozřejmě až na poslední stránce.

Kliknutím na tlačítko Přidat čas/náklady na pásu karet v horní části formuláře zobrazíte dialogové okno Vybrat fakturovatelný čas a náklady. Toto dialogové okno použijte k výběru nákladů, které jste přiřadili zákazníkovi nebo zakázce. Pomocí karty Položky vyberte položky zakoupené pro úlohu. Pomocí karty Výdaje vyberte proplatitelné výdaje a zadejte informace o přirážce. Pomocí záložky Čas vyberte účtovatelný čas zaznamenaný programem Timer, Týdenním časovým rozvrhem nebo oknem Čas/Zadat jednotlivou aktivitu.

16. Zadejte všechny speciální položky, které by měla faktura obsahovat.

Pokud jste se souborem položek QuickBooks příliš nepracovali, nemáte ponětí, o čem mluvím.

Chcete-li popsat některou ze speciálních položek, aktivujte rozevírací nabídku Kód položky na dalším prázdném řádku a poté vyberte speciální položku. Poté, co QuickBooks vyplní textová pole Popis a Cena každého, upravte tyto informace (je-li to nutné). Popište každou z dalších speciálních položek – mezisoučty, slevy, přepravné atd. – které uvádíte na faktuře podle položek vyplněním prázdných řádků v seznamu.

Pokud chcete zahrnout položku se slevou a použít ji na více položek, musíte do faktury vložit položku Mezisoučet za inventář nebo jiné položky, které chcete slevit. Poté nalepte položku se slevou přímo za položku mezisoučet. QuickBooks vypočítá slevu jako procento z mezisoučtu.

17. (Volitelné) Přidejte zákaznickou zprávu.

Klikněte na pole Zákaznická zpráva, aktivujte jeho rozevírací nabídku a vyberte chytrou zákaznickou zprávu. Chcete-li přidat zákaznické zprávy do nabídky Zákaznická zpráva, zvolte možnost Přidat nový a poté vyplňte dialogové okno, které zobrazí QuickBooks. Až budete hotovi, klikněte na OK.

18. Zadejte daň z obratu.

Pokud jste zadali sazbu daně v seznamu zákazníků, QuickBooks ji použije jako výchozí. Pokud není správná, přesuňte kurzor na seznam Daň, aktivujte rozevírací nabídku a vyberte správnou daň z obratu.

19. (Skutečně volitelné) Přidejte poznámku.

Pokud chcete, můžete k faktuře přidat popis poznámky. Tato poznámka se netiskne ve fakturách – pouze ve výpisu zákazníka. Popisy poznámek vám poskytují způsob, jak ukládat informace související s fakturou s touto fakturou. Obrázek ukazuje dokončené okno Vytvořit faktury.

Dokončené okno Vytvořit faktury

20. Pokud chcete odložit tisk této faktury, zaškrtněte políčko Tisk později, které se zobrazí na pásu tlačítek a polí nad hlavní částí okna Vytvořit faktury.

21. Uložte fakturu kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít ve spodní části okna.

QuickBooks uloží fakturu, která je na obrazovce. Pokud kliknete na Save & New, QuickBooks zobrazí prázdné okno Create Invoices, takže můžete vytvořit další fakturu.

Faktury, které jste vytvořili dříve, můžete listovat tam a zpět kliknutím na tlačítka Další a Předchozí (která vypadají jako šipka doleva a doprava).

Panel Historie, který se zobrazuje podél pravého okraje okna Vytvořit faktury, poskytuje dvě karty, které jsou užitečné při vytváření faktur. Karta Zákazník (zobrazená na předchozím obrázku) poskytuje souhrnné informace o zákazníkovi na vysoké úrovni. Karta Transakce (není zobrazena) poskytuje podrobnější informace o aktivitě zákazníka a tlačítka, na která můžete kliknout, abyste se dostali k podrobnostem.

Po dokončení vytváření faktur můžete kliknout na tlačítko Uložit a zavřít ve formuláři faktury nebo stisknout klávesu Esc.