Jak připravit fakturu v QuickBooks Online

Do QBO zadáváte faktury, abyste informovali zákazníky, že vám dluží peníze za zboží, které jste jim prodali, nebo za služby, které jste jim poskytli. V QBO můžete připravovat faktury a odesílat je pomocí e-mailu nebo pomocí poštovní služby USA.

Když připravujete fakturu, zahrnete informace o tom, co zákazníkovi prodáváte, tím, že na faktuře zahrnete položky. Položky pro služby i produkty vytváříte pomocí seznamu Produkty a služby. Chcete-li zadat fakturu, postupujte takto:

Zvolte Transakce→Prodej, abyste zobrazili stránku Prodejní transakce.

Klikněte na tlačítko Nová transakce a v zobrazeném seznamu klikněte na Faktura.

QBO zobrazí zde zobrazené okno Faktura.

Záhlaví a část Podrobnosti okna Faktura.

Vyberte si zákazníka.

QBO zobrazuje poštovní adresu zákazníka, platební podmínky, datum faktury, datum splatnosti a možnost Odeslat později. Obrázek také ukazuje pole Crew #, které se objeví, protože faktura byla přizpůsobena.

Pokud se na pravé straně zobrazí podokno, zobrazí transakce, které byste mohli chtít propojit s fakturou, kterou vytváříte.

Znovu zaškrtněte Datum faktury, Datum splatnosti a Podmínky a proveďte příslušný výběr v zaškrtávacím poli Odeslat později.

Pokud chcete zasílat faktury e-mailem, můžete si nastavit své preference v Nastavení společnosti; klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu vaší společnosti a zvolte Nastavení společnosti.

Vyplňte produkty a služby, které zákazník kupuje:

Klikněte na sloupec Produkt/Služba a vyberte příslušnou položku pro fakturu, kterou vytváříte.

Do sloupce Product/Service můžete zadat znaky a QBO vám pomůže položku najít.

Volitelně upravte sloupec Popis pro vybranou položku.

Pomocí sloupců Množství, Sazba a Částka zadejte množství vybrané položky, kterou prodáváte, sazbu, kterou účtujete za každou položku, a částku, kterou by měl zákazník zaplatit. Když zadáte jakékoli dvě hodnoty Qty, Rate a Amount, QuickBooks vypočítá třetí hodnotu.

Je-li to vhodné, zaškrtněte políčko Daň.

Opakováním kroků a až d přidejte na fakturu další položky.

V okně Faktura se můžete posunout dolů, jak je znázorněno zde, a vybrat sazbu daně z prodeje a případně částku nebo procento slevy.

V dolní části okna Faktura můžete zpracovávat daň z obratu, informace o slevě, zprávy a přílohy.

Možnost Sazba daně z prodeje se na fakturách zobrazuje pouze v případě, že jste zapnuli funkci Daň z prodeje výběrem položky Daň z prodeje→ Nastavit sazby daně z prodeje.

Můžete také uplatnit slevu na faktuře, pokud máte zapnutou firemní preferenci pro zobrazení pole Sleva; napište zprávu zákazníkovi; zadejte informace do pole Výpis Memo, které QBO přenese přímo do jakéhokoli výpisu, který v budoucnu vytvoříte; a k faktuře přiložit elektronický dokument.

Pokud v dialogovém okně Nastavení společnosti zapnete předvolbu zobrazení pole Záloha ve spodní části faktury, můžete jej použít ke snížení částky faktury o částku zálohy zaplacenou zákazníkem.

Kliknutím na přepínač, který se zobrazí vlevo od polí Sleva a Sazba daně z obratu, můžete určit, zda se jedná o slevu před zdaněním nebo po zdanění. Kliknutím na přepínač se zamění pozice dvou polí; když se nahoře objeví pole Sleva, je sleva před zdaněním.

Chcete-li k faktuře připojit elektronický dokument, klikněte do pole Přílohy a přejděte na dokument nebo přetáhněte elektronickou kopii do pole Přílohy.

Ve spodní části okna můžete

• Zrušte fakturu nebo vymažte okno a začněte znovu.

• Kliknutím na Tisk nebo Náhled fakturu vytisknete nebo zobrazíte náhled.

• Kliknutím na možnost Vytvořit opakující nastavíte fakturu jako opakovanou fakturu, kterou hodláte odesílat podle zadaného plánu.

• Kliknutím na Přizpůsobit přizpůsobíte formulář faktury.

• Kliknutím na Uložit přiřaďte číslo faktury a uložte fakturu v QBO.

• Klikněte na Uložit a odeslat, chcete-li přiřadit číslo faktury, uložit fakturu a odeslat kopii zákazníkovi e-mailem.

Zobrazí se okno, ve kterém můžete napsat e-mailovou zprávu a podívat se na náhled faktury. Po odeslání faktury se v záhlaví e-mailu zobrazí informace o čase a datovém razítku.

Můžete kliknout na šipku vedle Uložit a odeslat a poté zvolit Uložit a nový pro uložení faktury a vytvoření nové, nebo zvolit Uložit a zavřít pro uložení faktury a zavření okna Faktura. Zvolená možnost se zobrazí při příštím zobrazení okna Faktura. Ve skutečnosti v každém okně transakce se vámi provedená volba objeví při příštím otevření okna.