Jak připravit fakturu v QuickBooks 2016

Po dokončení všech přípravných prací je příprava faktury pomocí QuickBooks 2016 hračkou. Bez dalších okolků zde je postup, jak vytvořit fakturu:

Zobrazte okno Vytvořit faktury výběrem Zákazníci → Vytvořit faktury.

Zobrazí se okno Vytvořit faktury.

Okno Vytvořit faktury.

V rozevíracím seznamu Šablona v pravém horním rohu vyberte šablonu nebo formulář faktury, který chcete použít.

Která z nich se zobrazí ve výchozím nastavení, závisí na tom, co jste řekli QuickBooks o své firmě během nastavení QuickBooks. Můžete si také vytvořit vlastní.

Identifikujte zákazníka a v případě potřeby úlohu pomocí rozevíracího seznamu Zákazník:Úloha.

Procházejte rozevíracím seznamem Zákazník:Úloha, dokud neuvidíte název zákazníka nebo úlohy, kterou potřebujete; pak na něj klikněte.

(Volitelné) Přiřaďte k faktuře třídu.

Pokud používáte třídy ke sledování výdajů a příjmů, aktivujte rozevírací seznam Třída a vyberte vhodnou třídu pro fakturu. Chcete-li tento praktický způsob kategorizace transakcí zapnout nebo vypnout, zvolte Úpravy → Předvolby, klikněte na Účetnictví vlevo, klikněte na kartu Předvolby společnosti a poté zaškrtněte nebo zrušte zaškrtnutí políčka Použít sledování tříd.

Uveďte datum faktury.

Stiskněte několikrát Tab, abyste přesunuli kurzor do textového pole Datum. Poté zadejte správné datum ve formátu MM/DD/RRRR. Ke změně data můžete také použít následující tajné kódy:

• Stisknutím + (symbol plus) posunete datum o jeden den dopředu.

• Stisknutím – (symbol mínus) posunete datum o jeden den zpět.

• Stisknutím T změníte datum na dnešní.

• Stiskněte M pro změnu data na první den v měsíci.

• Stisknutím H změníte datum na poslední den v měsíci.

• Stisknutím Y změníte datum na první den v roce.

• Stisknutím R změníte datum na poslední den v roce.

Můžete také kliknout na tlačítko na pravé straně pole Datum a zobrazit malý kalendář. Chcete-li vybrat datum z kalendáře, stačí kliknout na požadované datum.

(Volitelné) Do textového pole Faktura # zadejte číslo faktury.

V případě potřeby opravte fakturační adresu.

QuickBooks získá fakturační adresu ze seznamu zákazníků.

V případě potřeby opravte adresu pro odeslání.

QuickBooks také získá dodací adresu ze seznamu zákazníků.

(Volitelné… druh) Zadejte číslo nákupní objednávky do textového pole Číslo objednávky.

Pokud zákazník vydává nákupní objednávky (PO), zadejte číslo nákupní objednávky, která tento nákup opravňuje.

Určete platební podmínky výběrem možnosti z rozevíracího seznamu Podmínky.

(Volitelné) Uveďte obchodního zástupce.

Pokud chcete sledovat prodej podle obchodního zástupce, použijte rozevírací seznam Zástupce. Chcete-li rychle přidat obchodního zástupce, vyberte Přidat nového a poté použijte praktická dialogová okna, která zobrazí QuickBooks. Chcete-li pracovat se seznamem obchodních zástupců, zvolte Seznamy → Seznamy profilů zákazníků a dodavatelů → Seznam obchodních zástupců.

Pokud se jedná o něco jiného než datum faktury, uveďte datum odeslání.

Upřesněte způsob dopravy.

Určete bod FOB pomocí textového pole FOB.

FOB je zkratka pro free-on-board. Bod FOB je důležitější, než se na první pohled zdá, protože bod FOB určuje, kdy dojde k převodu vlastnictví, kdo platí přepravné a kdo nese rizika poškození zboží během přepravy.

Pokud je zásilka zdarma na palubě v expedičním místě, přechází vlastnictví prodávaného zboží na kupujícího, jakmile zboží opustí přepravní dok prodávajícího. V tomto případě hradí přepravné kupující a nese riziko poškození při přepravě.

Pokud je zásilka v místě určení zdarma na palubě, přechází vlastnictví prodávaného zboží na kupujícího, jakmile zboží dorazí na přepravní dok kupujícího. Prodávající hradí přepravné a nese riziko poškození při přepravě.

Zadejte každou položku, kterou prodáváte.

Přesuňte kurzor na první řádek seznamu Množství/Kód položky/Popis/Cena za kus/Částka/Daň. Poté, co přesunete kurzor na řádek v seznamu, QuickBooks změní pole Kód položky na rozevírací seznam. Aktivujte rozevírací seznam Kód položky prvního prázdného řádku v poli seznamu a potom vyberte položku.

Potřebujete-li na faktuře další položky, použijte k jejich zadání zbývající prázdné řádky seznamu.

Zadejte případné speciální položky, které by měla faktura obsahovat.

Chcete-li popsat některou ze speciálních položek, aktivujte rozevírací seznam Kód položky na dalším prázdném řádku a poté vyberte speciální položku.

Pokud chcete zahrnout položku se slevou a použít ji na více položek, musíte na fakturu nalepit položku Mezisoučet za inventář nebo jiné položky, které chcete slevit. Poté nalepte položku se slevou přímo za položku mezisoučet. QuickBooks vypočítá slevu jako procento z mezisoučtu.

(Volitelné) Přidejte zákaznickou zprávu.

Klikněte do pole Zákaznická zpráva, aktivujte jeho rozevírací seznam a vyberte chytrou zákaznickou zprávu. Chcete-li přidat zákaznické zprávy do seznamu zákaznických zpráv, vyberte možnost Přidat nový a poté vyplňte dialogové okno, které QuickBooks zobrazí.

Zadejte daň z obratu.

Pokud není správná, přesuňte kurzor na pole se seznamem Daň, aktivujte rozevírací seznam a vyberte správnou daň z obratu.

(Opravdu volitelné) Přidejte poznámku.

Pokud chcete, můžete k faktuře přidat popis poznámky. Tato poznámka se netiskne na faktury – pouze na prohlášení zákazníka.

Dokončené okno Vytvořit faktury.

Chcete-li tisk této faktury odložit, zaškrtněte políčko Tisk později, které se zobrazí na pásu tlačítek a polí nad hlavní částí okna Vytvořit faktury.

Fakturu uložte kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít ve spodní části okna.

QuickBooks uloží fakturu, která je na obrazovce.