Jak připravit dobropis v QuickBooks 2021

Dobropisy mohou být užitečnými způsoby, jak opravit chyby při zadávání dat, které jste dříve nenašli nebo neopravili. Dobropisy jsou také praktickými způsoby, jak řešit věci, jako je vracení zboží zákazníkem a refundace. Pokud jste si včas připravili fakturu nebo dvě, zjistíte, že příprava dobropisu QuickBooks je mnohem snazší než používání staromódních metod.

Následující kroky popisují, jak vytvořit nejsložitější a nejobsáhlejší druh dobropisu: produktový dobropis. Vytvoření služby nebo profesionálního dobropisu však funguje v zásadě stejným způsobem. Stačí vyplnit méně polí.

Chcete-li vytvořit dobropis k produktu, postupujte takto:

1. Zvolte Zákazníci→Vytvořit dobropisy/refundace nebo klikněte na ikonu Refundace a kredity v sekci Zákazník na domovské stránce, aby se zobrazilo okno Vytvořit dobropisy/refundace (jak je znázorněno).

Okno Vytvořit dobropisy/refundace

2. Identifikujte zákazníka a v případě potřeby zakázku v rozbalovací nabídce Zákazník: Zakázka.

Zákazníka nebo zakázku můžete vybrat ze seznamu kliknutím.

3. (Volitelné) Zadejte třídu pro dobropis.

Pokud ke kategorizaci transakcí používáte třídy, aktivujte rozevírací nabídku Třída a vyberte vhodnou třídu pro dobropis.

4. Datum dobropisu (ačkoli stálý chod je volitelný).

Stisknutím klávesy Tab přesuňte kurzor do textového pole Datum. Poté zadejte správné datum ve formátu MM/DD/RRRR.

5. (Volitelné) Zadejte číslo dobropisu.

QuickBooks navrhne číslo dobropisu přidáním 1 k poslednímu použitému číslu dobropisu. Číslo nebo záložku můžete přijmout do textového pole Číslo kreditu a změnit číslo na libovolné.

6. V případě potřeby opravte adresu zákazníka.

QuickBooks získá fakturační adresu ze seznamu zákazníků. Adresu pro dobropis můžete změnit nahrazením části obvyklé fakturační adresy. Obvykle byste pro dobropis měli použít stejnou adresu, jakou používáte pro původní fakturu nebo faktury.

7. (Volitelné... druh) Zadejte číslo objednávky.

Pokud dobropis upravuje celkový zbývající zůstatek na zákaznické PP, měli byste pravděpodobně zadat číslo PP do textového pole č. PP.

Zde je moje logika k tomuto návrhu pro ty čtenáře, které to zajímá: Pokud jste svému zákazníkovi účtovali 1 000 USD na PO č. 1984, což povoluje nákup v hodnotě 1 000 USD, vyčerpali jste celou objednávku – alespoň podle účetního úředníka zákazníka, který zpracovává vaše faktury. Pokud se však ujistíte, že dobropis ve výši 1 000 USD je identifikován jako související s PO č. 1984, v podstatě uvolníte zůstatek nákupu ve výši 1 000 USD, což může znamenat, že můžete PO znovu použít nebo fakturovat.

8. Pokud zákazník vrací položky, popište každou položku.

Přesuňte kurzor na první řádek textového pole Položka/Popis/Množství/Sazba/Částka/Daň. V prvním prázdném řádku pole aktivujte rozevírací nabídku Položka a poté vyberte položku. QuickBooks vyplní textová pole Popis a Sazba jakýmkoli prodejním popisem a prodejní cenou, které jste zadali do seznamu položek. (Pokud chcete, můžete tyto informace upravit, ale není to nutné.) Do textového pole Množství zadejte počet položek, které zákazník vrací (nebo za které neplatí). (Po zadání tohoto čísla QuickBooks vypočítá částku vynásobením množství sazbou.) Zadejte každou položku, kterou zákazník vrací, vyplněním prázdných řádků v seznamu.

V případě položek inventáře QuickBooks předpokládá, že položky, které zobrazujete na dobropisu, jsou vráceny do inventáře. Chcete-li upravit fyzické počty inventáře, pokud se vrátí neprodané položky.

Stejně jako u faktur můžete do dobropisu vložit tolik položek, kolik chcete. Pokud nemáte dostatek místa na jedné stránce, QuickBooks neustále přidává stránky do dobropisu, dokud nebudete hotoví. Celkové informace jsou samozřejmě na poslední stránce.

9. Popište všechny zvláštní položky, které by měl dobropis obsahovat.

Pokud chcete vystavit dobropis pro další položky, které se objevují v původní faktuře – dopravné, slevy, další poplatky atd. – přidejte popisy každé položky do seznamu položek.

Chcete-li přidat popisy těchto položek, aktivujte rozevírací nabídku Položka na dalším prázdném řádku a poté vyberte speciální položku. (Seznam aktivujete kliknutím na pole, abyste jej změnili na rozevírací nabídku, a poté kliknutím na šipku dolů v poli otevřete nabídku.) Poté, co QuickBooks vyplní textová pole Popis a Hodnotit, upravte tyto informace (je-li to nutné). Do dobropisu zadejte každou zvláštní položku – mezisoučet, slevu, dopravné atd. – kterou uvádíte.

Pokud chcete zahrnout položku se slevou, musíte do dobropisu zapsat položku mezisoučet za inventář nebo jiné položky, které jste zlevnili. Poté nalepte položku se slevou přímo za položku mezisoučet. Když to uděláte, QuickBooks vypočítá slevu jako procento z mezisoučtu.

10. (Volitelné) Přidejte zákaznickou zprávu.

Aktivujte rozevírací nabídku Zákaznická zpráva a vyberte chytrou zákaznickou zprávu.

11. Zadejte daň z obratu.

Přesuňte kurzor na pole se seznamem Daň, aktivujte rozevírací nabídku a poté vyberte správnou daň z obratu.

12. (Volitelné, ale opravdu dobrý nápad) Přidejte poznámku.

Pomocí textového pole Oznámení můžete k dobropisu přidat popis. Tento popis můžete použít k vysvětlení vašich důvodů pro vystavení dobropisu a například ke křížovému odkazu na původní fakturu nebo faktury. Všimněte si, že pole Memo se vytiskne v prohlášení zákazníka.

13. Pokud chcete tisk tohoto dobropisu odložit, zaškrtněte políčko Tisk později.

Chci odložit mluvení o tom, co udělá zaškrtnutí políčka Tisk později, dokud nedokončím diskuzi o vytvoření dobropisu. Pokrytí tisku faktur a dobropisů bude uvedeno v pozdější části.

14. Uložte dobropis.

Chcete-li uložit vyplněný dobropis, klikněte buď na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít. QuickBooks zobrazí dialogové okno s dotazem, co chcete udělat s dobropisem: Zachovat kredit, vrátit peníze nebo použít kredit na fakturu. Vyberte si kliknutím na tlačítko, které odpovídá tomu, co chcete udělat. Pokud zvolíte Použít na fakturu, QuickBooks požádá o další informace. QuickBooks uloží dobropis, který je na obrazovce, a pokud jste klepli na Uložit a nový, zobrazí se prázdné okno Vytvořit dobropis/náhrady, takže můžete vytvořit další dobropis. (Upozorňujeme, že prostřednictvím dobropisů, které jste vytvořili dříve, můžete listovat tam a zpět kliknutím na tlačítka Další a Předchozí.) Až budete s vytvářením dobropisů hotovi, můžete kliknout na tlačítko Zavřít ve formuláři dobropisu.

Pokud označíte, že chcete vytisknout šek na vrácení peněz, QuickBooks zobrazí okno Write Checks a automaticky vyplní šek a propojí ho s poznámkou.