Jak přidat uživatele do řešení QuickBooks Enterprise Solutions

Pokud bude QuickBooks používat více než jedna osoba, budete chtít nastavit další uživatele. Chcete-li přidat uživatele do QuickBooks Enterprise Solutions, postupujte takto:

Vyberte příkaz Společnost → Uživatelé → Nastavit uživatele a role.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Uživatel a role. Dialogové okno Uživatelé a role identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks, a role, které může QuickBooks plnit při používání QuickBooks. Seznam uživatelů, který se zobrazuje na kartě Seznam uživatelů v dialogovém okně, také uvádí, kdo je aktuálně přihlášen do systému.

Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Nový.

Když klepnete na toto tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Nový uživatel.

Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete, musíte dát uživatelské jméno. To provedete zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Identifikujte role uživatele.

Pomocí pole seznamu Dostupné role vyberte role (nebo povinnosti), které uživatel obsazuje. Poté přidejte vybranou roli do seznamu přiřazených rolí uživatele kliknutím na tlačítko Přidat. Chcete-li uživateli odebrat roli, vyberte roli v seznamu Přiřazené role a klikněte na Odebrat.

Pole Popis v dolní části dialogového okna Nový uživatel popisuje roli podrobněji, včetně typu uživatele QuickBooks, kterému může být obvykle přiřazena vybraná role.

(Volitelné) Podle potřeby upravte role.

Můžete doladit role, které (s pomocí QuickBooks) přiřadíte. Chcete-li tak učinit, vyberte kartu Role v dialogovém okně Uživatelé a role, klikněte na roli, kterou chcete změnit, a poté klikněte na tlačítko Upravit.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit roli, vyberte účetní aktivitu nebo oblast v seznamu Oblast a aktivity a poté pomocí tlačítek Úroveň přístupu k oblasti určete, co může uživatel s vybranou rolí dělat. Výběrem přepínače Žádný můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup.

Výběrem přepínače Úplný můžete označit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte tlačítko Částečné a poté zaškrtněte nebo zrušte (podle potřeby) políčka Vytvořit, Upravit, Odstranit, Tisknout a Zobrazit zůstatek. Klepnutím na OK uložte všechny změny rolí a vraťte se do dialogového okna Uživatelé a role.

Chcete-li zjistit, jaký přístup má kterákoli role na začátku, vyberte jednu z položek v seznamu Oblast a Aktivity. QuickBooks používá tlačítka a rámečky Area Access Level k zobrazení aktuálního nastavení role.

Obecně platí, že pokud jde o účetní kontroly, chcete poskytnout minimální množství přístupu. Pokud někdo nepotřebuje přístup k datovému souboru QuickBooks pro každodenní povinnosti, měli byste vybrat tlačítko Žádný.

Pokud někdo potřebuje trochu přístupu – třeba k přípravě odhadů zakázek nebo faktur – poskytněte mu pouze tento přístup a nic víc.

Čím více možností dáte zaměstnancům nebo subdodavatelům nebo účetním nudit se ve vašem účetním systému, tím větší je riziko, že někdo neúmyslně nebo úmyslně zanese do systému chyby. Také čím větší práva a přístup dáte, tím snazší vám bude někdo ukrást.

(Volitelné) Zkontrolujte svá uživatelská oprávnění.

Po nastavení uživatele byste měli (jen proto, abyste byli opatrní) zkontrolovat oprávnění, která jste uživateli udělili. Chcete-li to provést, klepněte na kartu Seznam uživatelů v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte uživatele a klepněte na tlačítko Zobrazit oprávnění.

Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Zobrazit oprávnění, vyberte uživatele a poté kliknutím na tlačítko Zobrazit zobrazte okno Zobrazit oprávnění, které zobrazuje velmi podrobný seznam toho, co uživatel může a nemůže dělat.

(Volitelné) Zkontrolujte své úpravy role.

Pokud provedete změny v oprávněních role, pravděpodobně budete chtít tyto změny také zkontrolovat. Chcete-li to provést, klikněte na kartu Seznam rolí v dialogovém okně Uživatelé a role, vyberte roli a poté klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi dialogového okna Zobrazit oprávnění, ve kterém jsou uvedeny role, které jste vy a QuickBooks nastavili.

Vyberte roli, kterou chcete zkontrolovat, a poté klikněte na tlačítko Zobrazit oprávnění. QuickBooks zobrazí další verzi okna View Permissions s podrobným seznamem toho, co někdo s rolí může a co nemůže dělat.

Po dokončení kontroly oprávnění uživatelů a rolí klepněte na Zavřít, abyste zavřeli všechna otevřená okna, a poté na tlačítko Storno nebo Zavřít zavřete všechna otevřená dialogová okna.

Od tohoto okamžiku může nový uživatel používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.

Účetní často chtějí vidět práva, která mají konkrétní uživatelé. To platí zejména v případě, že vás v rámci ročních uzávěrek kontroluje vaše CPA. (Můžete být auditováni, pokud například banka chce auditované účetní závěrky.)

Okno Zobrazit oprávnění QuickBooks je úhledný způsob, jak zobrazit tato data online, a pokud si chcete vytisknout kopii informací o oprávněních, stačí kliknout na tlačítko Tisk v okně.