Jak přidat uživatele do QuickBooks Pro a Premier

Nejste omezeni na používání pouze jednoho hesla pro řízení přístupu k datovému souboru QuickBooks. QuickBooks umožňuje nastavit několik hesel pro datový soubor QuickBooks. Chcete-li nastavit další uživatele v QuickBooks Pro a QuickBooks Premier, postupujte takto:

Vyberte příkaz Společnost→Nastavit uživatele a hesla→Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů (nezobrazeno), které identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

Řekněte QuickBooks, že chcete přidat uživatele, kliknutím na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Každému uživateli, pro kterého nastavujete heslo, dejte uživatelské jméno zadáním krátkého jména – třeba křestního jména uživatele – do pole Uživatelské jméno. Po identifikaci uživatele zadáte heslo uživatele do textového pole Heslo i do textového pole Potvrdit heslo.

Pokračujte kliknutím na tlačítko Další a poté určete, zda chcete omezit přístup pro nového uživatele.

Když QuickBooks zobrazí druhé dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, určete, zda chcete omezit přístup a práva pro uživatele. Pokud chcete omezit přístup a práva ( práva jsou jednoduše věci, které může uživatel dělat), vyberte přepínač Selected Areas of QuickBooks. Pokud chcete, aby uživatel mohl dělat cokoli, vyberte přepínač All Areas of QuickBooks. Pokud označíte, že nový uživatel by měl mít přístup do všech oblastí QuickBooks, je nastavení uživatelského hesla hotovo. Zbývající kroky můžete přeskočit.

Klepnutím na tlačítko Další pokračujte a poté popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

Po dokončení kroku 4 zobrazí QuickBooks třetí dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup. Toto je první ze série dialogových oken, která vás provedou rozhovorem a položí podrobné otázky o tom, jaký druh přístupu by měl mít každý uživatel ke konkrétní oblasti.

Například s ohledem na prodejní aktivitu se QuickBooks ptá na přístup k transakcím (jako jsou faktury, dobropisy a informace o pohledávkách). Výběrem přepínače Žádný přístup můžete označit, že uživatel nemá mít žádný přístup. Výběrem přepínače Úplný přístup můžete určit, že uživatel by měl mít plný přístup. Pokud by měl mít uživatel částečný přístup, vyberte přepínač Selektivní přístup a poté vyberte jedno z vedlejších tlačítek Selektivní přístup: Pouze vytvářet transakce, Vytvořit a tisknout transakce nebo Vytvořit transakce a vytvořit sestavy.

Klikněte na Další a poté popište nákupy a práva na závazky.

Po dokončení kroku 5 kliknutím na tlačítko Další zobrazí QuickBooks čtvrté dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup, které vám umožní určit, jaký přístup má tento nový uživatel v oblastech nákupů a účtů. Můžete vybrat přepínač Bez přístupu. Můžete vybrat přepínač Úplný přístup. Nebo můžete vybrat nějakou střední cestu výběrem přepínače Selektivní přístup a jednoho z vedlejších tlačítek Selektivní přístup. Pro oblast prodeje a pohledávek platí stejná pravidla pro nastavení práv a přístupu, která platí pro oblast nákupů a závazků.

Klikněte na Další a poté popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Když kliknete na tlačítko Další zobrazené v dolní části každé verze dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, QuickBooks zobrazí několik dalších verzí dialogového okna, které používá k dotazování na uživatelská práva a přístup. Například poté, co popíšete, jaká práva jsou vhodná pro uživatele v oblasti nákupů a plateb, se QuickBooks zeptá na oblast kontroly a kreditní karty. Poté se zeptá na oblast inventáře. Dále se ptá na výplatní pásku. Poté se ptá na obecné, citlivé účetní činnosti. Nakonec se QuickBooks ptá na přístup k funkcím finančního výkaznictví.

Omezujete práva v každé z těchto dalších oblastí stejným způsobem, jako to děláte pro oblasti prodeje a pohledávky a pro oblasti nákupů a účtů. Při procházení obrazovek buďte ohleduplní a omezte možnosti uživatele. Chcete, aby uživatelé měli práva nezbytná k výkonu své práce, ale nechcete jim dávat více práv, než potřebují.

Určete, zda může uživatel měnit nebo mazat transakce.

Poté, co jste prošli zhruba půl tuctem verzí dialogových oken Nastavit uživatelské heslo a přístup, které se ptají na konkrétní oblasti účetnictví, zobrazí QuickBooks stránku Změna nebo odstranění transakcí v dialogovém okně Nastavit uživatelské heslo a přístup. Stránka Změna nebo odstranění transakcí vám umožňuje označit, že uživatel může nebo nemůže změnit transakce zaznamenané před datem uzávěrky. Obecně chcete omezit možnosti uživatele měnit nebo mazat transakce.

Klikněte na Další a poté zkontrolujte svá rozhodnutí o právech.

Když kliknete na Další, QuickBooks zobrazí konečnou verzi dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup, které identifikuje uživatelská práva, která jste přiřadili nebo povolili. Toto dialogové okno můžete použít ke kontrole práv, která někdo má. Pokud si uvědomíte, že jste práva přiřadili nesprávně, klepněte na tlačítko Zpět, abyste se v dialogových oknech vrátili zpět k tomu, kde jste udělali chybu. Změňte přiřazení práv a kliknutím na tlačítko Další se vraťte do posledního okna dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Po dokončení kontroly uživatelských práv a přístupu klikněte na Dokončit.

Od tohoto okamžiku bude nový uživatel moci používat QuickBooks; jeho práva jsou však omezena na to, co jste uvedli.

Účetní často chtějí vidět práva, která mají konkrétní uživatelé. To platí zejména v případě, že vás v rámci ročních uzávěrek kontroluje vaše CPA. (Můžete být auditováni, pokud například banka chce auditované finanční výkazy.) QuickBooks neposkytuje způsob, jak vytisknout informace zobrazené v dialogovém okně Nastavit uživatelské heslo a přístup. Systém Windows vám však umožňuje použít klávesu Print Screen k zachycení snímku obrazovky okna programu QuickBooks a dialogového okna Nastavit uživatelské heslo a přístup.

Stisknutím Alt+Print Scrn pořídíte snímek obrazovky dialogového okna. Tím se zkopíruje obrázek vaší obrazovky do schránky Windows. Dále otevřete Malování výběrem Start → Programy → Příslušenství → Malování. Vložte obrázek do Malování stisknutím Ctrl+V. Může se zobrazit chybová zpráva, že obrázek ve schránce je větší než bitmapa. Chcete zvětšit bitmapu? Klepněte na tlačítko Ano. Uložte snímek obrazovky výběrem Soubor → Uložit jako. Možná budete chtít pořídit snímek obrazovky tímto způsobem, abyste zaznamenali uživatelský přístup a práva pro zaměstnance.