Jak převést seznamy QuickBooks Desktop na QuickBooks Online

Když pracujete s některými seznamy společností QuickBooks pro stolní počítače, některá pole se převedou na QuickBooks Online (QBO), ale jiná nikoli. Tato sekce je uspořádána podle stolního seznamu QuickBooks. Zahrnuty jsou také některé informace o tom, jak funguje inventura v QBO.

Seznam zákazníků a pracovních míst

Pokud jde o převod, pole v seznamu Customer:Job produktu QuickBooks pro stolní počítače spadají do tří kategorií:

• Pole, která se převádějí, zahrnují Zákazník, Název společnosti, Pan/Paní/?, Křestní jméno, Střední iniciála, Příjmení, Telefon, FAX, Alternativní telefon, E-mail, Číslo dalšího prodeje, Podmínky a Zaškrtávací políčko Je zdanitelné.

• Pole, která se převádějí s výjimkami, zahrnují Bill to Address (kromě poznámky), Ship To Address (kromě poznámky), Preferovaný způsob platby (kromě QuickBooks 2003 nebo novější), Informace o kreditní kartě (kromě QuickBooks 2003 nebo novější) a Poznámka (až až 4000 znaků).

• Mezi pole, která se nepřevádějí, patří Kontakt, Alt. Kontakt, Typ zákazníka, Zástupce, Cenová hladina, Daňová položka, Vlastní pole, Účet a Úvěrový limit. Všimněte si také, že zákazníci v neaktivním stavu se převedou jako aktivní.

Po konverzi můžete upravit zákazníky, aby byli neaktivní.

Kromě toho se tato pole pouze pro profesionály nepřevádějí: Stav úlohy, Datum zahájení, Předpokládaný konec, Datum ukončení, Popis úlohy a Typ úlohy.

Seznam položek

V transakcích se položky mezisoučtu objevují na samostatných řádcích s textem v poli Poznámka označujícím, že se jedná o mezisoučet.

Položky skupiny se nepřevádějí; místo toho se každá položka ve skupině zobrazí na řádku podrobností a na začátku a na konci skupiny se zobrazí řádky s nulovým množstvím, které identifikují položky, které byly součástí skupiny. Horní řádek zobrazuje název skupiny a spodní řádek popis skupiny.

Položky skupiny DPH se nepřevádějí, ale můžete nastavit kombinované položky DPH v QBO. QBO nepodporuje třímístné daňové kódy spojené s položkami.

Seznam zaměstnanců

Informace v seznamu zaměstnanců edice QuickBooks pro stolní počítače se převedou na QuickBooks Online, ale QBO uchová pouze následující informace:

• Pan paní.

• Jméno

• Střední iniciála

• Příjmení

• Adresa

• Tisknout jako

• Telefon

• Číslo sociálního pojištění

• Emailová adresa

• Termín pronájmu

• Datum vydání

Seznam dodavatelů

Následující pole seznamu dodavatelů se nepřevádějí:

• Kontakt

• Střídavý kontakt

• Poznámka

• Neaktivní

• Typ dodavatele

• Úvěrový limit

• DIČ

• Stav 1099

• Vlastní pole

Inventář

QBO podporuje základní potřeby zásob; pokud provozujete servisní firmu nebo prodáváte hotové výrobky, QBO by měla být schopna podporovat vaše potřeby zásob. Položky inventáře se převádějí jako oboustranné položky v QBO s cenami a náklady, ale bez množství. Zde je návod, jak QuickBooks Online převádí součásti inventáře a transakce:

• QBO vytváří nové podpoložky nazvané Inventory Asset a COGS pro každou položku inventáře použitou v transakci. Ačkoli názvy těchto podpoložek naznačují, že se jedná o účty, není tomu tak. Tyto položky obsahují stejný popis jako jejich nadřazená položka, ale mají k nim přiřazen účet inventárního majetku a účet COGS. Konverze je používá k zajištění správnosti přehledů po konverzi.

• Po každém řádku zásob na převedených fakturách, prodejních účtenkách, dobropisech a na některých účtech, šekech a transakcích kreditních karet, které obsahovaly položky zásob, QBO vytvoří dva nové řádky podrobností pomocí nových podpoložek, které představují aktiva zásob a částky COGS. .

U nezaplacených nebo částečně uhrazených transakcí, které obsahují položky zásob, se budou sestavy hotovostního základu s částkou COGS v QBO lišit od sestav hotovostního základu s částkou COGS ve stolních QuickBooks. Přehledy hotovostního základu pro plně zaplacené transakce zásob nebo transakce bez zásob budou stejné v QBO a stolních QuickBooks.

Poté, co převedete inventář od stolní společnosti QuickBooks na QBO, nemůžete jen začít používat inventář v QBO. Musíte projít procesem čištění. Vynikající podrobnosti o procesu čištění můžete najít ve videu „ Jak vyřešit problémy s inventářem po konverzi v QBO “.

Obecně platí, že konverze vytváří nové podpoložky jako dočasné opatření pouze za účelem zajištění správnosti vašich přehledů. Po převodu najdete v Účtové osnově účet Inventory převedený z vaší stolní společnosti QuickBooks. Když pak v QBO zapnete sledování zásob a množství na ruce, QBO vytvoří další účet zásob – ten, který budete používat při práci v QBO.

Chcete-li stanovit správné dolarové ocenění zásob na účtu zásob vytvořeném společností QBO a zajistit, aby vaše položky zásob v budoucnu aktualizovaly správný účet zásob – ten, který vytvořila společnost QBO – budete muset upravit každou položku zásob (nikoli vytvořené podpoložky). při přepočtu) a vyplňte správné množství, které máte po ruce.

Výsledkem tohoto procesu je zdvojnásobení hodnoty vašeho inventáře tím, že se zobrazí v účtu inventáře vytvořeném od vaší společnosti QuickBooks pro stolní počítače během převodu a v účtu inventáře, který QBO vytvoří. K nápravě nadhodnocení použijete zápis do deníku, který odebere dolary z účtu inventáře pro stolní počítače QuickBooks.

Než však opravíte hodnotu inventáře a poté, co upravíte každou položku, můžete a měli byste odstranit podpoložky vytvořené během převodu.

Vzhledem k tomu, že proces čištění musíte provádět po položkách, pokud máte stovky položek inventáře, může vám to všechno připadat ohromující. Alternativně se můžete rozhodnout nepřevádět inventář a místo toho postupovat podle pokynů ve videu. Video navrhuje, abyste importovali seznam položek, ale ne podrobnosti pro každou položku. Místo toho nastavte podrobnosti o každé položce v QBO. U stovek položek bude import pouze informací ze seznamu pravděpodobně rychlejší a čistší.

Import pouze informací ze seznamu má jednu nevýhodu: Ztratíte historická data spojená s položkami inventáře. Ale nic vám nebrání v tom, abyste si společnost QBO pro stolní počítače nechali nablízku na doby, kdy byste tuto historii mohli potřebovat.