Jak pracovat ve společnosti klienta QuickBooks Online

Pracujete ve společnosti QuickBooks Online (QBO) klienta v podstatě stejným způsobem jako váš klient. V tomto článku se zaměříme na způsoby, jak se můžete snadno orientovat ve společnosti klienta, vyhledávat a kontrolovat transakce a komunikovat s klienty.

Snadná navigace ve firmě klienta

Z velké části je navigace myší zřejmá kliknutím sem a kliknutím tam. Pro snadnou navigaci ale můžete použít několik ne zcela samozřejmých triků, včetně některých klávesových zkratek. Některé běžné navigační techniky jsou specifické pro Chrome.

Používání klávesových zkratek

Ve společnostech QBO jsou skryté klávesové zkratky, které byste mohli chtít používat. Ukážeme je zde na obrázku a také je najdete na tomto cheat sheetu .

Chcete-li zobrazit tyto zkratky v rámci QBO spolu s aktuálním ID společnosti QBO klienta, stiskněte a podržte Ctrl+Alt a poté stiskněte klávesu lomítko (/). Uživatelé Mac, použijte Ctrl+Option zde a v dalším odstavci. Pokud stisknete Ctrl+Alt+/, aniž byste otevřeli společnost QBO klienta, ID společnosti, které vidíte, je vaše vlastní.

Klávesové zkratky, které můžete použít při práci v klientské společnosti QBO

Chcete-li použít kteroukoli z těchto zkratek, stiskněte a podržte Ctrl+Alt a poté stisknutím příslušné klávesy proveďte související akci. Chcete-li například otevřít okno Faktura, stiskněte Ctrl+Alt+I.

Otevření více oken

Mnohokrát chtějí účetní pracovat s více okny a můžete to udělat v QBO. V rámci stejné společnosti QBO můžete duplikovat kartu prohlížeče pomocí příkazu New Window v nabídce Accountant Tools na panelu nástrojů QuickBooks Online Accountant (QBOA) (viz následující obrázek).

Pomocí příkazu Nové okno při práci ve společnosti QBO duplikujte okno, které si prohlížíte.

Pokud používáte Chrome, můžete také duplikovat kartu prohlížeče tak, že na ni kliknete pravým tlačítkem a vyberete Duplikovat, nebo, pokud používáte klávesnici, stiskněte Alt+D a následně Alt+Enter (to by bylo stejné jako přidržení dolů klávesu Alt a stiskněte D a poté stiskněte Enter). Ve Firefoxu můžete duplikovat kartu prohlížeče kliknutím do adresního řádku a stisknutím Alt+Enter.

Když klepnete na příkaz Nové okno, QBO otevře novou kartu prohlížeče a zobrazí stejné informace, které se zobrazují na původní kartě prohlížeče. Od tohoto okamžiku však můžete na každé kartě prohlížeče zobrazit různé informace o stejné společnosti. A pokud v Chromu pracujete na více monitorech, můžete karty rozdělit na různé monitory. Přetáhněte kartu, kterou chcete umístit na jiný monitor, směrem dolů a oddělí se od prohlížeče. Můžete jej okamžitě přetáhnout na jiný monitor, nebo můžete uvolnit tlačítko myši, v takovém případě se objeví druhá instance Chrome. Poté můžete přetáhnout kteroukoli instanci na jiný monitor.

Stejná technika funguje ve Firefoxu; přetáhněte kartu Firefoxu dolů a uvolněte tlačítko myši. Karta se oddělí a zobrazí se v druhé instanci Firefoxu. Poté můžete přetáhnout kteroukoli instanci na jiný monitor.

Pokud jste fanouškem „rozdělené obrazovky“, můžete použít zkratku Windows k zobrazení dvou karet vedle sebe. V prohlížeči Chrome nebo Firefox postupujte takto:

Neexistuje žádný krátký a snadný způsob, jak zobrazit dvě okna svisle jedno nad druhým. Budete muset ručně změnit velikost oken a umístit je tam, kde je chcete.

Duplikujte kartu prohlížeče pomocí jakékoli již popsané techniky.

Přetáhněte aktuální kartu dolů. Prohlížeč zobrazí kartu, kterou jste přetáhli, ve vlastním okně prohlížeče.

Stiskněte a podržte klávesu Windows (ta, která se objeví mezi levým Ctrl a levým Alt na klávesnici) a stiskněte klávesu se šipkou:

• Stisknutím klávesy se šipkou doleva připnete aktivní okno na levou stranu monitoru.
• Stisknutím klávesy se šipkou vpravo připnete aktivní okno na pravou stranu monitoru.

Klikněte na další dostupné okno, aby se z něj stalo aktivní okno, a opakujte krok 3.

Na následujícím obrázku jsme zobrazili Rozvahu (vlevo) a poté jsme vytvořili druhé okno prohlížeče, kde jsme přešli k zobrazení transakcí na běžném účtu. Poté jsme připnuli dvě okna vedle sebe na obrazovku.

Dvě okna přišpendlená vedle sebe

Můžete kliknout na tlačítko nabídky v jednom nebo v obou oknech a skrýt navigační lištu (dát datům více obrazovky, jak jsme to udělali na obrázku).

Když skončíte práci ve dvou oknech, jednoduše jedno zavřete a druhé maximalizujte.

Práce ve dvou společnostech současně

Předpokládejme, že jste dokončili práci s jedním klientem a chcete otevřít jiného klienta. Můžete kliknout na tlačítko Přejít na QuickBooks na panelu nástrojů QBOA a vybrat nového klienta. Nebo můžete kliknout na tlačítko Účetní v levém horním rohu rozhraní QBOA a znovu zobrazit stránku Klienti a poté kliknout na ikonu QuickBooks nalevo od názvu společnosti, kterou chcete nyní otevřít. V obou případech QBOA zobrazí informace pro nově vybraného klienta.

To vyvolává otázku: "Jak mohu pracovat ve dvou různých společnostech současně?" Můžete otevřít jiný prohlížeč, přihlásit se do QBOA a otevřít společnost QBO druhého klienta. Pokud například pracujete v prohlížeči Chrome, můžete otevřít Windows Edge, Firefox, Safari nebo jiný prohlížeč pomocí stejných přihlašovacích údajů QBOA. Poté můžete otevřít dvě různé společnosti, jako jsme to udělali s Chrome a Microsoft Edge na tomto obrázku.

Chcete-li pracovat ve dvou společnostech současně, můžete použít dva prohlížeče.

Pokud pracujete v Chromu, můžete také využít výhod uživatelů Chrome a otevřít Chrome jako jiný uživatel. Ve skutečnosti byste měli dvě instance Chrome spuštěné současně.

Dostupné typy transakcí

Dostupné transakce můžete zobrazit otevřením společnosti QBO klienta a kliknutím na nabídku Nový. Tento obrázek ukazuje otevřenou nabídku New.

Transakce, které můžete vytvořit při práci ve společnosti QBO

Dostupné transakce jsou v nabídce uspořádány podle typu lidí, kterých se týkají. A nabídka Vytvořit obsahuje kategorii „Jiné“ pro transakce, které se netýkají konkrétních typů lidí – například bankovní vklady.

Pokud chcete zobrazit pouze několik běžně používaných transakcí, klikněte na odkaz Zobrazit méně v dolní části nabídky Nový. Odkaz se změní na odkaz Zobrazit více, takže můžete znovu zobrazit všechny typy transakcí.

Jak vyhledávat transakce

Mnohem častěji budete transakce v klientské společnosti QBO spíše vyhledávat, než je vytvářet. Transakce můžete vyhledávat pomocí vyhledávacího pole na panelu nástrojů QBOA v horní části okna společnosti QBO klienta (viz následující obrázek). Když kliknete do pole Hledat, QBO zobrazí seznam nedávných transakcí a případně seznam úkolů, kontaktů, sestav a účtů Přejít na.

Vyhledávací pole vám umožňuje prohledávat QBO shora dolů, což znamená, že hledaný výraz vám umožňuje vytvářet transakce, přistupovat k záznamům kontaktů, zobrazovat sestavy a přistupovat k účtům.

Zadejte libovolnou frázi, kterou chcete použít jako vyhledávací filtr, nebo klikněte na Rozšířené hledání v dolní části seznamu Hledat.

Pokud vidíte, co chcete, kliknutím otevřete příslušné okno. Pokud si nejsou vidět to, co chcete, klepněte na tlačítko Rozšířené hledání v pravém dolním rohu nabídky a QBO zobrazí stránku vyhledávání.

Nastavte kritéria pro konkrétněji definované vyhledávání.

Vyhledávání můžete omezit na konkrétní typ transakce, vybrat si vyhledání libovolného z několika typů dat a určit, zda má vyhledávání obsahovat, neobsahovat, odpovídat nebo nerovnat kritériím vyhledávání.

V libovolném okně transakce můžete zobrazit nedávné transakce tohoto typu kliknutím na tlačítko, které se zobrazí v záhlaví transakce, hned nalevo od názvu typu transakce. Obrázek tlačítka vypadá trochu jako hodiny.

Dělejte klientovi poznámky

Vy a členové vašeho týmu můžete použít funkci Poznámky v QBOA k dokumentaci jakéhokoli druhu informací o kterémkoli z vašich klientů. Ke každé poznámce QBOA automaticky přiřadí čas vytvoření poznámky a člena týmu, který poznámku vytvořil. Členové týmu, kteří mají přístup ke klientovi, mohou prohlížet a upravovat poznámky tohoto klienta. A můžete si „připnout“ poznámky, abyste je snadno našli. Funkci QBOA Notes si můžete představit jako způsob, jak vytvořit elektronické nalepovací poznámky.

Chcete-li vytvořit poznámku, zobrazte svou domovskou stránku QBOA (můžete kliknout na symbol účetního QB v levém horním rohu rozhraní QBOA) a poté na navigační liště klepněte na Klienti. V seznamu klientů klikněte na jméno klienta, pro kterého chcete vytvořit poznámku (ne na symbol QB, ale na jméno klienta). QBOA zobrazí zde zobrazenou stránku.

Stránka, kde vytvoříte poznámku klienta.

Napište poznámku a klikněte na Uložit. Po uložení poznámku ji můžete připnout; přesuňte ukazatel myši nad poznámku (ukazatel se zobrazí jako ruka) a v pravém dolním rohu se zobrazí možnosti pro poznámku:

• Klepnutím na tlačítko připínáček poznámku připnete.
• Chcete-li poznámku upravit, klikněte na tlačítko tužky.
• Kliknutím na tlačítko koše poznámku smažete.

Komunikujte s klientem

Komunikace je nezbytná ve všech oblastech života, včetně komunikace mezi klientem a účetním. Ke komunikaci se svými klienty, kteří mají předplatné QBO, můžete použít nástroje v QBO a QBOA.

Pokud chcete, můžete přeskočit používání QBO a QBOA ke komunikaci a používat pouze e-mail.

Pomocí Klientských požadavků můžete například požádat klienta, aby vám zaslal výpis z účtu. Takové zprávy, které odešlete z QBOA, se objeví na stránce My Accountant společnosti QBO klienta. Následuj tyto kroky:

V QBOA klikněte na Work v navigačním podokně.

Klikněte na Vytvořit požadavek klienta. QBOA zobrazí panel Client Request na pravé straně obrazovky.

Zadejte název požadavku. Berte to jako předmět e-mailové zprávy.

Vyberte klienta. V seznamu se objeví pouze klienti s předplatným QBO.

Uveďte datum splatnosti žádosti.

Volitelně vyplňte zbývající pole na formuláři žádosti, včetně přidání všech dokumentů, které chcete odeslat svému klientovi.

Volitelně můžete zaškrtnout políčko Upozornit klienta a odeslat klientovi e-mail vygenerovaný QBOA s upozorněním na požadavek.

Klikněte na Publikovat v QuickBooks klienta.

Tento panel použijte ke komunikaci s klientem QBO obecným způsobem.

Pokud jste v kroku 7 vybrali možnost Upozornit klienta, QBOA zobrazí náhled zprávy, kterou budete odesílat svému klientovi. Po kontrole klikněte na Publikovat a odeslat e-mail.

Náhled zprávy požadavku klienta

Když váš klient otevře svou společnost QBO, může kliknout na Můj účetní v navigačním panelu a zobrazit zprávu a odpovědět na ni.

Požadavek klienta ve společnosti QBO klienta

Chcete-li odpovědět na zprávu pomocí QBO, klient klikne na zprávu na stránce Můj účetní a zobrazí se panel podobný tomu na obrázku, kde klient může napsat zprávu a připojit jakékoli potřebné dokumenty.

Panel, který váš klient používá k odpovědi na vámi vygenerovaný požadavek klienta

Dokumenty nesmí být větší než 30 MB.

Jakmile od klienta obdržíte dokument, můžete jej získat v QBOA. Klikněte na Klienti v navigačním podokně a v seznamu Klient klikněte na název klienta. QBOA otevře stránku Podrobnosti klienta, kde kliknete na zobrazenou kartu Sdílené dokumenty.

Stránka Sdílené dokumenty ve společnosti QBO klienta poté, co účetní obdrží dokumenty klienta

Odtud si můžete dokument stáhnout nebo kliknutím na odkaz ve sloupci Žádost zobrazit/aktualizovat původní žádost. Veškeré změny, které provedete, se zobrazí na kartě Práce.