Jak pracovat s transakcemi v online registru QuickBooks

Registr otevřete ze stránky Účetní osnova v QuickBooks Online (QBO). Chcete-li otevřít stránku Účtový rozvrh, klikněte na ikonu ozubeného kola vedle názvu vaší společnosti a v zobrazené nabídce klikněte na Účtový rozvrh ve sloupci Nastavení.

Na stránce Účtová osnova můžete poklepat na libovolný účet, který zobrazuje částku v dolarech (včetně 0) ve sloupci Zůstatek v QuickBooks; všechny tyto účty jsou účty rozvahové a mají registry.

Kliknutím na účet jej vyberete. Pokud se zpřístupní tlačítko Registrovat nad seznamem účtů, pak víte, že jste vybrali Rozvahový účet. Registr účtu můžete otevřít kliknutím na tlačítko Registrovat.

Zadání transakce

Poté, co kliknete na tlačítko Registrovat nebo dvakrát kliknete na účet Rozvaha, můžete zadat transakci do registru; Následuj tyto kroky:

Klepněte kamkoli na prázdný řádek.

QBO vyplní dnešní datum a nad datem zobrazí malý seznam.

Klikněte na pole se seznamem a ze seznamu, který se zobrazí, vyberte typ transakce, kterou chcete zadat.

Než otevřete seznam, zobrazí se název typu transakce. Poté, co otevřete seznam, QBO zobrazí seznam dostupných typů transakcí a v tomto procesu zakryje datum transakce; proto zde nevidíte datum transakce.

Když otevřete seznam typů transakcí, QBO zobrazí pouze ty typy transakcí, které jsou dostupné ve vámi otevřeném registru účtů. Můžete například zaznamenat platbu zákazníka v registru bankovních účtů, ale nemůžete zadat fakturu zákazníka. Podobně můžete zaznamenat šek nebo platbu účtu v registru bankovních účtů, ale nemůžete zadat účet dodavatele.

Stiskněte Tab a v případě potřeby změňte datum transakce.

Stiskněte Tab a případně zadejte referenční číslo transakce.

Pokud například zaznamenáváte šek, zadejte číslo šeku.

Stiskněte Tab a zadejte název.

Pokud například zaznamenáváte platbu, kterou jste obdrželi od zákazníka, vyberte jméno zákazníka. Pokud píšete šek, uveďte jméno příjemce platby.

V příslušném sloupci uveďte částku transakce.

V registru bankovních účtů zaznamenejte platbu, kterou provádíte, do prvního sloupce s částkou v dolarech a částku, kterou vkládáte, do druhého sloupce s částkou v dolarech.

Stiskněte Tab.

Umístění vkládacího bodu QBO závisí na typu transakce, kterou zadáváte. Pokud například zadáváte přijatou platbu, platbu faktury nebo transakci vrácení peněz, QBO umístí textový kurzor do sloupce Poznámka, kde můžete zadat poznámku k transakci.

Pokud však zadáváte šek, vklad, potvrzení o prodeji, nákup v hotovosti, výdaj, převod nebo transakci zápisu do deníku, QBO umístí kurzor do sloupce Účet. Vyberte další účet (kromě účtu, jehož registr jste si otevřeli) ovlivněný transakcí. Pokud například zadáváte šek, vyberte nákladový účet. Pokud zadáte účet a stisknete Tab, můžete zadat poznámku k transakci.

Stiskněte Tab a poté klikněte na tlačítko Uložit, které se objeví hned pod transakcí.

Úprava transakce

Transakci z registru můžete upravit kliknutím na transakci a poté kliknutím na tlačítko Upravit, které se zobrazí pod transakcí. Transakci v registru však neupravujete. Místo toho QBO automaticky otevře okno transakce pro typ transakce, který jste vybrali. Pokud se například rozhodnete upravit transakci Výdaje v registru účtů, QBO zobrazí transakci na stránce Transakce Výdaje.

Hledání transakcí

Po chvíli se může počet transakcí v registru velmi prodloužit, zejména v registru bankovních účtů. Hledání transakce procházením registru – nebo pohledem – se tedy může stát neproduktivním způsobem hledání transakce. Místo toho můžete použít několik zkratek, které vám pomohou najít konkrétní transakci.

Nejprve si můžete přizpůsobit vzhled transakcí v registru; klikněte na tlačítko Přizpůsobit, které se zobrazí pod názvem registru. QBO zobrazí okno, které vám to umožní

• Seřaďte transakce podle data, referenčního čísla, částky (vzestupně nebo sestupně), stavu odsouhlasení nebo data vytvoření.

• Filtrujte transakce zobrazené podle stavu sesouhlasení.

• Zobrazte každou transakci pouze na jednom řádku registru, nikoli na dvou řádcích.

Tento obrázek se zaměřuje na pravou stranu stránky registru. Všimněte si pole Přejít na datum; můžete zadat datum transakce a kliknout na tlačítko Přejít napravo od pole Přejít na datum pro rychlé zobrazení transakcí začínajících tímto datem.

Kromě toho můžete kliknout na tlačítko Najít v registru, které se zobrazí v pravém horním rohu stránky registrace. Když klepnete na Najít v registru, QBO zobrazí dialogové okno Najít registr.

V tomto dialogovém okně můžete vyhledávat podle příjemce platby, účtu, částky, referenčního čísla, data, poznámky nebo typu transakce. Po výběru jedné z těchto možností ze seznamu Hledat proveďte výběr nebo zadejte, co chcete najít, do pole Najít.

Potom pomocí pole seznamu Shoda, pokud určíte, zda transakce, které QBO najde, by se měly přesně shodovat, obsahovat, být větší nebo menší než informace, které jste zadali do pole Najít. Nakonec klikněte na tlačítko Najít a QBO zobrazí seznam transakcí, které odpovídají vašim kritériím vyhledávání.

Na pozadí, za oknem Najít registr, QBO otevře první transakci v seznamu v okně transakce, ve kterém byla vytvořena. Pokud je například první transakcí v seznamu platba faktury, pak QBO otevře okno transakce Platba faktury a zobrazí podrobnosti o této první transakci nalezené jako výsledek vašeho hledání.