Jak pracovat s tlačítky okna sestav QuickBooks

Okno Zpráva v QuickBooks obvykle obsahuje deset tlačítek: Přizpůsobit zprávu, Komentář ke zprávě, Sdílet šablonu, Zapamatovat, Tisknout, E-mail, Excel, Skrýt záhlaví, Sbalit a Obnovit.

• Tlačítko Přizpůsobit zprávu

  Tlačítko Upravit zprávu zobrazí dialogové okno Upravit zprávu.

• Komentář k tlačítku Nahlásit

  

  Kliknutím na tlačítko Komentář ke zprávě se zobrazí okno Komentář ke zprávě. Chcete-li použít dialogové okno Komentář k sestavě, klepněte na hodnotu sestavy, kterou chcete anotovat komentářem. QuickBooks poté otevře pole komentáře ve spodní části okna, zadejte svůj komentář a poté klikněte na tlačítko Uložit.

  Až budete s komentováním zprávy hotovi, musíte anotovanou zprávu uložit. Udělejte to kliknutím na tlačítko OK, když se vás QuickBooks zeptá, zda chcete uložit komentovanou zprávu. Později, až zprávu vytisknete, můžete přidat své komentáře. Uloženou komentovanou zprávu vytisknete výběrem zprávy z nabídky Zprávy→Komentované zprávy.

• Tlačítko Sdílet šablonu

  Tlačítko Share Template (Sdílet šablonu), které QuickBooks povolí poté, co jste nějakým způsobem upravili sestavu, vám umožňuje sdílet přizpůsobená nastavení sestavy (nikoli data) s ostatními uživateli QuickBooks. Když klepnete na toto tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Share Template.

  Pomocí dialogového okna pojmenujte šablonu zprávy (ideálně chytrý název, prosím), popište přizpůsobenou zprávu několika vybranými slovy, zadejte své jméno a e-mailovou adresu a pomocí tlačítek možností označte, zda chcete zůstat anonymní. Když kliknete na Sdílet, QuickBooks nahraje vaši šablonu sestavy na web Intuit, kde ji mohou uchopit a znovu použít jiní lidé.

• Tlačítko zapamatovat si

  Tlačítko Memorize zobrazí dialogové okno Memorize Report. Dialogové okno Zapamatovat zprávu vám umožňuje zapamatovat si nebo trvale uložit konkrétní sadu nastavení vytváření sestav. Poté, co si tato nastavení zapamatujete, můžete vytvořit přesně stejnou zprávu výběrem uložené zprávy z podnabídky Zprávy→Uložené zprávy.

  

  Uloženou sestavu můžete uložit do skupiny uložených sestav. Chcete-li to provést, zaškrtněte políčko Uložit do skupiny přehledů uložených v paměti. Poté pomocí rozevíracího seznamu Uložit do zapamatované skupiny sestav vyberte skupinu sestav, do které se má uložená sestava uložit.

• Tlačítko Tisk

  Příkazové tlačítko Tisk zobrazí rozevírací seznam se dvěma možnostmi: Zpráva a Uložit jako PDF. Pokud kliknete na Print, QuickBooks (někdy po trochu otravování) zobrazí dialogové okno Print Reports, které vám umožní vybrat, jak se má zpráva vytisknout a kde se má vytisknout.

  Karta Nastavení vám například umožňuje vybrat tiskárnu, vybrat orientaci stránky (na výšku nebo na šířku), určit, zda chcete tisknout pouze rozsah stránek sestavy, ovládat zalamování stránek a rozměry (šířku a výšku) hlášení. Pokud klepnete na Uložit jako PDF, QuickBooks zobrazí dialogové okno Uložit dokument jako PDF, které vám umožní vytvořit PDF dokumentu sestavy.

  

  Karta Margins (Okraje) v dialogovém okně Print Reports (Tisk zpráv) vám umožňuje určit okraje, které má QuickBooks použít na stránkách tištěných zpráv. Zadáte horní, pravý, spodní a levý okraj v palcích.

  

  Klepnutím na tlačítko Náhled, které je k dispozici v dialogovém okně Tisk sestav, zobrazíte okno Náhled. Okno Náhled ukazuje, jak vypadají stránky vytištěné sestavy. Okno také obsahuje tlačítka, která umožňují listovat na předchozí a následující stránky sestavy, přibližovat a oddalovat sestavu a vytisknout sestavu.

  Poté, co použijete karty Nastavení a Okraje k určení, jak má QuickBooks tisknout sestavu, klikněte na Tisk. QuickBooks odešle sestavu na vaši tiskárnu.

• Tlačítko e-mailu

  Příkazové tlačítko E-mail vám umožňuje poslat e-mailem jako přílohu e-mailu verzi sešitu aplikace Excel nebo verzi sestavy ve formátu PDF někomu jinému.

• tlačítko Excel

  Pokud klepnete na tlačítko Excel, QuickBooks zobrazí podnabídku, ze které můžete vybrat Vytvořit nový list nebo Aktualizovat existující list. Zvolte Vytvořit nový list pro zobrazení dialogového okna Odeslat zprávu do Excelu.

  Dialogové okno Odeslat sestavu do Excelu vám umožňuje převzít informace ze sestavy a zkopírovat je do souboru, který lze snadno otevřít v tabulkovém procesoru, jako je Microsoft Excel. Kopii můžete odeslat do nové tabulky aplikace Excel, do existující tabulky aplikace Excel nebo do souboru .csv (hodnoty oddělené čárkami), který lze otevřít téměř jakýmkoli tabulkovým procesorem nebo databázovým programem.

  Chcete-li zkopírovat sestavu do nového sešitu, vyberte položku rozevíracího seznamu Vytvořit nový sešit a poté přepínač V novém sešitu.

  Chcete-li zkopírovat sestavu do nového sešitu v existujícím sešitu, vyberte položku v rozevíracím seznamu Vytvořit nový sešit a poté přepínač V existujícím sešitu a poté zadejte cestu a název sešitu do textového pole, které QuickBooks otevře po klepnete na přepínač. (Pokud neznáte cestu a název sešitu, klikněte na tlačítko Procházet a poté pomocí dialogového okna, které QuickBooks zobrazí, vyhledejte soubor sešitu.)

  Pokud chcete sestavu zkopírovat do existující tabulky aplikace Excel, vyberte přepínač Aktualizovat existující list. QuickBooks způsobí, že Excel aktualizuje dříve exportovaný sešit.

  

  Pokud chcete nahradit existující excelovou tabulku novou sestavou, kterou odesíláte do Excelu, klikněte na přepínač Nahradit existující sešit. Poté, když QuickBooks otevře textové pole a přidá tlačítko Procházet, buď zadejte cestu a název sešitu do textového pole, nebo klikněte na tlačítko Procházet, přejděte k sešitu a vyberte jej.

• Tlačítko Skrýt záhlaví

  Tlačítka Skrýt záhlaví a Sbalit změní způsob, jakým se sestava zobrazí v okně Sestava, a pokud je vytištěna, na stránce.

  Klepnutím na tlačítko Skrýt záhlaví odstraníte informace v záhlaví, například název společnosti. Pokud skryjete záhlaví, můžete znovu kliknout na tlačítko Skrýt záhlaví a nahradit záhlaví.

• Tlačítko sbalení

  Tlačítko Sbalit sbalí podrobnosti sestavy. QuickBooks nezobrazuje ve sbalené sestavě podúčty – pouze účty.

  Chcete-li rozbalit sestavu, kterou jste dříve sbalili, klikněte na tlačítko Rozbalit. QuickBooks nahradí tlačítko Sbalit tlačítkem Rozbalit, když se v okně Zpráva zobrazí sbalená sestava.

  Neztrácejte čas zjišťováním, co dělají tlačítka Skrýt záhlaví a Sbalit/Rozbalit. Máte-li dotaz, jednoduše zobrazte zprávu v okně Zpráva a klikněte na příkazové tlačítko, na které máte dotaz. Změny v okně Report ukazují, co příkazové tlačítko dělá.

• Tlačítko Obnovit

  Tlačítko Refresh sdělí aplikaci QuickBooks, aby aktualizovala informace zprávy o změnách v datovém souboru QuickBooks. Na první pohled to zní šíleně, ale ve skutečnosti můžete nechat okna přehledů otevřená. To znamená, že v okně sestavy se může zobrazit výkaz zisků a ztrát například před týdnem. Pokud jste za poslední týden zadali několik transakcí, údaje v přehledu již nemusí být správné.

  Když kliknete na tlačítko Refresh, QuickBooks ví, že by měl aktualizovat sestavu nejnovějšími změnami.

  QuickBooks vás obvykle vyzve k aktualizaci zprávy o změnách v datovém souboru QuickBooks. Pokud se však nebudete řídit návrhem QuickBooks na aktualizaci, můžete později kliknout na Refresh a aktualizovat.