Jak pracovat s položkami deníku QuickBooks 2018

QuickBooks vám – účetním – usnadňuje zaznamenávání deníkových záznamů. Pokud jste strávili nějaký čas prací s QuickBooks, možná víte, že většina záznamů deníku, které se zaznamenávají do datového souboru QuickBooks, se zaznamenává automaticky. Pokud někdo vypíše šek, například QuickBooks zaznamená záznam do deníku. Když někdo vytvoří fakturu, opět QuickBooks zaznamená zápis do deníku.

V některých případech však někdo – pravděpodobně vy – potřebuje zaznamenat zápis do deníku, aby získal nějakou transakci do datového souboru QuickBooks. Zápisy do deníku používáte k evidenci odpisů, časovému rozlišení závazků a například k evidenci vyřazení majetku.

Záznam zápisu do deníku

Chcete-li zaznamenat záznam do deníku, zvolte Společnost → Vytvořit obecné záznamy deníku. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries, jak je znázorněno.

Okno Vytvořit obecné záznamy deníku.

Pravděpodobně sami přijdete na to, jak používat okno Make General Journal Entries. Do pole Datum zadáte datum zápisu do obecného deníku. Pole Číslo záznamu se používá k číslování záznamů v deníku nebo k přiřazení nějakého smysluplného kódu. Poté, co poskytnete tyto základní informace, použijete sloupce okna Vytvořit obecné záznamy do deníku k zaznamenání záznamu do deníku. Nemusím vám říkat, že číslo nebo název účtu hlavní knihy je uveden ve sloupci Účet, částka debetu ve sloupci Debet a částka kreditu ve sloupci Kredit. Možná vám však bude užitečné připomenout, že můžete použít sloupec Memo k zadání popisu debetu nebo kreditu; sloupec Jméno můžete použít k identifikaci zákazníka, dodavatele, zaměstnance nebo jiného jména spojeného s kreditem nebo debetem; můžete použít sloupec Fakturovatelné k označení, že debet nebo kredit by měl být uveden jako částka, která má být fakturována uvedenému zákazníkovi; a můžete použít sloupec Třída (pokud jste zapnuli sledování třídy) ke klasifikaci debetu nebo kreditu.

Nikdy byste neměli vkládat jméno do prvního řádku položky deníku. Pokud tak učiníte, bude toto jméno přiřazeno ke každému řádku tohoto záznamu deníku, když si prohlížíte sestavy v QuickBooks, i když se název vztahuje pouze k prvnímu řádku.

Chcete-li přidružit názvy k řádkům položky deníku, jedním ze způsobů, jak to udělat čistě, je ponechat první řádek položky deníku prázdný, aby se k sestavám neúmyslně přidružily žádné zbloudilé položky.

Stornování zápisu v deníku

Chcete-li stornovat zápis do deníku, nejprve zobrazte okno Vytvořit všeobecné záznamy deníku výběrem příkazu Společnost → Vytvořit všeobecné záznamy deníku. QuickBooks zobrazí okno Make General Journal Entries. Pomocí tlačítek Předchozí a Další můžete listovat obecnými záznamy deníku, které jste již zadali. Našli jste záznam? Dobrý.

Aktualizace na letošní verzi nyní znamená, že všechny obecné účetní zápisy lze stornovat stejným způsobem: Když najdete zápis do deníku, který chcete stornovat, klikněte na tlačítko Storno. (Tlačítko Zvrátit se objeví podél horního okraje záložky Main (Hlavní) v okně Make General Journal Entries.) QuickBooks stornuje zápis obecného deníku zadáním transakce v příštím účetním měsíci s obrácenými debety a kredity.

Zaškrtávací políčko Úprava záznamu, dostupné v okně Vytvořit obecné záznamy do deníku v některých verzích QuickBooks, označuje, že záznam do deníku je speciální záznam, který účetní provedl až poté. Můžete vytisknout zprávu pouze o těchto speciálních „upravujících položkách“.

Úprava deníkových záznamů

Obvykle nebudete chtít dovádět a později měnit záznamy deníku. Pokud však cítíte potřebu provést změny, QuickBooks nabízí nabídku Úpravy s příkazy, které můžete použít právě pro tento účel. Za prvé, QuickBooks poskytuje příkaz Delete General Journal, který můžete použít k odstranění položky deníku zobrazené v okně Make General Journal Entries. QuickBooks také poskytuje příkaz Zrušit obecný deník, který můžete použít ke zrušení záznamu obecného deníku zobrazeného v okně. Obvykle – a znovu, už to víte – nechcete mazat obecné položky deníku. Místo toho je chcete zrušit . Dost řečí.