Jak povolit simultánní víceuživatelský přístup v QuickBooks 2018

Někdy potřebujete pouze jeden počítač a jednu kopii QuickBooks, i když QuickBooks používá několik zaměstnanců. Pokud má malá firma pouze administrativního asistenta a vlastníka přistupuje například k datovému souboru QuickBooks, může stačit jedna kopie QuickBooks běžící na jediném osobním počítači. QuickBooks však umožňuje současné použití datového souboru QuickBooks více uživateli. Jak se dalo předpokládat, musíte nejprve nastavit více uživatelů.

Poté, co nastavíte více uživatelů, můžete nainstalovat program QuickBooks na další osobní počítače a poté – za předpokladu, že se všechny tyto osobní počítače připojí k síti Windows – použít tyto další kopie QuickBooks pro přístup k datovému souboru QuickBooks uloženému na prvním nebo hlavní počítač.

Chcete-li používat QuickBooks v prostředí současného používání více uživateli, musíte také QuickBooks říci, že současné použití je v pořádku. Chcete-li to provést, vyberte příkaz Soubor → Přepnout do režimu více uživatelů. (Pokud budete chtít režim pro více uživatelů později vypnout, zvolte Soubor → Znovu přepnout do režimu jednoho uživatele.)

QuickBooks podporuje současné použití více uživateli prostřednictvím technologie zvané zamykání záznamů, která uzamkne všechny záznamy, se kterými pracujete, ale ne celý datový soubor QuickBooks. Pokud chcete pracovat se společností A a nějaký jiný uživatel chce pracovat se společností B, je to v pořádku. QuickBooks to umožňuje. Co však vy a druhý uživatel dělat nemůžete, je pracovat ve stejné společnosti (A nebo B) ve stejnou dobu. To by znamenalo, že pracujete se stejným záznamem zákazníka.

Nemůžete nainstalovat stejnou kopii QuickBooks na více počítačů a legálně mít systém QuickBooks pro více uživatelů. Musíte si zakoupit kopii QuickBooks pro každý počítač, na kterém je QuickBooks nainstalován. Všimněte si však, že Intuit prodává některé verze QuickBooks pro více uživatelů, ve kterých si ve skutečnosti koupíte pět licencí v jedné krabici QuickBooks. (Verze Enterprise QuickBooks podporuje sítě pro více uživatelů až s 30 současnými uživateli a ostatní verze QuickBooks podporují sítě pro více uživatelů až s 5 současnými uživateli.)

Možná budete chtít mít několik uživatelů QuickBooks, pokud obchodní zástupci ve vaší firmě připravují faktury nebo připravují nabídky pro zákazníky. V tomto případě možná budete chtít, aby každý prodejce nastavil QuickBooks. Upozorňujeme však, že tito prodejci by měli mít možnost pouze vytvořit fakturu nebo případně vytvořit a vytisknout odhad faktury. Z důvodů, které jsou podrobněji popsány v další části této kapitoly, byste měli být velmi opatrní při poskytování úplného přístupu k účetnímu systému nezkušeným uživatelům účetnictví.