Jak používat QuickBooks 2010 k vyúčtování času zákazníkovi

QuickBooks 2010 nabízí dvě metody pro sledování stráveného času, který plánujete fakturovat na faktuře jako položku. Ke sledování zúčtovatelného času můžete použít týdenní časový rozvrh nebo můžete časovat či zaznamenávat jednotlivé aktivity. Ani jedna metoda sledování času není obtížná.

Pomocí týdenního časového rozvrhu pro účtování Quicken

Chcete-li použít metodu týdenního časového rozvrhu, postupujte takto:

Vyberte Zákazníci→Zadat čas→Použít týdenní časový rozvrh.

QuickBooks zobrazí okno Weekly Timesheet.

Do textového pole Jméno zadejte zaměstnance, dodavatele nebo jinou osobu provádějící službu.

Jméno této osoby byste měli být schopni vybrat z rozevíracího seznamu Jméno. Pokud jej v tomto seznamu nemůžete najít, zadejte jméno osoby do pole a poté, když budete vyzváni, sdělte QuickBooks, který seznam (zaměstnanec, prodejce nebo jiná jména) by měl být přidán.

Po přidání jména osoby provádějící práci použijte sloupce okna Týdenní časový rozvrh k popisu toho, co fakturujete.

Zadejte zákazníka nebo zakázku, pro kterou byla práce provedena, kód služby, stručný popis nebo poznámku, mzdovou položku (pokud používáte QuickBooks pro mzdy), třídu (pokud sledujete třídy) a poté hodiny strávené za den.

Do okna Weekly Timesheet můžete zadat tolik řádků, kolik chcete. Každý řádek se na faktuře objeví samostatně. Informace o poznámkách se zobrazí v oblasti popisu faktury. Z tohoto důvodu chcete používat vhodné a popisné poznámky.

Zúčtovatelné jednotlivé činnosti QuickBook

Chcete-li zaznamenat servisní činnosti, jakmile k nim dojde, postupujte takto:

Vyberte Zákazníci→Zadat čas→Čas/Zadat jednu aktivitu.

QuickBooks zobrazí okno Time/Enter Single Activity.

Ověřte, že je zaškrtnuto políčko Fakturovatelné v pravém horním rohu okna.

Zaškrtnutím políčka Zúčtovatelné sdělujete společnosti QuickBooks, že má uchovávat tento záznam o zúčtovatelné aktivitě pro pozdější zahrnutí na faktuře.

Zaznamenejte datum aktivity do textového pole Datum.

Pomocí textového pole Jméno identifikujte osobu provádějící službu.

V textovém poli Zákazník:Úloha identifikujte zákazníka nebo úlohu, pro kterou je služba prováděna.

Vyberte příslušnou položku služby z rozevíracího seznamu Položka služby a příslušnou položku mzdy z rozevíracího seznamu Položka mzdy.

(Volitelné) Pokud sledujete třídy, můžete předvídatelně použít také rozevírací seznam Třída ke klasifikaci aktivity.

Zaznamenejte krátký vhodný popis služby do textového pole Poznámky.

Tento popis je uveden na faktuře, proto si dobře rozmyslete, co píšete.

Zaznamenejte čas strávený ve službě.

Čas můžete zaznamenat ručně pomocí textového pole Doba trvání pro zadání času. Nebo můžete nechat QuickBooks zaznamenat čas, který jste věnovali aktivitě, kliknutím na tlačítko Start v části Doba trvání při zahájení aktivity a kliknutím na tlačítko Zastavit, když aktivitu ukončíte. Chcete-li časovač pozastavit (například během hovoru), klikněte na tlačítko Pozastavit.

Poté, co v okně Čas/Zadat jednu aktivitu popíšete aktivitu, kterou provádíte, kliknutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít uložte informace o aktivitě.

Včetně fakturovatelného času na faktuře přes QuickBooks

Chcete-li k faktuře přidat fakturovatelný čas a náklady, vytvořte standardní fakturu. Poté, co identifikujete zákazníka, pro kterého jste zadali čas nebo náklady, zobrazí QuickBooks okno se zprávou s dotazem, zda chcete účtovat nějaký čas nebo náklady. Pokud klepnete na Ano, QuickBooks zobrazí dialogové okno Choose Billable Time and Costs.

Karta Čas v dialogovém okně Vybrat fakturovatelný čas a náklady zobrazuje každý z časů, které jste pro zákazníka zaznamenali:

• Chcete-li do faktury přidat určité časy: Klepněte na sloupec Použít pro každou dobu.

• Chcete-li vybrat všechny časy: Klepněte na tlačítko Vybrat vše.

Po provedení výběru klepněte na tlačítko OK. QuickBooks pak přidá každý z těchto zúčtovatelných časů jako řádky do faktury. Tento obrázek ukazuje, jak se informace o zúčtovatelném čase zobrazují v okně Vytvořit faktury.