Jak používat okno sestav v QuickBooks 2011

Pokud vám práce s Microsoft Windows vyhovuje, měla by být práce s oknem QuickBooks Report hračkou. Podél horního okraje okna zobrazuje QuickBooks tlačítka i pole. Pomocí těchto tlačítek a polí můžete změnit zobrazení okna Zpráva a ovládat informace zobrazené v okně Zpráva.

Práce s tlačítky okna Report

Okno Zpráva obvykle obsahuje osm různých tlačítek: Upravit zprávu, Zapamatovat, Tisknout, E-mail, Exportovat, Skrýt záhlaví, Sbalit a Obnovit.

• Upravit zprávu: Tlačítko Upravit zprávu zobrazí dialogové okno Upravit zprávu. Toto příkazové tlačítko slouží k přizpůsobení sestavy.

• Zapamatovat: Tlačítko Zapamatovat zobrazí dialogové okno Zapamatovat zprávu. Poté, co si tato nastavení zapamatujete, můžete později vytvořit přesně stejnou zprávu výběrem uložené zprávy z podnabídky Zprávy→Uložené zprávy.

  

• Tisk: Když kliknete na Tisk, QuickBooks zobrazí dialogové okno Tisk sestav, které vám umožní vybrat, jak a kde se má sestava vytisknout.

  

  Klepnutím na tlačítko Náhled v dialogovém okně Tisk sestavy zobrazíte okno Náhled. Okno Náhled ukazuje, jak budou vypadat stránky vytištěné sestavy.

• E-mail: Příkazové tlačítko E-mail vám umožňuje odeslat kopii zprávy e-mailem jako přílohu. Když kliknete na E-mail, QuickBooks za vás spustí váš e-mailový program.

• Export: Pokud klepnete na tlačítko Exportovat, QuickBooks zobrazí kartu Základní v dialogovém okně Exportovat zprávu, která vám umožní zkopírovat informace ve zprávě do souboru, který lze snadno otevřít v tabulkovém procesoru, jako je Microsoft Excel.

  

  Pokud chcete sestavu zkopírovat do existující tabulky aplikace Excel, vyberte možnost Existující sešit aplikace Excel.

• Skrýt záhlaví: Klepnutím na tlačítko Skrýt záhlaví odstraníte informace v záhlaví, jako je název společnosti. Pokud záhlaví skryjete, můžete znovu kliknout na tlačítko Skrýt záhlaví, aby se znovu zobrazilo.

• Sbalit: Tlačítko Sbalit sbalí podrobnosti sestavy. QuickBooks ve sbalené sestavě nezobrazuje podúčty, ale pouze účty. Chcete-li rozbalit sestavu, kterou jste dříve sbalili, klikněte na tlačítko Rozbalit.

• Refresh: Tlačítko Refresh říká QuickBooks, aby aktualizovali informace sestavy pro změny v datovém souboru QuickBooks. Na první pohled to zní šíleně, ale ve skutečnosti můžete nechat okna sestav otevřená. To znamená, že v okně sestavy se může zobrazit výkaz zisků a ztrát například před týdnem. Kliknutím na tlačítko Refresh QuickBooks ví, že by měl aktualizovat zprávu o nejnovějších změnách.

Pomocí polí okna Report

Okno Zpráva obsahuje pět polí: Data, Od, Do, Sloupce a Seřadit podle. Tato pole vám také umožňují ovládat informace zobrazené v okně Zpráva a vzhled informací.

• Pole Datum, Od a Do vám umožňují sdělit QuickBooks, jaký interval hlášení chcete v sestavě zobrazit. Pomocí těchto polí můžete QuickBooks sdělit, pro který měsíc, čtvrtletí, rok nebo cokoliv jiného chcete sestavu připravit.

• Rozbalovací seznam Sloupce zobrazuje sadu možností sloupců. Zpočátku QuickBooks zobrazuje jeden celkový sloupec pro sestavu. Pokud však vytvoříte například sestavu, která shrnuje roční údaje o příjmech a výdajích, můžete pomocí rozevíracího seznamu Sloupce sdělit QuickBooks, že chcete vidět měsíční sloupce.

• Rozbalovací seznam Seřadit podle vám umožňuje vybrat, jak mají být informace ve zprávě seřazeny.