Jak používat okno QuickBooks Set Up Budgets

Poté, co přijdete s rozpočtem, musíte svůj rozpočet zaznamenat do QuickBooks . Chcete-li vytvořit nový rozpočet v QuickBooks, postupujte takto:

1. Vyberte Společnost→ Plánování a rozpočtování→ Nastavit rozpočty.

QuickBooks otevře dialogové okno Create New Budget (Vytvořit nový rozpočet) zobrazené na následujícím obrázku, které použijete k vytvoření nového rozpočtu. (Vsaďte se, že byste to neuhodli.)

Poznámka: Pokud jste již dříve nastavili rozpočet, QuickBooks zobrazí spíše okno Nastavit rozpočty než dialogové okno Vytvořit nový rozpočet. Pokud QuickBooks zobrazí okno Set Up Budgets, musíte kliknout na jeho tlačítko Create New Budget, aby se zobrazilo dialogové okno Create New Budget.

Dialogové okno Vytvořit nový rozpočet

2. Vyberte období fiskálního roku.

Identifikujte fiskální rok, na který plánujete rozpočet. Chcete-li to provést, zadejte do poskytnutého textového pole fiskální rok. Pokud plánujete rozpočet například na fiskální rok 2021, pomocí tlačítek změňte rok na rok 2021.

3. Zvolte, zda chcete vytvořit zisk a ztrátu nebo rozvahový rozpočet.

Chcete-li vytvořit rozpočet zisků a ztrát, vyberte přepínač Zisk a ztráta, klikněte na Další a pokračujte krokem 4. Chcete-li vytvořit rozpočet rozvahy, vyberte přepínač Rozvaha, klikněte na Dokončit a přejděte ke kroku 5.

Všimněte si, že pro rozpočty zisků a ztrát a rozpočty rozvahy používáte jiný přístup. U rozpočtů zisků a ztrát rozpočítáte částku příjmů nebo výdajů očekávaných pro účet za daný měsíc. U rozpočtů rozvahy stanovíte rozpočet na konečný zůstatek účtu: konečný zůstatek účtu očekávaný pro aktiva, pasiva nebo majetkový účet vlastníka na konci měsíce.

4. V dialogovém okně Další kritéria rozpočtu zisků a ztrát (viz následující obrázek) určete další kritéria rozpočtu zisků a ztrát a klepněte na Další.

Pokud jste se v kroku 3 rozhodli vytvořit rozpočet zisků a ztrát, vyberte přepínač Zákazník:Zakázka pro další rozšíření rozpočtu tak, aby zahrnoval podrobnosti o zakázce; vyberte přepínač Třída a zahrňte třídy do svého rozpočtu; nebo jednoduše vyberte přepínač Žádná další kritéria.

Poznámka: Chcete-li rozpočet podle třídy, musíte nejprve zapnout sledování tříd.

Výběr kritérií rozpočtu pro dodatečný zisk a ztrátu

5. V dialogovém okně Vytvořit nový rozpočet (viz následující obrázek) zvolte, zda chcete vytvořit rozpočet od začátku nebo z předchozích dat.

Chcete-li vytvořit rozpočet od začátku a začít s čistým štítem, vyberte přepínač Vytvořit rozpočet od začátku. Chcete-li vytvořit rozpočet na základě vašich skutečných dat z minulého roku, vyberte přepínač s názvem Vytvořit rozpočet ze skutečných dat předchozího roku.

Výběr, zda vytvořit rozpočet od začátku

6. Až budete hotovi, klikněte na Dokončit.

QuickBooks zobrazí okno Set Up Budgets.

Okno Nastavit rozpočty

Jak pracovat se stávajícím rozpočtem

Chcete-li upravit stávající rozpočet v QuickBooks, postupujte takto:

1. Vyberte Společnost→ Plánování a rozpočtování→ Nastavit rozpočty.

QuickBooks zobrazí okno Set Up Budgets. Toto okno se používá k zaznamenání částky, kterou očekáváte pro každý příjem a výdaj za každý měsíc během roku, ve kterém sestavujete rozpočet.

2. Vyberte rozpočet nebo vytvořte nový.

Z rozevíracího seznamu Rozpočet v horní části okna vyberte rozpočet, se kterým chcete pracovat. Chcete-li vytvořit nový rozpočet (můžete mít tolik rozpočtů, kolik chcete), klikněte na tlačítko Vytvořit nový rozpočet. Nápovědu k vytvoření nového rozpočtu naleznete v předchozí části.

3. (Volitelné) Vyberte zákazníka.

Rozpočet obvykle provádíte podle účtu. Chcete-li rozpočet podrobněji odhadnout také pomocí odhadu částek pro zákazníky, úlohy nebo třídy, můžete pomocí rozevíracího seznamu Aktuální zákazník:Zakázka identifikovat konkrétní zákazníky, od kterých očekáváte příjmy nebo za které vynakládáte náklady.

Poznámka: Rozbalovací seznam Zákazník:Úloha se nezobrazí, pokud jste při vytváření rozpočtu, se kterým nyní pracujete, neuvedli, že chcete rozpočet podle zákazníka.

4. Zaznamenejte rozpočtové částky pro každý měsíc fiskálního roku.

Do příslušných měsíčních sloupců zadejte částky, které chcete rozpočítat pro každý účet. Opět si pamatujte, že výnosové a nákladové účty jsou rozpočtovány jako částka očekávaná pro daný měsíc. Částky aktiv, pasiv a vlastního kapitálu jsou rozpočtovány jako konečný zůstatek účtu očekávaný pro daný měsíc.

Chcete-li zkopírovat rozpočtovanou částku na jeden měsíc do textových polí pro následující měsíce, klikněte na tlačítko Kopírovat napříč.

5. (Volitelné) Upravte množství řádků.

Pokud zjistíte, že roční součet pro účet není takový, jaký byste chtěli, můžete se vrátit a změnit částky za každý měsíc tak, aby se sčítaly ke správnému součtu, nebo můžete kliknout na tlačítko Upravit částky na řádku . Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte dialogové okno Upravit množství řádků, jak je znázorněno na následujícím obrázku. Pomocí rozevíracího seznamu Začátek vyberte měsíc, kterým chcete začít (buď první měsíc, nebo aktuálně vybraný měsíc). Poté zvolte, zda chcete zvýšit nebo snížit rozpočtové částky a o kolik (zadáním částky v dolarech nebo procenta). Po dokončení klepněte na tlačítko OK; QuickBooks zavře dialogové okno.

Dialogové okno Upravit množství řádků

6. Opakujte podle potřeby.

Opakujte kroky 3 až 5 pro každý z účtů, pro které chcete zaznamenat rozpočtové částky.

Ano, já vím, je to hodně práce. Jen abyste věděli, ve velkých společnostech se stovkami nebo tisíci zaměstnanců stráví dva nebo tři lidé velkou část nebo dokonce celý rok prací s rozpočtovými daty.