Jak platit zaměstnancům v QuickBooks 2019 Basic Payroll

Pro osoby samostatně výdělečně činné nebo vlastníky malých firem nabízí QuickBooks 2019 dvě možnosti pro vyplácení zaměstnanců: Basic Payroll (což obvykle znamená, že vám účetní pomůže s formuláři daně ze mzdy) a Enhanced Payroll (což znamená, že QuickBooks pomáhá vám s formuláři daně ze mzdy). S volbou Základní mzdy si většinu práce uděláte sami, ale za zpracování mezd moc neplatíte.

Třetí možností mzdové agendy by byla asistovaná výplatní listina QuickBooks. S touto možností zvládnete platby svým zaměstnancům v rámci QuickBooks a Intuit pak zpracuje platby daní a vyplní potřebné daňové formuláře ze mzdy.

Nastavte si základní mzdovou agendu QuickBooks 2019

Chcete-li nastavit mzdovou agendu „udělej si sám“, musíte projít webovým pohovorem. Chcete-li zahájit tento pohovor, vyberte Zaměstnanci → Mzdy → Zapnout výplatu mezd v QuickBooks. QuickBooks zobrazí zobrazenou stránku.

První webová stránka pro nastavení mezd.

Možná budete muset kliknout na tlačítko, abyste rozbalili okno Zapnout výplatu v QuickBooks, abyste viděli možnosti Basic i Enhanced. V podstatě, pokud zvolíte možnost Základní mzdy, budete muset vy nebo váš účetní odvést daně ze mzdy a poté připravit a podat přiznání k dani ze mzdy. Pokud zvolíte možnost Enhanced Payroll, QuickBooks vám pomůže poukázat zálohy na daň ze mzdy a následně za vás připraví (nebo většinou připraví) přiznání k dani ze mzdy.

Kliknutím na tlačítko Vyzkoušet zdarma si vyberete požadovanou mzdovou volbu. QuickBooks zobrazí další stránku s informacemi, která popisuje vaše platební možnosti a případné speciální slevy. (Někdy získáte lepší cenu a speciální slevu, když se zaregistrujete například na rok.)

Ceny služeb Intuit za své mzdové služby se mění, ale v době, kdy píšu (léto 2018), služba Basic Payroll stojí kolem 250 USD ročně a služba Enhanced Payroll stojí přibližně 400 USD ročně. Každý náklad se zvyšuje v závislosti na počtu zaměstnanců, které máte, a počtu vydaných šeků.

Chcete-li zvolit možnost Basic Payroll, klikněte na tlačítko Continue, když QuickBooks zobrazí další obrazovku s dalšími informacemi o cenách a funkcích této možnosti. Poté QuickBooks shromažďuje informace o vaší kreditní kartě (aby vám mohl účtovat za službu).

Zaregistrujte se do mzdové agendy

Chcete-li se přihlásit ke službě mzdové agendy poté, co jste vybrali konkrétní možnost, vyplňte řadu formulářů na webových stránkách. Cestou zadáte své obchodní jméno a adresu a uvedete identifikační číslo zaměstnavatele vaší firmy (EIN). Chcete-li procházet formuláři webových stránek, klepněte na tlačítka Pokračovat a Zpět. QuickBooks vás provede procesem registrace velmi efektivně. Jednoduše postupujte podle pokynů na obrazovce a popište, jak vaše společnost zpracovává mzdy.

Dovolte mi však varovat: Když nastavujete informace o vaší společnosti pro mzdy, QuickBooks požádá o spoustu informací. Musíte plně popsat, jak platíte své zaměstnance, kterým odvádíte srážky a další podobné věci. Pečlivě si přečtěte pokyny, které poskytuje QuickBooks, což nějakou dobu trvá. Pokud se dostanete do problémů, možná budete chtít požádat o pomoc externího účetního, aby vám s nastavením služby Rozšířené mzdy pomohl, nebo zvažte možnost Asistované mzdové agendy.

Nastavte zaměstnance

Po nastavení informací o vaší společnosti pro mzdovou agendu jste připraveni nastavit zaměstnance pro mzdovou agendu. Jako součást procesu nastavení Basic Payroll zobrazí QuickBooks webovou stránku, kam můžete přidat své zaměstnance. Zaměstnance můžete také přidat zobrazením Centra zaměstnanců. (Vyberte Zaměstnanci → Středisko zaměstnanců a klepněte na tlačítko Nový zaměstnanec.) Když klepnete na tlačítko Nový zaměstnanec, QuickBooks zobrazí kartu Osobní v okně Nový zaměstnanec, jak je znázorněno na obrázku.

Karta Osobní v okně Nový zaměstnanec.

Chcete-li popsat zaměstnance, vyplňte pole dodaná na kartě Osobní. Všechny tyto věci jsou samozřejmé. Do polí Legal Name zadáte jméno osoby. Křestní jméno zaměstnance je v poli První, prostřední iniciála v poli MI atd.

Klepnutím na kartu Adresa a kontakt (nezobrazeno) můžete shromáždit a uložit poštovní adresu zaměstnance a další kontaktní informace, jako je jeho telefonní číslo.

Chcete-li shromažďovat a uchovávat další informace o zaměstnanci (např. číslo jeho bankovního účtu pro přímý vklad), klepněte na kartu Další informace (také není zobrazena). Tato karta obsahuje tlačítko Definovat pole, které můžete použít ke shromažďování vlastních bitů informací o zaměstnanci. Chcete-li použít možnost Vlastní pole, klikněte na tlačítko Definovat pole a poté pomocí dialogového okna Definovat pole definujte pole, která chcete přidat.

Poskytování mzdových a daňových informací

Na kartě Informace o mzdách popište, jak se počítá mzda nebo mzdy zaměstnance, jak je znázorněno na následujícím obrázku. Pomocí rozevíracího seznamu Rozvrh mezd nastavte pravidelný rozvrh mezd (například týdenní nebo poloměsíční) a přiřaďte zaměstnance k rozvrhu mezd. Pomocí rozevíracího seznamu Frekvence plateb určete platební období. Volitelně, pokud jste zapnuli funkci sledování tříd QuickBooks, použijte rozevírací seznam Třída ke klasifikaci plateb tomuto zaměstnanci. Mzdovou položku zadáte do oblasti Výdělky. Pokud zaměstnanec vydělává roční mzdu např. 30 000 USD, zadáte položku mzdového listu do sloupce Název položky. Poté do sloupce Hodinová/roční sazba zadáte roční plat 30 000 USD.

Karta Informace o mzdách v okně Nový zaměstnanec.

Chcete-li popsat, které daně zaměstnanec platí, klikněte na tlačítko Daně. QuickBooks zobrazí dialogové okno Daně. Pomocí karty Federální můžete zjistit stav přihlášení zaměstnance, počet nárokovaných příspěvků a jakékoli další zadané srážky. Kromě toho pomocí zaškrtávacích polí Předmět do označte, zda tento zaměstnanec podléhá platbám Medicare, Social Security nebo federální dani z nezaměstnanosti nebo zda má nárok na kredit z výdělku. Upozorňujeme, že ne všichni zaměstnanci podléhají daním zdravotní péče a sociálního zabezpečení. Další informace vám poskytne daňový poradce.

Záložka Federální v okně Daně.

Karta Stát samozřejmě nabízí pole, která můžete použít k popisu státních daní. Karta Jiné vám umožňuje popsat a uložit jakékoli místní daňové informace, jako je městská daň z příjmu. Opět platí, že to, co vidíte na kartě Jiné, závisí na vaší lokalitě.

Pokud klepnete na tlačítko Nemocenská/dovolená na kartě Informace o mzdách v dialogovém okně Nový zaměstnanec, zobrazí se dialogové okno Nemocenská a dovolená. Toto dialogové okno vám umožňuje určit, jak se budou načítat výplaty nemocenských nebo dovolených a doba osobní dovolené na výplatní období podle výplatního období. V době, kdy nastavujete výplatní pásku, můžete zadat počet hodin nemocenské nebo dovolené v textovém poli Hodiny dostupné od. Pomocí rozevíracího seznamu Období časového rozlišení můžete určit, jak často se má načítat nemocenská nebo dovolená. Pokud se akumuluje nemocenská nebo dovolená, použijte pole Načtené hodiny k určení, kolik hodin nemocenské nebo dovolené si zaměstnanec vydělá za každou výplatu nebo hodinu nebo na začátku roku. Pokud jste nastavili maximální počet nemocenských hodin nebo hodin dovolené, které může zaměstnanec nashromáždit, zadejte tuto hodnotu do pole Maximální počet hodin. Pokud chcete na začátku každého roku vynulovat nemocenské hodiny a hodiny dovolené, vyberte možnost Resetovat hodiny každý nový rok? zaškrtávací políčko.

Dialogové okno Nemoc a dovolená.

Oblast Dovolená v dialogovém okně Nemoc a dovolená funguje stejným způsobem jako oblast Nemoc. Do pole Hodiny dostupné od zadejte počet hodin dovolené, které jsou k dispozici. Pomocí rozevíracího seznamu Časové rozlišení zadejte, jak často zaměstnanci získávají dovolenou. Pomocí zaškrtávacích políček Načtené hodiny a Maximální počet hodin můžete řídit, jak fungují výpočty časového rozlišení dovolené. Nakonec vyberte možnost Resetovat hodiny každý nový rok? zaškrtávací políčko pro vynulování dovolené na začátku každého nového roku.

Pokud jste se rozhodli použít možnost přímého vkladu, klikněte na tlačítko Přímý vklad na kartě Údaje o mzdě v dialogovém okně Nový zaměstnanec. QuickBooks vás vyzve k poskytnutí informací nezbytných k přímému uložení šeků pro zaměstnance.

Poskytněte další informace týkající se zaměstnání

Pokud vyberete kartu Informace o zaměstnání v dialogovém okně Nový zaměstnanec, QuickBooks zobrazí kartu, kterou používáte k uložení data přijetí, data nástupu a podobných údajů o zaměstnání.

Nastavte roční částky

Pokud si službu Základní mzdová agenda zřizujete na samém začátku podnikání nebo na začátku roku, nemusíte nastavovat žádné roční částky (protože všechny od částky rovné nule). Pokud přecházíte do servisního někdy Basic mezd v pololetní však budete si muset nastavit od počátku roku k datu částky. Z tohoto důvodu vás Průvodce nastavením základní mzdy QuickBooks provede procesem zaznamenávání částek od roku k datu.

Pokud vaše mzdová agenda zpracovávala externí servisní kancelář, jako je ADP nebo Paychex, závěrečná mzdová zpráva od této externí servisní kanceláře pravděpodobně poskytuje všechny informace, které potřebujete k nastavení služby Základní mzdy. Pokud jste pracovali s účetním nebo účetním na zpracování mezd, měli byste být schopni získat pomoc této osoby, aby popsala roční částky mezd.

Zkontrolujte si údaje o nastavení mezd

Jako součást procesu nastavení Basic Payroll může QuickBooks (nebo vy) identifikovat mzdová data, která se nezdají být správná. Možná, že zaměstnanec, o kterém víte, že jste mu zaplatili, nevykazuje žádnou roční mzdu. V takovém případě opravte nesprávná data podle pokynů na obrazovce. Pamatujte však, že proces nastavení základní mzdy QuickBooks může také identifikovat podezřelá mzdová data, která jsou ve skutečnosti správná. Například ve státě Washington důstojníci nepodléhají státnímu pojištění v nezaměstnanosti, pokud se tak rozhodnou. QuickBooks to však neví, a proto označuje úředníky, kteří nejsou označeni jako subjekty státního pojištění v nezaměstnanosti, za možné chyby.

Opět platí, že pokud se necítíte pohodlně odpovídat na některé z těchto otázek ohledně nastavení mezd, požádejte o pomoc účetního. Upřímně řečeno, když vám externí servisní kancelář připraví výplatní šeky, skutečně platíte za odborné znalosti a znalosti této firmy o tom, jak všechny tyto záležitosti se zpracováním mezd fungují. Ve skutečnosti neplatíte za počítačový čas a papír, na kterém jsou šeky napsány.

Naplánujte běhy mezd QuickBooks 2019

Proces základního nastavení mezd vás také provede prací s plánováním chodů mezd. Jinými slovy, pokud budete provádět výplatní listinu každý týden, dvakrát měsíčně nebo v jakémkoliv intervalu, proces nastavení vás požádá o popis plánu. Opět platí, že stejně jako u jiných úkolů, se kterými vám proces nastavení základní mzdy pomáhá, vše, co musíte udělat, je poskytnout několik útržků informací.

Plaťte zaměstnance v QuickBooks 2019

Poté, co si projdete kroky potřebné k nastavení schopnosti zpracování mezd QuickBooks, je placení zaměstnanců – bohudík – docela snadné. Chcete-li platit zaměstnancům, postupujte takto:

Vyberte Zaměstnanci → Platit zaměstnance → Plánovaná mzda.
QuickBooks zobrazí okno Centra zaměstnanců.

Spusťte plánovanou výplatní listinu, kterou chcete spustit.
Chcete-li spustit plánovanou mzdovou agendu, kterou chcete spustit, vyberte ji v seznamu v horní části okna Centra zaměstnanců.

Klikněte na tlačítko Zahájit plánovanou výplatu mezd.

Zadejte datum kontroly mezd a pomocí pole Datum kontroly zadejte datum, které se má objevit na šekech mezd.

V poli Konec výplatního období uveďte datum, kdy končí výplatní období.

Pomocí rozevíracího seznamu Bankovní účet určete bankovní účet, na který chcete vypisovat šeky.

Ověřte zaměstnance, kterým chcete zaplatit.
QuickBooks uvádí seznam aktivních zaměstnanců zahrnutých do plánované výplatní listiny. Chcete se ujistit, že seznam vybraných zaměstnanců je správný. Kliknutím na uvedené zaměstnance je můžete vybrat a zrušit výběr.

Klikněte na Pokračovat.
QuickBooks vypočítá výplatní šeky a částky srážek ze mzdy pro každého z vybraných zaměstnanců.

Chcete-li přijmout náhled výplaty popsané nebo zobrazené v dialogovém okně, klikněte na tlačítko Vytvořit výplatu.
QuickBooks zobrazí dialogové okno, které umožňuje tisk výplatních šeků nebo výplatních lístků pro přímý vklad.

Klikněte na tlačítko Tisk výplatních šeků nebo Tisk výplatních lístků a postupujte podle pokynů na obrazovce.
Když kliknete na kterékoli tlačítko, QuickBooks zobrazí dialogové okno Select Paychecks/Pay Stub to Print. Měli byste potvrdit bankovní účet, na který chcete vypsat šeky. Pokud tisknete šeky, měli byste také použít pole První kontrolní číslo k zadání čísla předtištěného formuláře zobrazeného na prvním výplatním šeku, který budete tisknout. Měli byste také potvrdit, že výplaty zaměstnanců uvedené v dialogovém okně jsou ty, které chcete vytisknout.

Poté, co se ujistíte, že jsou informace o tisku výplaty správné, klepněte na OK.
QuickBooks zobrazí dialogové okno Tisk šeků (stejné, jaké používáte k tisku jakéhokoli šeku).

Vytiskněte šeky obvyklým způsobem.

Pokud chcete zrušit výběr výplaty pro tisk, kliknutím na sloupec kontroly zrušte zaškrtnutí a tím zrušte výběr výplaty.

Rozdávejte výplaty nebo výplatní útržky.
Je zřejmé, že po vytištění šeků je podepíšete a poté rozešlete. Tady vás nechám napospas. Jsem si jistý, že víte, jak najít zaměstnance, které potřebujete zaplatit, a navíc, jak jim předat výplaty. Sakra, pravděpodobně právě teď stojí vedle tvého stolu a čekají, až dokončíš kontroly mezd.

Okno Středisko zaměstnanců: Středisko mezd.

Jak upravit a zrušit výplaty v QuickBooks 2019

Buďte opatrní, když chcete změnit informace o kontrole mezd. Kontroly mezd jsou o něco složitější než běžné kontroly, protože informace z kontrol mezd ovlivňují spoustu mzdových přepážek. Mzdové kontroly například zvyšují hrubou mzdu někoho za rok a ovlivňují také částky srážek. Z tohoto důvodu, když chcete provést změnu nebo zrušit výplatu, kterou jste dříve vytvořili, zvolte příkaz Zaměstnanci → Upravit/Zrušit výplaty. Když to uděláte, QuickBooks zobrazí okno Upravit/zrušit výplaty (nezobrazeno). V tomto okně jsou uvedeny výplatní pásky, které jste dříve vytvořili a vytiskli. Chcete-li změnit jednu z uvedených výplat, poklepejte na výplatní pásku. Když QuickBooks zobrazí okno Paychecks, klikněte na tlačítko Paycheck Detail. Když QuickBooks zobrazí okno Review Paychecks, použijte jej k provedení příslušné změny na výplatní pásce. Všimněte si, že další podrobnosti, jako je jméno nebo adresa, můžete změnit pomocí okna Výplata.

Chcete-li zrušit výplatu zobrazenou v okně Výplata, zvolte příkaz Upravit →Zrušit výplatu.

Poté, co upravíte nebo zrušíte šek, klikněte na tlačítko Uložit a zavřít nebo na tlačítko Uložit a nový a uložte změny do výplaty.

Mzdové závazky v QuickBooks 2019

Částky, které zadržíte z výplat zaměstnanců, se stanou závazky, které musíte později zaplatit. Pokud zadržujete odpočty federální daně z příjmu, musíte tyto platby poukázat úřadu Internal Revenue Service.

Chcete-li zaplatit daňové závazky ze mzdy, vyberte Zaměstnanci→Daně ze mzdy a závazky→Zaplatit plánované závazky. QuickBooks zobrazí okno Centra zaměstnanců, které vám umožní vybrat mzdové závazky, které chcete zaplatit. Klikněte na závazek, který chcete zaplatit, a poté klikněte na tlačítko Zobrazit/Zaplatit. QuickBooks vypíše šek na zaplacení vybraného závazku. Tento šek vytisknete obvyklým způsobem.

Jak rychle musíte odvést daně ze mzdy vyvolané mzdou, závisí na řadě faktorů, včetně velikosti vkladu. Osvědčeným postupem je však okamžitě poukázat veškeré dlužné částky. Příslušná vládní agentura vám obvykle umožňuje snadno a elektronicky provádět daňové vklady pomocí webové stránky. Webová stránka ministerstva financí USA vám například umožňuje snadno provádět vklady federálních daní tímto způsobem. Ve skutečnosti jste povinni tento systém používat, pokud čtvrtletně platíte na daních ze mzdy více než 2 500 USD.