Jak nastavit úlohu QuickBooks 2015

V QuickBooks 2015 můžete sledovat faktury podle zákazníka nebo podle zákazníka a zakázky. Může to znít divně, ale některé firmy fakturují zákazníkům (možná několikrát) za konkrétní zakázky. Vezměte si případ stavebního subdodavatele, který provádí zakládání staveb pro hrstku stavitelů rodinných domů. Tento stavební subdodavatel pravděpodobně fakturuje svým zákazníkům podle zakázky a každému zákazníkovi fakturuje vícekrát za stejnou zakázku.

Například fakturuje společnosti Poverty Rock Builders za práci nadace na Birch Street 1113, když vylije základy, a pak znovu, když položí blok. V 1028 Fairview vyžaduje stejná základní práce také více než jednu fakturu.

Chcete-li nastavit úlohy pro zákazníky, musíte je nejprve popsat. Poté postupujte takto:

Vyberte Zákazníci→Zákaznické centrum.

QuickBooks zobrazí okno zákaznického centra.

Klepněte pravým tlačítkem myši na zákazníka, pro kterého chcete nastavit úlohu, v kontextové nabídce, která se zobrazí, zvolte Přidat úlohu a klepněte na kartu Přidat úlohu.

QuickBooks zobrazí okno Nová úloha. Toto okno se používá k popisu úlohy. Velká část informací v tomto okně se objeví na faktuře.

Přidejte název úlohy.

Kurzor je v textovém poli Název úlohy. Stačí zadat název zakázky nebo projektu.

(Volitelné) Pokud sledujete zůstatky zákazníka podle zakázky, zadejte počáteční zůstatek zakázky .

Přesuňte kurzor do textového pole Počáteční zůstatek a zadejte celkovou částku, kterou zákazník dluží na zakázce, kterou popisujete v den konverze.

Do textového pole As Of zadejte aktuální datum.

Identifikujte zákazníka.

V případě, že jste v kroku 2 vybrali nesprávného zákazníka, nahlédněte do rozevíracího seznamu Zákazník. Jmenuje správného zákazníka? Pokud ne, aktivujte rozevírací seznam a vyberte správného zákazníka.

(Volitelné) Pojmenujte svůj kontakt a vyplňte další relevantní informace.

Do textových polí Celé jméno můžete zadat jméno svého kontaktu a alternativního kontaktu. QuickBooks za vás vyplní textové pole Kontakt. Pravděpodobně vám to nemusí říkat, ale vyplňte textová pole Telefon, Fax, E-mail a webové stránky, abyste měli tyto informace po ruce.

Zadejte fakturační adresu zakázky.

Pomocí textového pole Fakturovat můžete zadat fakturační adresu zákazníka. Protože je velká šance, že fakturační adresa zakázky je stejná jako fakturační adresa zákazníka, QuickBooks zkopíruje fakturační adresu ze seznamu zákazníků. Ale pokud je to nutné, proveďte změny.

Vyberte adresu pro odeslání.

Pomocí textového pole Odeslat můžete zadat dodací adresu úlohy. Pokud je dodací adresa stejná jako fakturační adresa, klikněte na tlačítko Kopírovat.

Klikněte na kartu Nastavení plateb a popište platební podmínky zákazníka.

Pomocí karty Nastavení plateb můžete například zaznamenat číslo účtu a preferovaný způsob platby. Kreditní limit zákazníka můžete nastavit pomocí pole Kreditní limit. A můžete ukládat informace o platbách kreditní kartou pro zákazníky, kteří chtějí, abyste uchovávali čísla jejich karet v evidenci.

(Velmi volitelné) Klepněte na kartu Další informace a kategorizujte úlohu.

K zadání typu úlohy můžete použít rozevírací seznam Typ zákazníka. Jediné počáteční typy ve výchozím seznamu jsou Z reklamy, Doporučení, Maloobchod a Velkoobchod. Další typy můžete vytvořit tak, že vyberete Přidat nového z rozevíracího seznamu Typ zákazníka (takže QuickBooks zobrazí dialogové okno Nový typ zákazníka) a poté vyplníte prázdná místa.

(Volitelné) Klikněte na kartu Job Info a přidejte konkrétní informace o úloze.

Pomocí rozevíracího seznamu Stav úlohy na kartě Informace o úloze můžete vybrat možnost Žádná, Nevyřízeno, Uděleno, Probíhá, Uzavřeno nebo Nezadáno, podle toho, co je nejvhodnější. Datum zahájení je samozřejmě den, kdy zahájíte práci. Jak každý ví, Projected End a End Date nemusí být nutně stejné. Nevyplňujte Datum ukončení, dokud není úloha skutečně dokončena.

Pole Popis úlohy může obsahovat jakékoli užitečné informace, které se vejdou na jeden řádek, a Typ úlohy je další pole, které můžete použít. (Pokud toto pole použijete, můžete přidat nový typ úlohy výběrem možnosti Přidat novou ze seznamu Typ úlohy.)

Uložte informace o úloze kliknutím na OK nebo Další.

Po dokončení popisu úlohy máte dvě možnosti: Kliknutím na OK přidáte úlohu do seznamu a vrátíte se do okna Zákaznického centra, nebo můžete kliknout na Další a přidat úlohu do seznamu a ponechat okno Nová úloha na obrazovce. abyste mohli přidat další úlohy.

Informace o úloze můžete upravit stejným způsobem, jako upravujete informace o zákaznících. Zobrazte okno Zákaznického centra výběrem Customer→Customer Center. Když QuickBooks zobrazí okno, poklepejte na úlohu a proveďte změny v okně Upravit úlohu, které se objeví.

Chcete-li do seznamu zákazníků přidat velký počet zákazníků nebo úloh současně, zobrazte okno Zákaznické centrum, klepněte na tlačítko Nový zákazník a úloha a poté vyberte možnost Přidat více zákazníků: Úlohy. QuickBooks zobrazí tabulku Přidat/upravit více položek seznamu, která vám umožní shromažďovat a upravovat všechny stejné informace jako běžná okna Customers & Jobs.

Můžete také deaktivovat zaměstnance ze svého seznamu, pokud se začne zahlcovat jmény zaměstnanců, kteří pro vás již nepracují. S jejich deaktivací byste měli počkat až do konce roku a vytištění formulářů W-2.