Jak nastavit seznamy hlavních souborů v QuickBooks 2019

Když nastavujete QuickBooks 2019, prakticky nevytvoříte pouze firemní soubor, který budete používat k ukládání finančních informací o vaší firmě, ale také nastavíte hlavní seznamy souborů, jako je seznam položek QuickBooks a seznam tříd QuickBooks. . Tyto seznamy hlavních souborů ukládají informace, které můžete použít a znovu použít. Jeden ze seznamů hlavních souborů popisuje každého z vašich zákazníků; tento hlavní soubor zákaznických informací obsahuje jméno a adresu zákazníka, kontaktní informace, čísla účtů a tak dále.

Seznam položek Quickbooks

Pokud zvolíte příkaz Seznamy → Seznam položek, QuickBooks zobrazí okno Seznam položek, jak je znázorněno. V okně Seznam položek jsou uvedeny všechny položky, které jste nastavili jako součást spuštění QuickBooks Setup, a položky, které jste přidali ručně od spuštění Průvodce nastavením.

Okno Seznam položek.

Seznam cenových hladin QuickBooks 2019

Seznam Cenová hladina vám umožňuje vytvářet úpravy cen, které můžete používat za chodu, když fakturujete zákazníkům, vystavujte dobropisy a tak dále.

Daňové kódy z prodeje v QuickBooks 2019

Seznam Kód daně z prodeje obsahuje seznam kódů nebo zkratek, které můžete použít k popisu položek jako zdanitelných nebo nezdanitelných. Pokud zvolíte tento příkaz, QuickBooks zobrazí okno se seznamem existujících kódů DPH. (Obvykle vidíte dva existující kódy: Daň a Ne.)

Seznam kódů daně z prodeje se nezobrazí, pokud neřeknete QuickBooks, aby sledoval daň z obratu během nastavování nebo později. Chcete-li přidat kódy daně z prodeje, proveďte následující kroky:

Vyberte Upravit → Předvolby.

Klikněte na položku Daň z prodeje v seznamu předvoleb.

Klikněte na kartu Předvolby společnosti.

Odpovězte na otázku Účtujete daň z obratu kliknutím na pole Ano.

Chcete-li přidat nový kód daně z obratu, klikněte na Přidat položku daně z prodeje a popište novou daň z prodeje, když QuickBooks zobrazí dialogové okno Nová položka (nezobrazeno), pojmenováním položky daně z obratu, stručně ji popište a poté zadejte daň z obratu. sazba a daňová agentura.

Jak nastavit seznam mzdových položek v QuickBooks 2019

Seznam Položka mezd identifikuje položky, které se objevují na útržcích kontroly mezd zaměstnanců. Pokud pro zpracování mezd používáte externí mzdovou kancelář – a to není špatný nápad – nemusíte se ani starat o seznam mzdových položek. Pokud používáte službu QuickBooks Enhanced Payroll Service, opět si nedělejte starosti se seznamem mzdových položek. (V obou případech lidé z QuickBooks nastavili mzdové položky, které používáte pro evidenci mezd.) A v případě plnohodnotné mzdové služby Intuit „my uděláme vše“, dokonce ani nepotřebujete sledovat mzdy uvnitř QuickBooks, protože lidé z QuickBooks to dělají ve své kanceláři na svých počítačích.

Pokud potřebujete přidat mzdové položky, postupujte takto:

1. Zvolte příkaz Seznamy → Seznam mzdových položek.

QuickBooks zobrazí okno se seznamem mzdových položek.

2. Pro přidání nové Mzdové položky klikněte na tlačítko Mzdová položka a poté zvolte Mzdová položka → Nová.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Přidat novou mzdovou položku (nezobrazeno). Můžete se rozhodnout nastavit novou mzdovou položku pomocí metody EZ Set Up nebo Custom Set Up:

• EZ Set Up: Pokud chcete, aby vám QuickBooks pomohl, a nastavujete běžnou mzdovou položku, klikněte na tlačítko EZ Set Up, klikněte na Další a jednoduše postupujte podle pokynů na obrazovce.
• Vlastní nastavení: Pokud chcete provést vlastní nastavení mzdové položky, klikněte na tlačítko Vlastní nastavení a poté klikněte na Další. QuickBooks vás provede rozhovorem na více obrazovkách, který se vás zeptá na mzdovou položku, kterou je třeba nastavit. První dialogové okno, které QuickBooks zobrazí, vás například požádá o identifikaci typu mzdové položky, kterou chcete vytvořit. Na tuto otázku odpovíte výběrem jednoho z přepínačů a kliknutím na tlačítko Další.

3. Pojmenujte mzdovou položku.

Poté, co určíte typ mzdové položky, pojmenujte ji. QuickBooks poskytuje další verzi dialogového okna Přidat novou mzdovou položku, které obsahuje pole, které vyplníte a pojmenujete novou položku.

4. Chcete-li dokončit nastavení mzdové položky, klikněte na tlačítko Další a projděte zbývající otázky nastavení mzdové položky.

Identifikujete název vládního úřadu, kterému je závazek uhrazen, identifikační číslo poplatníka, které vás jednoznačně identifikuje daňovému úřadu, účet závazku, který používáte ke sledování položek, řádek daňového formuláře, který používáte k nahlášení položka, pravidla, která by měl QuickBooks používat pro výpočet položky (například zda položka podléhá daním) a několik dalších různých údajů. Poté, co zadáte všechny tyto informace a kliknete na tlačítko Dokončit (které se objeví v posledním okně Přidat novou mzdovou položku), QuickBooks přidá novou mzdovou položku do seznamu mzdových položek.

Nabídka Mzdová položka poskytuje příkazy, které jsou užitečné pro práci se seznamem Mzdové položky. Kromě příkazů, které používáte k přidání položky do seznamu, nabízí nabídka příkazy pro mazání mzdových položek, přejmenování mzdových položek, aktivaci mzdových položek a tisk seznamu mzdových položek.

Jak nastavit seznam tříd QuickBooks 2019

QuickBooks vám umožňuje používat třídy k oddělení nebo sledování finančních dat způsoby, které nejsou možné, když používáte jiné kousky účetních informací, jako je číslo účtu, zákazník, obchodní zástupce, položka a tak dále. Firma může použít třídy například k oddělení finančních informací podle obchodů, obchodních jednotek nebo zeměpisných území.

Chcete-li nastavit třídy, postupujte takto:

1. Zvolte příkaz Seznamy → Seznam tříd.
QuickBooks zobrazí okno Class List, jak je znázorněno.

Okno Seznam tříd.

Pokud nevidíte příkaz Seznam tříd, zvolte Úpravy → Předvolby, klikněte na ikonu Účetnictví, klikněte na kartu Předvolby společnosti a zaškrtněte políčko Použít sledování tříd pro transakce.

2. Chcete-li vytvořit novou třídu, zvolte Třída → Nová ve spodní části okna.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Nová třída, jak je znázorněno.

Dialogové okno Nová třída.

3. Chcete-li pojmenovat novou třídu, zadejte název nebo zkratku do pole Název třídy.

Všimněte si, že název třídy zadáváte vždy, když zaznamenáte transakci, která spadá do třídy. Z tohoto důvodu nechcete vytvářet zdlouhavé nebo snadno zaměnitelné názvy tříd. Udržujte věci krátké, jednoduché a snadné.

4. Pokud je třída, kterou nastavujete, ve skutečnosti podtřídou nadřazené třídy, zaškrtněte políčko Podtřída a poté vyberte nadřazenou třídu z rozevíracího seznamu Podtřída.

5. Klepnutím na tlačítko OK třídu uložíte.

Případně klikněte na Storno, chcete-li třídu neuložit, nebo klikněte na tlačítko Další, chcete-li třídu uložit a znovu zobrazit dialogové okno Nová třída.

Pokud nechcete, aby se třída dále používala, můžete zaškrtnout políčko Třída je neaktivní.

Nabídka Třída, která se zobrazí po klepnutí na tlačítko Třída, také poskytuje příkazy pro úpravu informací o vybrané třídě, pro smazání vybrané třídy, pro deaktivaci vybrané třídy a pro tisk seznamu tříd a také několik další užitečné příkazy. Všechny tyto příkazy se používají docela jednoduše. Experimentujte s nimi, abyste zjistili, jak fungují.

Jak nastavit seznam zákazníků QuickBooks 2019

Seznam zákazníků sleduje všechny vaše zákazníky a informace o zákaznících, jako jsou fakturační a dodací adresy.

Chcete-li přidat zákazníka do seznamu zákazníků, postupujte takto:

1. Zvolte příkaz Zákazníci → Zákaznické centrum.

QuickBooks zobrazí okno Informace o zákazníkovi.

Okno Informace o zákazníkovi.

2. Chcete-li přidat nového zákazníka, klepněte na rozevírací seznam Nový zákazník a úloha a poté vyberte příkaz Nový zákazník.

QuickBooks zobrazí okno Nový zákazník.

Okno Nový zákazník.

3. Pomocí pole Jméno zákazníka zadejte krátké jméno zákazníka.

Do pole Jméno zákazníka nemusíte zadávat celé jméno zákazníka. Tyto informace mohou být uvedeny v poli Název společnosti zobrazeném na kartě Informace o adrese. Potřebujete jen nějakou zkrácenou verzi jména zákazníka, kterou můžete použít k odkazování na zákazníka v rámci účetního systému QuickBooks.

4. (Volitelné) Pokud zákazníkovi fakturujete v jiné měně, než je vaše obvyklá domácí měna, vyberte tuto měnu z rozevíracího seznamu Měna.

Pokud jste QuickBooks řekli, že pracujete ve více měnách – udělali byste to během procesu nastavení EasyStep Interview – QuickBooks chce, abyste identifikovali, když fakturujete zákazníkovi a vybíráte platby od zákazníka v jiné měně, než je vaše domácí měna.

5. (Obvyklé pravidlo) Ignorujte pole Počáteční zůstatek a Stav.

Obvykle nechcete nastavit počáteční zůstatek zákazníka pomocí polí Počáteční zůstatek a Ze dne. To není správný způsob, jak nastavit zůstatek pohledávek nových zákazníků. Pokud to uděláte, v podstatě nastavujete debetní část záznamu bez odpovídající kreditní části. Později budete muset zadávat bláznivé, bláznivé záznamy do deníku, abyste opravili své neúplné účetnictví. Existuje však výjimka z obvyklého pravidla, jak je uvedeno v následujícím tipu.

6. Pomocí polí na kartě Adresa Info zadejte název společnosti a kontaktní informace, včetně jména kontaktu, telefonních čísel, faxových čísel, e-mailových adres, fakturačních a dodacích adres a tak dále.

Neřeknu vám, že byste měli zadat něčí jméno a příjmení do polí Celé jméno nebo že telefonní čísla vašeho zákazníka patří do polí označených Hlavní telefon a Pracovní telefon.

7. Klepnutím na kartu Nastavení plateb zobrazíte sadu zobrazených polí.

Můžete zaznamenat číslo účtu zákazníka, jeho kreditní limit, platební podmínky, preferované způsoby platby a doručení a dokonce i informace o kreditní kartě. Všimněte si, že zaškrtávací políčka Online platby vám umožňují označit, že vám zákazník může platit kreditní kartou nebo bankovním převodem – ale tyto služby již musíte mít nastavené. Pokud jste služby nenastavili, QuickBooks vás vyzve k jejich nastavení, když zaškrtnete jedno z těchto políček.

Karta Nastavení plateb.

8. (Volitelné) Pokud sledujete daně z prodeje, klikněte na kartu Nastavení daně z prodeje a zobrazte pole, která budete používat k identifikaci sazby daně z prodeje tohoto zákazníka.

Karta Nastavení daně z prodeje například obsahuje rozevírací seznam Kód daně, který používáte k označení kódu DPH, který se vztahuje na tohoto konkrétního zákazníka. Můžete také identifikovat skutečnou položku daně z obratu a případně číslo dalšího prodeje.

9. Uveďte trochu dalších informací o zákazníkovi.

Pokud klepnete na kartu Další informace, QuickBooks zobrazí několik dalších polí, která můžete použít ke shromažďování a ukládání informací o zákaznících. Rozbalovací seznam Typ zákazníka můžete použít například ke kategorizaci zákazníka jako vhodného pro určitý typ zákazníka. A můžete použít rozevírací seznam Zástupce k identifikaci výchozího obchodního zástupce zákazníka. Nakonec můžete kliknout na tlačítko Definovat pole a zadat další pole, která chcete shromažďovat a vykazovat pro zákazníka.

Karta Další informace.

10. (Volitelné) Klepněte na kartu Job Info (Informace o úloze) a popište úlohu zákazníka.

Karta Job Info umožňuje popsat informace spojené s konkrétní úlohou prováděnou pro zákazníka. Kartu Informace o úloze použijete, pokud nejen nastavujete zákazníka, ale také pro něj nastavujete úlohu.

11. Po dokončení popisu zákazníka uložte popis kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít nebo Uložit a nový.

Nastavte seznam dodavatelů v QuickBooks

Stejně jako používáte seznam zákazníků k vedení záznamů o všech svých zákaznících, používáte seznam dodavatelů k vedení záznamů o svých prodejcích. Stejně jako seznam zákazníků vám seznam dodavatelů umožňuje shromažďovat a zaznamenávat informace, jako je adresa dodavatele, kontaktní osoba a tak dále.

Chcete-li přidat dodavatele do seznamu dodavatelů, postupujte takto:

1. Zvolte příkaz Dodavatelé → Centrum dodavatelů.

Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí okno Informace o dodavateli.

Okno Informace o dodavateli.

2. Chcete-li přidat nového dodavatele, klepněte na rozevírací seznam Nový dodavatel a poté vyberte Nový dodavatel.

QuickBooks zobrazí okno Nový dodavatel.

Okno Nový dodavatel.

3. Zadejte jméno dodavatele do pole Název dodavatele.

Stejně jako v případě seznamu zákazníků používáte toto jméno k označení dodavatele v rámci QuickBooks. Z tohoto důvodu je zkratka v pořádku. Chcete jen něco, co lze snadno zadat a snadno zapamatovat.

4. (Volitelné) Pokud svému dodavateli platíte v jiné měně, než je vaše obvyklá domácí měna, vyberte tuto měnu z rozevíracího seznamu Měna.

Pokud jste řekli QuickBooks, že pracujete ve více měnách – udělali byste to během procesu nastavení EasyStep Interview – QuickBooks chce, abyste identifikovali, když obdržíte účty od dodavatele nebo zaplatíte dodavateli v jiné měně, než je vaše domácí měna.

5. (Obvyklé pravidlo) Ignorujte pole Počáteční zůstatek a Od.

Nedělejte nic s krabicemi Počáteční zůstatek a Stav. Lidé, kteří to lépe neznají, používají tato pole k zadání počátečního zůstatku dlužného prodejci a data, kdy je částka dlužná, ale tyto záznamy způsobují později problémy. Někdy v budoucnu bude muset účetní této ubohé duše najít a opravit tuto chybu. Stejně jako při přidávání nových zákazníků však existuje výjimka z obvyklého pravidla, jak je uvedeno v následujícím tipu.

Ačkoli obvyklé pravidlo je, že nechcete nastavit počáteční zůstatek pro dodavatele, toto pravidlo má důležitou výjimku. Zaznamenáte svůj splatný zůstatek k datu konverze nastavením počátečního zůstatku pro každého dodavatele k datu konverze. Součet těchto počátečních zůstatků je to, co QuickBooks používá k určení vašich celkových účtů splatných k datu konverze.

6. Zadejte informace o adrese dodavatele.

Karta Informace o adrese poskytuje spoustu snadno srozumitelných polí, která používáte ke shromažďování informací o jménu a adrese dodavatele. Předvídatelně zadáte celé jméno dodavatele do pole Název společnosti.

Klepnutím na tlačítka Upravit na kartě Informace o adrese zobrazíte další dialogové okno s názvem Upravit informace o adrese, které vám umožní zadat adresu v typickém formátu ulice, města, státu a PSČ. Tlačítka Upravit se zobrazí napravo od adresních bloků Fakturováno od a Odesláno.

7. Poskytněte jakékoli další potřebné informace.

Karta Nastavení plateb shromažďuje nejrelevantnější informace o dodavateli, včetně čísla účtu, úvěrového limitu a platebních podmínek, ale pokud klepnete na kartu Nastavení daně, kartu Nastavení účtu nebo kartu Další informace, QuickBooks zobrazí několik dalších polí, která můžete použít ke shromažďování a ukládání informací:

• Karta Nastavení daně vám umožňuje shromáždit daňové identifikační číslo dodavatele, abyste mohli (jak to někdy vyžadují federální daňové zákony) odeslat dodavateli formulář 1099 na konci roku.
• Karta Nastavení účtu vám umožňuje určit, které účty by měl QuickBooks použít k předvyplnění polí účtu při zadávání transakce pro dodavatele.
• Karta Další informace vám umožňuje kategorizovat dodavatele podle typu a také vám umožňuje vytvářet další vlastní pole.

Pokud platíte dodavateli poprvé, dobrým vodítkem je získat jeho daňové identifikační číslo. Pokud vám někdo neposkytne své daňové identifikační číslo – a tím vám znemožní hlásit platby, které mu provádíte – je to pravděpodobně známka toho, že něco není v pořádku.

Karta Nastavení plateb.

8. Klepněte na tlačítko OK.

Okno Nový dodavatel se zavře a vy se vrátíte zpět do Centra dodavatelů.

Pokud klepnete na kartu Nastavení účtu (čtvrtá karta dostupná v okně Nový dodavatel), QuickBooks zobrazí pole, která můžete použít k seznamu účtů, které má QuickBooks automaticky vyplnit, když zaznamenáte šek u některého dodavatele nebo když zaznamenat fakturu od nějakého prodejce. Pokud například šek na telefonní společnost platí telefonní výdaje, můžete společnosti QuickBooks říci, aby předvyplnila tuto kategorii výdajů, až příště zadáte účet nebo zaznamenáte šek, abyste zaplatili danému prodejci. Nezadá částku, protože (samozřejmě) částka se může změnit, ale pokud tuto možnost použijete, nebudete muset prohledávat všechny své účty, abyste našli telefonní výdaje.

Nastavte seznam dlouhodobého majetku v QuickBooks

Pokud zvolíte příkaz Seznamy → Seznam položek dlouhodobého majetku, QuickBooks zobrazí okno seznamu položek dlouhodobého majetku. Toto okno můžete použít k zobrazení seznamu dlouhodobého majetku – nábytku, vybavení, strojů, vozidel a tak dále – který jste zakoupili. To znamená, že tento seznam můžete vidět poté, co kliknete na rozevírací seznam Položka, zvolíte Nová a vyplníte okno Nová položka pro každý dlouhodobý majetek.

Každý dlouhodobý majetek popíšete pomocí okna Nová položka.

Seznam položek dlouhodobého majetku není ve skutečnosti integrován s hlavní knihou QuickBooks. Zaznamenáváte nákup nebo likvidaci dlouhodobého majetku pomocí běžných starých transakcí QuickBooks. Nákup konkrétního dlouhodobého aktiva můžete zaznamenat jednoduše zadáním šeku obvyklým způsobem. A můžete zaznamenat vyřazení dlouhodobého majetku zadáním položky deníku hlavní knihy.

Seznam položek dlouhodobého majetku pak funguje pouze jako samostatný seznam, který vám umožní sledovat zakoupený dlouhodobý majetek.

Nastavte si seznam cenových hladin QuickBooks

Cenová hladina změní prodejní cenu nahoru nebo dolů, když děláte věci, jako faktury. Můžete vytvořit cenovou hladinu, která odpovídá preferované zákaznické slevě na zadané položky. Když vytvoříte fakturu pro tyto položky, namísto použití standardní ceny pro položku (která se zobrazí v okně Vytvořit fakturu ve sloupci Cena), můžete vybrat preferovanou zákaznickou slevu na cenové úrovni (ve sloupci Cena) a použít zlevněnou preferovanou zákazník.

Chcete-li vytvořit cenovou hladinu, zvolte příkaz Seznamy → Cenová hladina. Když QuickBooks zobrazí okno se seznamem cenové hladiny (nezobrazeno), klikněte na rozevírací seznam Cenová hladina a poté zvolte Nový. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Nová cenová hladina, zadejte název cenové hladiny do textového pole Název cenové hladiny, pomocí pole Typ cenové hladiny a seznamu určete, na které položky se cenová hladina vztahuje, a poté použijte Upravit cenu a Zaokrouhlení polí pro nastavení cen nové cenové hladiny. Když kliknete na OK, QuickBooks znovu zobrazí okno se seznamem cenové hladiny – tentokrát s vaší novou cenovou hladinou. Stávající cenové hladiny můžete upravit a odstranit pomocí dalších příkazů, které se zpřístupní po klepnutí na tlačítko Cenová hladina.

Nastavte seznam úrovní fakturační sazby QuickBooks

Účtovaná sazba určuje částku, kterou účtovat za položky služby. Zatímco advokátní kancelář může například prodávat pouze hodiny právního poradenství, položka „právní poradenství“ by byla účtována za různé sazby pro různé právníky. Advokátovi, který právě ukončil právnickou fakultu, může být jeho čas účtován jednou sazbou, zatímco starší partner ve firmě může účtovat jinou, pravděpodobně mnohem vyšší sazbu.

Chcete-li nastavit účtovací sazbu, vyberte příkaz Seznamy → Seznam úrovní účtování. Když QuickBooks zobrazí okno Úroveň fakturační sazby (nezobrazeno), klikněte na rozevírací seznam Úroveň fakturační sazby a poté zvolte Nový, aby se zobrazilo dialogové okno Nová úroveň fakturační sazby. Pomocí dialogového okna Nová úroveň fakturační sazby definujete fakturační sazbu, pojmenujete úroveň fakturační sazby a poté nastavíte pevnou hodinovou sazbu pro úroveň fakturační sazby nebo různé hodinové sazby pro různé položky služeb.

Mimochodem, poté, co vytvoříte úrovně fakturačních sazeb pomocí příkazu Seznam úrovní fakturačních sazeb, musíte tyto úrovně propojit s konkrétními zaměstnanci, aby se při účtování času zaměstnance použila správná sazba. Chcete-li to provést, zobrazte okno Středisko zaměstnanců výběrem příkazu Zaměstnanci → Středisko zaměstnanců. Poté klikněte pravým tlačítkem na zaměstnance, z místní nabídky zvolte Upravit zaměstnance, klikněte na kartu Další informace, když QuickBooks zobrazí dialogové okno Upravit zaměstnance, a vyberte příslušnou fakturační sazbu v seznamu Úroveň fakturační sazby.

Nastavte seznamy profilů

Pokud zvolíte příkaz Seznamy → Seznam profilů zákazníků a dodavatelů, QuickBooks zobrazí podnabídku příkazů, které používáte k vytvoření některých mini seznamů, které QuickBooks používá pro usnadnění vašeho účetnictví a účetnictví. Seznamy profilů obsahují seznamy obchodních zástupců, typů zákazníků, typů dodavatelů, typů úloh, platebních podmínek, zpráv zákazníků, způsobů platby, způsobů dopravy a vozidel. Většina seznamů profilů se používá zatraceně jednoduše. Pokud například zvolíte příkaz Seznam obchodních zástupců, QuickBooks zobrazí okno se seznamem obchodních zástupců. Poté kliknete na rozevírací seznam Prodejce a zvolíte Nový. QuickBooks zobrazí dialogové okno Nový obchodní zástupce.

Dialogové okno Nový obchodní zástupce.

V případě, že stále pociťujete určitou míru účetní úzkosti, dovolte mi upozornit, že do pole Jméno obchodního zástupce zadáváte jméno obchodního zástupce. Poté opatrně zahodíte a zadáte iniciály obchodního zástupce do pole Iniciály obchodního zástupce. Když kliknete na OK, QuickBooks přidá obchodního zástupce do vašeho seznamu obchodních zástupců.

Ostatní seznamy profilů fungují stejným jednoduchým, zmenšeným způsobem. Z podnabídky zvolíte seznam profilů, kliknete na tlačítko Seznam profilů a zvolíte Nový. Když QuickBooks zobrazí okno, použijete jedno nebo dvě pole k popisu nového seznamu profilů.