Jak nastavit seznam dodavatelů QuickBooks 2014

Stejně jako používáte seznam zákazníků v QuickBooks k vedení záznamů o všech svých zákaznících, používáte seznam dodavatelů k vedení záznamů o svých prodejcích. Stejně jako seznam zákazníků vám seznam dodavatelů umožňuje shromažďovat a zaznamenávat informace, jako je adresa dodavatele, kontaktní osoba a tak dále.

Chcete-li přidat dodavatele do seznamu dodavatelů, postupujte takto:

1Vyberte příkaz Dodavatelé→Centrum dodavatele.

Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí okno Vendor Center.

2 Chcete-li přidat nového dodavatele, klikněte na tlačítko Nový dodavatel a poté z rozevíracího seznamu vyberte Nový dodavatel.

QuickBooks zobrazí okno Nový dodavatel.

3 Zadejte jméno dodavatele do pole Název dodavatele.

Stejně jako v případě seznamu Customer:Job použijete tento název k označení dodavatele v rámci QuickBooks. Z tohoto důvodu je zkratka v pořádku. Chcete jen něco, co lze snadno zadat a snadno zapamatovat.

4 (Volitelné) Pokud platíte svému dodavateli v jiné měně, než je vaše obvyklá domácí měna, vyberte tuto měnu z rozevíracího seznamu Měna.

Pokud jste řekli QuickBooks, že pracujete ve více měnách – udělali byste to během procesu nastavení EasyStep Interview – QuickBooks chce, abyste identifikovali, když obdržíte účty od dodavatele nebo zaplatíte dodavateli v jiné měně, než je vaše domácí měna. (Poznámka: Obrázek nezobrazuje rozevírací seznam Měna, protože není zapnuta funkce sledování více měn.)

5 (Obvyklé pravidlo) Ignorujte pole Počáteční zůstatek a Od.

Nedělejte nic s krabicemi Počáteční zůstatek a Stav. Lidé, kteří to neznají, používají tato pole k zadání počátečního zůstatku dlužného prodejci a data, kdy je částka dlužná. To ale vytváří problémy později. Někdy v budoucnu bude muset účetní této ubohé duše najít a opravit tuto chybu.

Stejně jako při přidávání nových zákazníků však existuje výjimka z obvyklého pravidla.

Ačkoli obvyklé pravidlo je, že nechcete nastavit počáteční zůstatek pro dodavatele, toto pravidlo má důležitou výjimku. Zaznamenáte svůj splatný zůstatek k datu konverze nastavením počátečního zůstatku pro každého dodavatele k datu konverze. Součet těchto počátečních zůstatků je to, co QuickBooks používá k určení vašich celkových účtů splatných k datu konverze.

6Zadejte informace o adrese dodavatele.

Karta Informace o adrese poskytuje spoustu snadno srozumitelných polí, která používáte ke shromažďování informací o jménu a adrese dodavatele. Předvídatelně zadáte celé jméno dodavatele do pole Název společnosti.

Klepnutím na tlačítka Upravit na kartě Informace o adrese zobrazíte další dialogové okno s názvem Upravit informace o adrese, které vám umožní zadat adresu v typickém formátu ulice, města, státu a PSČ. Tlačítka Upravit se zobrazí napravo od adresních bloků Fakturováno od a Odesláno.

7Uveďte všechny potřebné další informace.

Karta Nastavení plateb shromažďuje nejrelevantnější informace o dodavateli, včetně čísla účtu, úvěrového limitu a platebních podmínek, ale pokud klepnete na kartu Nastavení daně, kartu Nastavení účtu nebo kartu Další informace, QuickBooks zobrazí několik dalších polí, která můžete použít ke shromažďování a ukládání informací:

Karta Nastavení daně vám umožňuje shromáždit daňové identifikační číslo dodavatele, abyste mohli (jak to někdy vyžadují federální daňové zákony) odeslat dodavateli formulář 1099 na konci roku.

Karta Nastavení účtu vám umožňuje určit, které účty by měl QuickBooks použít k předvyplnění polí účtu při zadávání transakce pro dodavatele.

Karta Další informace vám umožňuje kategorizovat dodavatele podle typu a také vám umožňuje vytvářet další vlastní pole.

Pokud platíte dodavateli poprvé, dobrým vodítkem je získat jeho daňové identifikační číslo. Pokud vám někdo neposkytne své daňové identifikační číslo – a tím vám znemožní hlásit platby, které mu provádíte – pravděpodobně to znamená, že něco není v pořádku.

Pokud klepnete na kartu Nastavení účtu (čtvrtá karta dostupná v okně Nový dodavatel), QuickBooks zobrazí pole, která můžete použít k seznamu účtů, které má QuickBooks automaticky vyplnit, když zaznamenáte šek u některého dodavatele nebo když zaznamenat fakturu od nějakého prodejce.

Například, pokud šek pronajímateli vždy platí náklady na nájem a náklady na energie, můžete QuickBooks říct, aby předvyplnil, pomocí těchto dvou účtů pokaždé, když uvedete, že píšete šek nebo zaznamenáváte účet od pronajímatele.