Jak nastavit předvolby účetnictví v QuickBooks 2011

Nastavením předvoleb můžete určit, jak pro vás QuickBooks pracuje. Ve skutečnosti mnoho z toho, co děláte, když spustíte QuickBooks 2011 EasyStep Interview (když nastavujete QuickBooks), poskytuje informace, které QuickBooks používá k nastavení vašich preferencí.

Pokud například uvedete, že zákazníkům účtujete daň z obratu, rozhovor EasyStep popisuje, jak by daň z obratu měla fungovat pro vaši firmu pomocí předvoleb daně z obratu.

Karta Moje předvolby sady Předvolby účtování poskytuje jedinou možnost: QuickBooks můžete říci, že chcete, aby automaticky vyplňoval informace při zaznamenávání obecného zápisu do deníku.

Karta Předvolby společnosti nabízí následujících pět zaškrtávacích políček obecného účetnictví a také nastavení data uzávěrky.

• Použít čísla účtů: Zaškrtávací políčko Použít čísla účtů, pokud je zaškrtnuto, vám umožňuje zadat číslo účtu pro transakci.

• Vyžadovat účty: Zaškrtávací políčko Vyžadovat účty, je-li zaškrtnuto, říká QuickBooks, že musíte zadat účet pro transakci.

• Použít sledování tříd: Zaškrtávací políčko Použít sledování tříd vám umožní sdělit QuickBooks, že chcete ke sledování svých finančních informací používat nejen účty, ale také třídy. Výdaje můžete sledovat pomocí kategorií, jako jsou mzdy, nájemné a zásoby. Třídy vám proto poskytují způsob, jak tyto informace sledovat v jiné dimenzi.

• Automatically Assign General Journal Entry Number: Toto zaškrtávací políčko říká QuickBooks, aby přiřadilo čísla k obecným položkám deníku, které zadáte pomocí příkazu Make Journal Entry. Toto políčko chcete nechat zaškrtnuté.

• Upozornit při zaúčtování transakce na Nerozdělené příjmy: Toto zaškrtávací políčko říká společnosti QuickBooks, aby zobrazila varovnou zprávu, kdykoli se vy nebo někdo jiný pokusí přímo odečíst nebo připsat na účet nerozdělených příjmů.

• Upozornění na datum: Pole Upozornění na datum říkají QuickBooks, aby vás varoval, když vy nebo někdo jiný zadáte transakci s datem příliš daleko v minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti. Také chcete určit, kolik dní je příliš daleko do minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti.

• Nastavení Datum uzavření: Pole Datum uzavření vám umožňuje určit datum, před kterým nelze váš datový soubor QuickBooks změnit. Jinými slovy, pokud nastavíte datum uzávěrky na 31. prosince 2010, říkáte QuickBooks, že nechcete, aby byly v datovém souboru QuickBooks provedeny žádné změny před tímto datem.

Minulé verze QuickBooks vám také umožňují zapnout a vypnout funkci auditní stopy pomocí karty Předvolby společnosti v Předvolbách účetnictví. Od roku 2007 však QuickBooks poskytuje vždy zapnutý auditní záznam, takže v předvolbách účetnictví již nevidíte zaškrtávací políčko Audit Trail. Auditní záznam mimochodem jednoduše vede seznam toho, kdo provádí jaké změny transakcí. Účetní, jak lze předvídat, milují auditní stopy. Auditní záznamy umožňují někomu, jako je vaše CPA, přijít až po faktu a zjistit, proč je zůstatek účtu takový, jaký je.