Jak nastavit předvolby účetnictví v QuickBooks 2010

Nastavením předvoleb můžete určit, jak pro vás QuickBooks 2010 pracuje. Tyto preference mají velký vliv na to, jak QuickBooks funguje a jak konkrétní uživatel s QuickBooks pracuje. Předvolby účtování můžete ručně změnit výběrem Upravit → Předvolby. QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, ze kterého máte přístup ke všem nastavením předvoleb.

Karta Předvolby společnosti nabízí následující obecné možnosti účtování a také nastavení uzávěrky:

• Použít čísla účtů: Umožňuje zadat číslo účtu pro transakci. Přidružené zaškrtávací políčko Zobrazit pouze nejnižší podúčet říká QuickBooks, aby zobrazilo pouze název a číslo účtu podúčtu (pokud jej používáte), nikoli celé dědictví účtu.

  Pokud používáte mnoho úrovní podúčtů, může tato možnost skutečně vyčistit pohledy, takže bude snazší zjistit, na jaký účet se díváte.

• Vyžadovat účty: Řekne QuickBooks, že musíte zadat účet pro transakci. Pravděpodobně nikdy nemá smysl zrušit zaškrtnutí políčka Vyžadovat účty.

• Použít sledování tříd: Umožňuje vám sdělit QuickBooks, že chcete ke sledování svých finančních informací používat nejen účty, ale také třídy. Třídy vám jednoduše umožňují rozdělit informace na úrovni účtu jiným způsobem.

• Automaticky přiřadit číslo záznamu obecného deníku: Řekne QuickBooks, aby přiřadil čísla záznamům obecného deníku, které zadáte pomocí příkazu Vytvořit záznam deníku.

• Varovat při zaúčtování transakce na nerozdělené příjmy: Řekne QuickBooks, aby zobrazila varovnou zprávu, kdykoli se vy nebo někdo jiný pokusí přímo odepsat nebo připsat na účet nerozdělených příjmů.

  Za normálních okolností nechcete přímo strhnout nebo připsat nerozdělené příjmy na účet. A pouze kvalifikovaní účetní by v každém případě zadávali transakce přímo do nerozděleného zisku.

• Upozornění na datum: Řekněte QuickBooks, aby vás varoval, když vy nebo někdo jiný zadáte transakci s datem příliš daleko v minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti. Pokud označíte jedno z polí Datum upozornění, chcete také určit, kolik dní je příliš daleko do minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti.

• Datum uzavření: Umožňuje určit datum, před kterým nelze váš datový soubor QuickBooks změnit. Jinými slovy, pokud nastavíte datum uzávěrky na 31. prosince 2009, říkáte QuickBooks, že nechcete, aby byly v datovém souboru QuickBooks provedeny žádné změny před tímto datem. Můžete také kliknout na tlačítko Nastavit heslo a zobrazit dialogové okno, které vám umožní vytvořit heslo, které je vyžadováno, pokud chce někdo přidat starou transakci nebo upravit starou transakci.

Minulé verze QuickBooks vám umožňují zapnout a vypnout funkci auditní stopy pomocí karty Předvolby společnosti v Předvolbách účetnictví. Od roku 2007 však QuickBooks poskytuje vždy zapnutý auditní záznam, takže zaškrtávací políčko Audit Trail již neuvidíte. Audit stezka, mimochodem, prostě udržuje seznam, který dělá, která se mění na transakcích.