Jak nastavit předvolby účetnictví QuickBooks 2021

Karta Moje předvolby v dialogovém okně Předvolby účtování poskytuje jedinou možnost: QuickBooks 2021 můžete sdělit , že chcete, aby automaticky vyplňoval informace při zaznamenávání obecného zápisu do deníku.

Nenechte se však rozčilovat nedostatkem personalizace. Tento téměř úplný nedostatek individuálně přizpůsobených preferencí dává smysl, pokud o tom přemýšlíte. Účetnictví pro firmu musí pro Jane fungovat stejně jako pro Joea a Susan.

Máte však možnost nastavit několik firemních předvoleb pro účetnictví. Opět to dává smysl, pokud se nad tím zamyslíte. Různé společnosti provozují své účetní systémy různými způsoby.

Tento obrázek ukazuje kartu Předvolby společnosti v dialogovém okně Předvolby účtování.

Karta Předvolby společnosti v dialogovém okně Předvolby účtování

Použití čísel účtů v QuickBooks

Ve výchozím nastavení vám QuickBooks umožňuje používat názvy k identifikaci účtů v seznamu Účetní osnova nebo v seznamu účtů. Účet, který používáte ke sledování mzdových nákladů, může být známý například jako „mzdy“, ale můžete zaškrtnout políčko Použít čísla účtů a sdělit tak QuickBooks, že chcete k identifikaci účtů používat spíše čísla účtů než názvy účtů. Větší podniky a podniky s velmi dlouhými seznamy účtů často používají čísla účtů. Při použití čísel můžete snadněji ovládat jak řazení účtů na účetní závěrce, tak vkládání nových účtů do seznamu Účtového rozvrhu.

Zaškrtávací políčko Zobrazit pouze nejnižší podúčet (viz předchozí obrázek) vám umožňuje sdělit QuickBooks, že by měl ve finančních výkazech zobrazovat nejnižší podúčet, nikoli vyšší nadřazený účet. QuickBooks vám umožňuje vytvářet podúčty, což jsou účty v rámci účtů. Můžete také vytvořit podúčty, což jsou účty v rámci podúčtů. Pomocí podúčtů můžete přesněji sledovat aktiva, závazky, částky vlastního kapitálu, výnosy a výdaje.

Nastavení obecných možností účtování v QuickBooks

Karta Předvolby společnosti (nezobrazeno) nabízí následujících pět zaškrtávacích políček obecného účetnictví a také upozornění na datum a nastavení data uzávěrky. Zaškrtávací políčka jsou pravděpodobně samozřejmá pro každého, kdo provedl trochu účetnictví s QuickBooks, ale pro nové uživatele QuickBooks je zde stručný popis toho, co každý z nich dělá:

• Použít čísla účtů: Zaškrtávací políčko Použít čísla účtů, je-li zaškrtnuto, vám umožňuje zadat číslo účtu pro transakci. Přidružené zaškrtávací políčko Zobrazit pouze nejnižší podúčet říká QuickBooks, aby zobrazilo pouze název a číslo účtu podúčtu (pokud jej používáte) namísto úplného dědictví účtu. Pokud používáte mnoho úrovní podúčtů, může tato možnost skutečně vyčistit pohledy, takže bude snazší zjistit, na jaký účet se díváte.
• Vyžadovat účty: Zaškrtávací políčko Vyžadovat účty, je-li zaškrtnuto, říká QuickBooks, že musíte zadat účet pro transakci. To dává smysl. Pokud nepoužíváte účty ke sledování částek, které proudí do az podniku, ve skutečnosti nevedete účetnictví. Podle mého skromného názoru by nikdy nemělo smysl zrušit zaškrtnutí políčka Vyžadovat účty.
• Použít sledování tříd pro transakce:Zaškrtávací políčko Use Class Tracking for Transactions vám umožní sdělit QuickBooks, že chcete používat nejen účty ke sledování vašich finančních informací, ale také Classes vám umožní rozdělit informace na úrovni účtu jiným způsobem. Zní to složitě, ale je to opravdu docela jednoduché. Seznam účtů vám například umožňuje sledovat příjmy a výdaje podle kategorií příjmů a výdajů. Výdaje můžete sledovat pomocí kategorií, jako jsou mzdy, nájemné a zásoby. Třídy vám proto poskytují způsob, jak tyto informace sledovat v jiné dimenzi. Mzdové náklady můžete rozdělit například na mzdy vynaložené na dvě místa vašeho podnikání. Možná to bude chtít udělat restauratér se dvěma restauracemi. Všimněte si, že QuickBooks také nabízí políčka, která můžete zaškrtnout, abyste označili, že by vás QuickBooks měl vyzvat k přiřazení tříd a přiřazení tříd k účtům,
• Automaticky přiřadit číslo zápisu do všeobecného deníku : Toto zaškrtávací políčko říká QuickBooks, aby přiřadil čísla obecným záznamům deníku, které zadáte pomocí příkazu Vytvořit obecné záznamy deníku. Toto políčko chcete nechat zaškrtnuté. Mimochodem, všeobecné zápisy do deníku obvykle zadává váš CPA nebo váš profesionální účetní.
• Upozornit při zaúčtování transakce do nerozděleného zisku: Toto zaškrtávací políčko říká společnosti QuickBooks, aby zobrazila varovnou zprávu, kdykoli se pokusíte (nebo se o to někdo pokusí) přímo strhnout nebo připsat na účet nerozdělených příjmů. (Normálně nechcete přímo odepisovat nebo připisovat nerozdělené příjmy a pouze zkušení účetní by v každém případě zadávali transakce přímo do nerozděleného zisku.)
• Skrýt pole počátečního zůstatku v názvech a položkách: Zaškrtněte toto políčko, chcete-li QuickBooks skrýt informace o počátečním zůstatku pro zákazníky, dodavatele, jiná jména a položky.
• Upozornění na datum: Pole Upozornění na datum říkají QuickBooks, aby vás varoval, když zadáte (nebo někdo jiný zadá) transakci s datem příliš daleko v minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti. Pokud zaškrtnete jedno z polí Datum varování, chcete také určit, kolik dní je příliš daleko do minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti.
• Nastavení Datum uzávěrky: Pole Datum uzávěrky vám umožňuje určit datum, před kterým nelze datový soubor QuickBooks změnit. Jinými slovy, pokud nastavíte datum uzávěrky na 31. prosince 2021, říkáte QuickBooks, že nechcete, aby byly v datovém souboru QuickBooks provedeny žádné změny před tímto datem. To znamená, že někdo nemůže upravit transakci datovanou před datem uzávěrky, aniž by dostal děsivou varovnou zprávu. Znamená to také, že někdo nemůže zadat transakci s použitím data před tímto datem uzávěrky. Klepnutím na tlačítko Nastavit datum/heslo zobrazíte dialogové okno, které vám umožní zadat datum uzávěrky a vytvořit heslo požadované, když chce někdo přidat starou transakci nebo upravit starou transakci.

Již dávno minulé verze QuickBooks umožňovaly zapínat a vypínat funkci auditní stopy pomocí karty Předvolby společnosti v dialogovém okně Předvolby účtování. Všechny nejnovější verze QuickBooks však poskytují vždy zapnutou auditní stopu, takže již neuvidíte zaškrtávací políčko Audit Trail předvolby účtování. Auditní záznam mimochodem jednoduše vede seznam toho, kdo provádí jaké změny transakcí. Účetní, jak lze předvídat, milují auditní stopy. Auditní záznamy umožňují někomu, například vašemu CPA nebo auditorovi Internal Revenue Service, přijít po skutečnosti a zjistit, proč je zůstatek účtu takový, jaký je.