Jak nastavit položky inventáře v QuickBooks 2019

Než budete moci sledovat svůj inventář, musíte udělat dvě věci. Nejprve musíte QuickBooks sdělit, že chcete sledovat inventář. Chcete-li to provést, vyberte Upravit → Předvolby. Když QuickBooks zobrazí dialogové okno Předvolby, klikněte na ikonu Items & Inventory v seznamu vlevo. Vaše obrazovka by měla vypadat nápadně podobně jako na obrázku. (Nejprve možná budete muset klepnout na kartu Předvolby společnosti.) Ujistěte se, že je zaškrtnuto políčko Zásoby a nákupní objednávky jsou aktivní a že je vybráno jedno z přepínačů Upozornit, pokud není dostatek zásob k prodeji.

Dialogové okno Předvolby pro položky a inventář.

Zde je druhá věc, kterou musíte udělat: Vytvořte seznam položek. Tento seznam je popisem všech položek, které byste si mohli představit na faktuře. Jinými slovy, všechny položky, které objednáte a prodáte, patří do seznamu položek.

První seznam položek byste měli nastavit během instalace QuickBooks. Pokud potřebujete přidat položku do seznamu, zvolte Seznamy → Seznam položek. Poté klikněte na tlačítko Položka, z rozevírací nabídky vyberte možnost Nová a vyplňte okno Nová položka.

Poté, co zapnete inventář a nastavíte (nebo aktualizujete) svůj seznam položek, můžete svůj inventář sledovat.

Když vykládáte položky z náklaďáku, přijímáte je poštou nebo je kupujete od pouličního obchodníka, musíte položky zaznamenat, aby QuickBooks mohl sledovat váš inventář. Jak zaznamenáváte položky a platíte za ně, závisí na tom, zda platíte v hotovosti na hlavičce, obdržíte účet spolu s položkami nebo obdržíte položky bez účtu (v takovém případě za položky zaplatíte později).

A možná jste vyplnili nákupní objednávku (PO) pro položky, které dostáváte. V takovém případě bude příjem položek o něco jednodušší. Důrazně doporučuji vyplnit PO při objednávání položek, které dostanete a zaplatíte později.

Zaznamenejte položky, za které platíte předem

Dobře, právě jste koupili tři porcelánová kuřata v bazaru v Marrákeši a teď je chcete přidat do svého inventáře a zaznamenat nákup. Jak evidujete zásoby, které jste zaplatili na přepážce? Samozřejmě pomocí okna Zápis šeků – stejným způsobem, jakým zaznamenáváte jakékoli jiné účty, které platíte předem.

Zaznamenejte položky, které nepřicházejí s účtenkou

Co se stane, když zboží přijde před fakturou? Máte štěstí – věci máte a ještě za ně nemusíte platit. Musíte však zaznamenat inventář, který jste právě obdrželi, abyste věděli, že jej máte po ruce. Nemůžete to udělat v okně Write Checks, protože nebudete vypisovat šek, abyste zaplatili za věci – alespoň ne na chvíli. Jak zaznamenáváte položky, které obdržíte, než za ně zaplatíte? Číst dál:

1. Vyberte Dodavatelé → Přijmout položky nebo klikněte na ikonu Přijmout inventář na domovské obrazovce a vyberte možnost Přijmout inventář bez vyúčtování.

Zobrazí se okno Vytvořit potvrzení o položkách, jak je znázorněno na obrázku. Toto okno je podobné oknu Zadat faktury, ale zobrazuje Příjem položky. (Když obdržíte fakturu za položky, znovu se zobrazí okno Zadat účty.)

Okno Vytvořit potvrzení o položkách.

2. Vyplňte horní část okna.

Pokud chcete zaznamenat položky od dodavatele, který je již v seznamu dodavatelů, klikněte na šipku dolů a vyberte dodavatele. Pokud je dodavatelem nový dodavatel, zvolte Přidat nového z rozevírací nabídky a poté v zobrazeném dialogovém okně Nový dodavatel podrobně popište dodavatele. Až budete s dialogem Nový dodavatel hotovi, klikněte na OK.

3. Klepněte na kartu Položky.

Musíte kliknout na kartu Položky, pouze pokud ještě není zobrazena. Pravděpodobně je. Ale čestný kodex autorů počítačových knih a nutkavá osobnost vyžadují, abych vám řekl, že existuje další karta – karta Výdaje – a vy byste ji případně mohli zobrazit místo toho.

4. Přejděte do sloupce Položka a zadejte název položky.

Všimněte si šipky dolů ve sloupci Položka. Kliknutím na něj zobrazíte seznam položek. Zobrazuje se položka, za kterou platíte, v tomto seznamu? Pokud ano, klikněte na něj. Pokud ne, zadejte nový název položky. Zobrazí se okno se zprávou Položka nenalezena. Klepněte na tlačítko Ano, vyplňte dialogové okno Nová položka a klepněte na tlačítko OK.

Stejně dobře můžete přejít na dodací list a zadat položky na kartě Položky. Ujistěte se, že karta Položky přesně ukazuje, co je na dodacím listu. A vložte stručný popis položek do pole Poznámka, protože tento popis se může ukázat jako užitečný později, až budete chtít spárovat příjem položky s účtem. Po dokončení by okno Vytvořit potvrzení o položkách mělo vypadat podobně jako na předchozím obrázku.

5. Uveďte množství a cenu následovně:

• Sloupec Množství: Popište množství, které jste obdrželi.
• Sloupec Cena: Popište jednotkovou cenu položky. Pokud zadaná jednotková cena položky představuje změnu, QuickBooks se zeptá, zda chcete aktualizovat její standardní cenu položky (jak je uložena v seznamu položek) a zda chcete aktualizovat svou standardní cenu položky.

6. Klepnutím na tlačítko Uložit a nový nebo Uložit a zavřít zaznamenejte položky, které jste právě obdrželi.

Předměty jsou oficiálně součástí vašeho inventáře. Příjem položky byl vložen do evidence závazků. Nejen to, ale také jste všichni připraveni, až přijde účet.

Zaplaťte za položky, když dostanete účet

Položky dorazí a vy vyplníte účtenku. Uběhnou tři týdny. Co to máš ve schránce? Proč, to je účet, samozřejmě! Nyní musíte zadat účet za položky, které jste obdrželi před třemi týdny. Tato práce je snadná:

1. Vyberte Dodavatelé→Zadat fakturu za přijaté položky.

Nebo na domovské obrazovce klikněte na ikonu Zadat účty proti zásobám. Pokud jste v Centru dodavatelů, klikněte na Nové transakce a poté Zadat fakturu za přijaté položky. Zobrazí se dialogové okno Vybrat příjem položky, jak je znázorněno na obrázku.

Dialogové okno Vybrat příjem položky.

2. Klikněte na rozevírací nabídku Dodavatel a vyberte jméno dodavatele, který vám poslal fakturu.

V poli vidíte jednu nebo více účtenek položky s datem, které jste na účtenku umístili, jejím referenčním číslem a poznámkou, kterou jste na účtenku napsali.

3. Vyberte účtenku, pro kterou chcete zadat účet, a klepněte na OK.

Zobrazí se okno Enter Bills, jak je znázorněno . Zdá se vám tato informace povědomá? Mělo by to být — jsou to stejné informace, které zadáváte do okna Vytvořit potvrzení o položkách, pouze nyní pracujete s účtenkou, nikoli s účtenkou.

Okno Zadat účty.

4. Porovnejte záložku Položky v okně s účtem.

Platíte za to, co jste dostali dříve? K vašemu účtu mohly být přidány poplatky za dopravu a daň z prodeje. Možná budete muset upravit cenu, protože jste možná hádali, když jste zaznamenali příjem položek. Pokud ano, přidejte a upravte informace o původní účtence pomocí karty Položky. (Nové položky můžete přidat kliknutím na tlačítko Přepočítat.)

Kolik dní máte na zaplacení tohoto účtu? Je to splatné teď? Podívejte se na řádek Podmínky a zjistěte, jaké jsou platební podmínky tohoto dodavatele. Změňte platební podmínky, pokud jsou nesprávné, výběrem jiné položky z rozbalovací nabídky.

Chcete platit své účty v nejlepší možnou dobu, ale abyste tak mohli učinit, musí podmínky v okně Zadat účty odpovídat platebním podmínkám dodavatele.

5. Kliknutím na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít zaznamenejte účet.

Stále musíte samozřejmě zaplatit dodavateli účet. Spravedlivé.

Zaznamenejte položky a zaplaťte účet najednou

Předpokládejme, že obdržíte účet, když obdržíte zboží. Předměty jsou vykládány ze sloního hřbetu a řidič slona se ukloní a podá vám bankovku. Postupujte podle následujících kroků:

1. Vyberte Dodavatelé → Přijmout položky a zadejte fakturu.

Nebo na domovské obrazovce klikněte na Přijmout inventář a poté vyberte možnost Přijmout inventář s fakturací. Nebo v Centru dodavatelů klikněte na Nové transakce a poté Zadat fakturu za přijaté položky. Zobrazí se okno Zadat účty. Toto okno znáte a přesně víte, co to je a co dělá. Pokud jste na této stránce přistáli pomocí indexu studeného krocana, musíte pro účely inventury vědět, jak zaznamenat položky, za které platíte.

2. Vyplňte horní část okna.

Tato věc je docela základní. Vyberte dodavatele z rozbalovací nabídky a ujistěte se, že podmínky dodavatele pro zaplacení tohoto účtu jsou zobrazeny správně. Pokud je tento dodavatel nový, zvolte Přidat nového. QuickBooks vás požádá o vyplnění informačního dialogového okna o dodavateli. Udělej to. Ujistěte se, že jste správně vyplnili řádek splatná faktura.

3. Klikněte na kartu Položky a uveďte všechny položky, za které platíte.

Chcete-li zobrazit seznam položek, přesuňte kurzor na sloupec Položka a klikněte na zobrazenou šipku dolů. Ujistěte se, že množství a cena položek jsou správně uvedeny na kartě Položky.

4. Klikněte na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít.

QuickBooks přidá položky, které jste uvedli, do seznamu položek a učiní je oficiálními součástmi vašeho inventáře.

Když prodáváte věci

Možná jste si všimli podobnosti mezi záložkou Položky v okně Zadat účty a polem Množství/Kód položky/Popis/Cena/Každá/Částka ve spodní části faktury. QuickBooks používá obojí pro udržování zásob.

Když prodáváte věci, QuickBooks automaticky upraví váš inventář. Jinými slovy, když si koupíte 400 porcelánových kuřat a prodáte jich 350, máte jich po ruce jen 50. QuickBooks aktualizuje záznamy pro tuto změnu. Žádný povyk, žádný povyk. Bože, není to skvělé? Už žádné ležení v noci a přemýšlení, zda máte dost kuřat, vombatů nebo čehokoli jiného. Totéž se stane, když provedete hotovostní prodej. Když uvádíte položky na účtence, QuickBooks předpokládá, že opouštějí vaše ruce, a odečte je z vašeho inventáře.

Jedna další pěkná věc, kterou je třeba poznamenat o dobrém účtování zásob: V oknech QuickBooks, která vám umožňují zadávat množství inventárních položek (jako je okno, které používáte k zaznamenání faktury), QuickBooks umístí malé tlačítko do pole Množství. Klepnutím na toto tlačítko zobrazíte dialogové okno, které popisuje aktuální a budoucí dostupnost položky.

Jedna morálka tohoto příběhu zní: „Udržujte si dobrý, popisný seznam položek“. Druhou morálkou je „Zadávejte položky opatrně na kartu Položky šeků a účtenek a do pole Položka/Popis/Množství/Sazba/Částka na účtenkách a fakturách.“