Jak nastavit obecné možnosti účtování v QuickBooks 2012

Karta Předvolby společnosti nabízí následujících pět zaškrtávacích políček obecného účetnictví a také nastavení data uzávěrky. (Tato zaškrtávací políčka jsou pravděpodobně samozřejmá pro každého, kdo provedl trochu účetnictví s QuickBooks, ale pro nové uživatele QuickBooks je zde stručný popis toho, co každé z nich dělá.)

• Použít čísla účtů: Zaškrtávací políčko Použít čísla účtů, pokud je zaškrtnuto, vám umožňuje zadat číslo účtu pro transakci. Přidružené zaškrtávací políčko Zobrazit pouze nejnižší podúčet říká QuickBooks, aby zobrazilo pouze název a číslo účtu podúčtu (pokud nějaký používáte) namísto úplného dědictví účtu.

  Pokud používáte mnoho úrovní podúčtů, může tato možnost skutečně vyčistit pohledy, takže bude snazší zjistit, na jaký účet se díváte.

• Vyžadovat účty: Zaškrtávací políčko Vyžadovat účty, je-li zaškrtnuto, říká QuickBooks, že musíte zadat účet pro transakci. To dává smysl. Pokud nepoužíváte účty ke sledování částek, které proudí do az podniku, ve skutečnosti nevedete účetnictví. Nikdy by nemělo smysl zrušit zaškrtnutí políčka Vyžadovat účty.

• Použít sledování tříd: Zaškrtávací políčko Použít sledování tříd vám umožní sdělit QuickBooks, že chcete ke sledování svých finančních informací používat nejen účty, ale také třídy. Třídy vám umožňují rozdělit informace na úrovni účtu jiným způsobem. Zní to složitě, ale je to opravdu docela jednoduché.

  Seznam účtů vám například umožňuje sledovat příjmy a výdaje podle kategorií příjmů a výdajů. Výdaje můžete sledovat pomocí kategorií, jako jsou mzdy, nájemné a zásoby. Třídy vám proto poskytují způsob, jak tyto informace sledovat v jiné dimenzi.

  Můžete například rozdělit mzdové náklady na mzdy vynaložené na dvě různá místa vašeho podnikání. Možná to bude chtít udělat restauratér se dvěma restauracemi. Všimněte si, že QuickBooks také poskytuje políčko, které můžete zaškrtnout, abyste označili, že by vás QuickBooks měl vyzvat k přiřazení tříd.

• Automaticky přiřadit číslo zápisu do všeobecného deníku : Toto zaškrtávací políčko říká společnosti QuickBooks, aby přiřadila čísla záznamům obecného deníku, které zadáte pomocí příkazu Vytvořit položku deníku. Toto políčko chcete nechat zaškrtnuté. Mimochodem, všeobecné zápisy do deníku obvykle zadává váš CPA nebo váš profesionální účetní.

• Upozornit při zaúčtování transakce na Nerozdělené příjmy: Toto zaškrtávací políčko říká společnosti QuickBooks, aby zobrazila varovnou zprávu, kdykoli se vy nebo někdo jiný pokusí přímo odečíst nebo připsat na účet nerozdělených příjmů. (Normálně nechcete přímo odepisovat nebo připisovat na účet nerozděleného zisku. A pouze zkušení účetní by v každém případě zadávali transakce přímo do nerozděleného zisku.)

• Upozornění na datum: Pole Upozornění na datum říkají QuickBooks, aby vás varoval, když vy nebo někdo jiný zadáte transakci s datem příliš daleko v minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti. Pokud označíte jedno z polí Datum upozornění, chcete také určit, kolik dní je příliš daleko do minulosti nebo příliš daleko do budoucnosti.

• Nastavení Datum uzavření: Pole Datum uzavření vám umožňuje určit datum, před kterým nelze váš datový soubor QuickBooks změnit. Jinými slovy, pokud nastavíte datum uzávěrky na 31. prosince 2010, říkáte QuickBooks, že nechcete, aby byly v datovém souboru QuickBooks provedeny žádné změny před tímto datem.

  To znamená, že někdo nemůže upravit transakci datovanou před datem uzávěrky, aniž by dostal děsivou varovnou zprávu. Znamená to také, že někdo nemůže zadat transakci s použitím data před tímto datem uzávěrky.

  Klepnutím na tlačítko Nastavit datum/heslo zobrazíte dialogové okno, které vám umožní zadat datum uzávěrky a vytvořit heslo požadované, když chce někdo přidat starou transakci nebo upravit starou transakci.

Již dávno minulé verze QuickBooks také umožňovaly zapnout a vypnout funkci auditní stopy pomocí karty Předvolby společnosti v Předvolbách účetnictví. Všechny nejnovější verze QuickBooks však poskytují vždy zapnutou auditní stopu, takže již neuvidíte zaškrtávací políčko Audit Trail předvolby účtování.

Auditní záznam mimochodem jednoduše vede seznam toho, kdo provádí jaké změny transakcí. Účetní, jak lze předvídat, milují auditní stopy. Auditní záznamy umožňují někomu, jako je vaše CPA, přijít až po faktu a zjistit, proč je zůstatek účtu takový, jaký je.