Jak nastavit další uživatele v QuickBooks 2011

QuickBooks 2011 vám umožňuje poskytnout přístup několika uživatelům QuickBooks. A co víc, můžete QuickBooks sdělit, aby omezili určité uživatele pouze na určité věci. Zní to složitě, ale ve skutečnosti není. Majitel firmy může mít například heslo, které jí umožňuje cokoliv. Ale novému účetnímu by mohlo být povoleno pouze evidovat účty do systému.

Pokud bude QuickBooks používat více než jedna osoba, budete chtít nastavit další hesla. Chcete-li to provést, postupujte takto:

1 Vyberte Společnost→ Nastavit uživatele a hesla→ Nastavit uživatele.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Seznam uživatelů, které identifikuje všechny uživatele, pro které byl nastaven přístup ke QuickBooks a kteří jsou aktuálně přihlášeni do systému.

2 Klepněte na tlačítko Přidat uživatele.

QuickBooks zobrazí první dialogové okno Nastavit uživatelské heslo a přístup.

3 Identifikujte uživatele a zadejte heslo.

Ujistěte se, že si heslo pamatujete; osoba, jejíž účet vytváříte, jej bude potřebovat, aby se dostal do systému!

4 Pokračujte klepnutím na tlačítko Další a poté určete, zda chcete omezit přístup pro nového uživatele.

Pokud označíte, že nový uživatel by měl mít přístup ke všem oblastem QuickBooks, je nastavení uživatelského hesla hotovo. Zbývající kroky můžete přeskočit.

5 Klepněte na Další a popište přístup k informacím a úkolům o prodeji a pohledávkách.

Obecně platí, že pokud jde o účetní kontroly, chcete poskytnout minimální množství přístupu. Pokud někdo nepotřebuje přístup k informacím o prodeji a pohledávkách QuickBooks pro každodenní povinnosti, měli byste vybrat tlačítko Bez přístupu.

6 Klepněte na tlačítko Další a popište práva na nákupy a závazky.

Pokud je tento účet určen pro někoho, kdo bude pouze prodávat produkt, můžete účet omezit pouze na vytváření transakcí nebo vytváření a tisk transakcí.

7 Klepněte na tlačítko Další a popište zbývající uživatelská práva a přístup.

Při procházení buďte ohleduplní a omezte možnosti uživatele. Chcete, aby uživatelé měli práva nezbytná k provedení práce, ale nechcete jim dávat více práv, než potřebují.

8 Určete, zda může uživatel měnit nebo odstraňovat transakce.

Toto je vaše poslední sada možností. Mazání transakcí může být nebezpečné, proto se důkladně zamyslete nad omezením možnosti uživatelů tak učinit.

9 Klepněte na tlačítko Další a poté zkontrolujte svá rozhodnutí o právech.

QuickBooks zobrazí poslední dialogové okno průvodce nastavením hesla uživatele a přístupu. Shrnuje oprávnění, která jste uživateli udělili. Pokud zaznamenáte nějaké problémy, kliknutím na tlačítko Zpět se vraťte na předchozí obrazovky.

10 Po dokončení klepněte na tlačítko Dokončit.

Od tohoto okamžiku bude nový uživatel moci používat QuickBooks. Ujistěte se, že tato osoba zná své nové heslo QuickBooks.