Jak implementovat jednoduchý systém ABC v QuickBooks

Vše, co děláte pro implementaci jednoduchého systému kalkulace na základě činností (ABC) v QuickBooks, je to, co právě děláte. Jinými slovy, pokračujte ve sledování svých provozních nákladů pomocí dobré a slušné účtové osnovy. To je 90 procent bitvy.

Musíte se také postarat jen o jednu nebo dvě menší, doplňkové položky. Nejprve zapnete funkci QuickBooks Class Tracking. Sledování tříd vám umožňuje kategorizovat transakce příjmů a výdajů jako spadající nejen do účtů příjmů a výdajů, ale také do konkrétních tříd.

Za druhé, když zaznamenáte výdaj, také identifikujete třídu, do které výdaj spadá. Pomocí tříd, které odpovídají vašim aktivitám — no, vidíte, že to stačí, ne?

Můžete udělat ABC velmi komplikované. Navíc, pokud si najmete externího konzultanta – někoho, kdo vám chce účtovat tisíce nebo dokonce desítky tisíc dolarů za nastavení jednoho z těchto systémů – můžete skončit s něčím, co je velmi, velmi výkonné a velmi, velmi složitý.

Jak již bylo řečeno, systémy ABC nemusejí být tak složité, zejména pokud chcete lepší alokaci vašich režijních nákladů spíše než systém, který by sledoval nákladové faktory nebo činnosti, které tvoří vaše režijní náklady. ABC může být docela jednoduché. To platí zejména pro malé a středně velké firmy. Ve skutečnosti můžete pravděpodobně implementovat dobrý, prvotřídní systém ABC provedením následujících čtyř kroků:

Podívejte se na své režijní náklady.

Ověřte si, že máte dostatek režie, o kterou se můžete starat. Pokud podnikáte s velkými tučnými maržemi a velmi nízkou režií, nemusí pro vás ABC dávat žádný smysl. Přírůstková hodnota, které dosáhnete přesnějším přidělením režie, může být spíše projevem obsedantně-kompulzivní poruchy osobnosti než dobrým účetnictvím.

Identifikujte velké režijní náklady.

Musíte to udělat, pokud se rozhodnete, že chcete alokovat část nebo spoustu svých režijních nákladů prostřednictvím přístupu ABC. Neztrácejte čas snahou přesně alokovat nějaké penny-ante částky (pokud to nejsou ty, které lze jednoduše alokovat současně s větším projektem).

Jděte na největší třesk, který můžete za své peníze dostat. Vytvořte systém ABC, který s minimálním úsilím alokuje velkou část vaší režie. Nebuďte příliš pedantští.

Identifikujte hlavní činnosti, které spotřebovávají režijní náklady.

V jednoduchém příkladu podnikání s pomyslným stánkem s párky v rohlíku máte pouze jedinou činnost: obsluhu zákazníka. Určitě budete mít více aktivit. Nemusíte však vytvářet seznam 80 aktivit.

Identifikujte velké aktivity, které vám umožní alokovat vaši režii. Čím méně činností k tomu můžete použít, tím jednodušší bude vaše účetnictví. Najděte si několik činností, které vám umožní spravedlivě a přesně přidělit režii produktovým řadám. To je hlavní obrázek.

Vysledujte aktivity k produktům pomocí vhodných opatření.

Poté, co identifikujete hrstku činností, které vám umožňují propojit režijní náklady s produkty, nezapomeňte použít vhodné opatření – známé také jako nákladový ovladač – k provázání režijních nákladů s produktovými řadami nebo linkami služeb.

V příkladu obchodu se stánky s párky v rohlíku jeden režijní náklad — nájem — nepotřeboval ani nákladový ovladač. Náklady na spotřební materiál také nepotřebovaly nákladový ovladač, protože jste byli schopni alokovat tyto náklady pomocí jednoduchého pozorování.

Mzdové náklady vyžadovaly sofistikovanější učebnicový přístup k alokaci. Chcete-li alokovat mzdové náklady, vytvořili jste aktivitu nazvanou obsluhu zákazníka a poté alokovali náklady této aktivity na základě počtu kroků, které každá produktová řada vyžadovala.

Systém ABC je nástroj, který můžete použít ke správě svých režijních nákladů a ziskovosti produktů nebo služeb, které prodáváte. Prakticky se chcete zaměřit na velké režijní náklady a nakonec vše, co opravdu chcete, je systém ABC, který produkuje užitečná čísla – čísla, která vám pomohou přemýšlet o vašem podnikání jasněji a kreativněji.