Jak fungují nákupní objednávky v QuickBooks 2019

Pokud musíte pro svou firmu objednávat věci, zvažte použití PO. Vytvářejte objednávky QuickBooks, i když objednáváte zboží telefonicky nebo telegraficky nebo dokonce přes World Wide Web — tedy vždy, když si zboží nevyžádáte písemně. Vyplněním PO vám umožní určit, jaké položky máte na objednávce a kdy položky dorazí. Vše, co musíte udělat, je zeptat se QuickBooks „Co je na objednávce a kdy to vlastně přijde?“ Už nikdy si nebudete muset lámat hlavu, abyste si vzpomněli, zda jste si objednali ty věci amajigs a doohickeys.

A až přijde vyúčtování, už ho budete mít rozepsané na formuláři objednávky. Hádej co? Po zapsání všech položek na vaši objednávku nemusíte při platbě účtu vyplňovat kartu Položky na šeku. Nebo, pokud platíte účty metodou splatných účtů, nemusíte vyplňovat kartu Položky v okně Zadat účty. Když položky dorazí, vše, co musíte udělat, je informovat QuickBooks; položky jsou okamžitě přidány do vašeho seznamu inventáře.

Používejte objednávky pro položky, které si objednáte – tedy pro položky, které obdržíte a zaplatíte za ně v budoucnu. Pokud si koupíte zboží přes přepážku nebo obdržíte zboží, které jste si neobjednali, evidentně nepotřebujete PO. Co musíte udělat, je zaplatit účet a inventarizovat položky, které jste právě koupili.

Jak přizpůsobit formulář nákupní objednávky v QuickBooks 2019

QuickBooks vám umožňuje přizpůsobit formulář objednávky, pracovat od nuly na vytvoření nového formuláře objednávky nebo pracovat ze stávající šablony objednávky.

Chcete-li vytvořit formulář objednávky „od začátku“, zvolte Dodavatelé → Vytvořit nákupní objednávky a klepněte na tlačítko Přizpůsobit návrh na kartě Formát ve výsledném dialogovém okně. QuickBooks zobrazí webovou stránku Intuit, která vás provede kroky k vytvoření vlastního vysoce přizpůsobeného formuláře.

Chcete-li přizpůsobit existující formulář objednávky, zvolte Dodavatelé → Vytvořit nákupní objednávky a poté klepněte na tlačítko Upravit rozvržení dat na kartě Formát ve výsledném dialogovém okně. QuickBooks vás v tomto případě vyzve k vytvoření kopie formuláře nákupní objednávky a poté zobrazí dialogové okno Další přizpůsobení (nezobrazeno), které obsahuje tlačítka a pole, která můžete použít k úpravě standardního formuláře objednávky QuickBooks tak, aby data zobrazí se a je označen tak, jak chcete.

Dialogové okno Další přizpůsobení poskytuje oblast Náhled, kterou můžete použít, abyste viděli, jak změny vypadají, a tlačítko Storno, na které můžete kliknout, pokud se vám věci strašně vymknou z rukou. Dialogové okno Další přizpůsobení dále obsahuje tlačítko Návrhář rozvržení, na které můžete kliknout a otevřít okno Návrhář rozvržení. Okno Návrhář rozvržení vám umožní stát se skutečným umělcem rozvržení a provádět nejrůznější změny ve vaší PO jednoduše přesouváním polí po stránce pomocí myši.

Tlačítko Spravovat šablony, které je také k dispozici na kartě Formátování, vám umožňuje vybrat formulář objednávky, který chcete přizpůsobit, když jste dříve vytvořili více než jeden formulář.

Jak vyplnit nákupní objednávku v QuickBooks 2019

Možná vám docházejí věcičky, doohickeys nebo nějaká jiná položka ve vašem seznamu položek a jste připraveni si tyto věci znovu objednat – ať už jsou jakékoli. Při vyplnění objednávky postupujte takto:

1. Vyberte Dodavatelé → Vytvořit nákupní objednávky.

Můžete také kliknout na ikonu Nákupní objednávky na domovské obrazovce nebo kliknout na oblast Nové transakce v Centru dodavatelů a poté vybrat Nákupní objednávky. Zobrazí se okno Vytvořit nákupní objednávky, které je podobné jako na obrázku. Všimněte si, že přesné podrobnosti tohoto okna závisí na tom, jak přizpůsobíte formulář objednávky.

Okno Vytvořit nákupní objednávky.

2. Vyberte dodavatele z rozevírací nabídky Dodavatel.

Kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam svých dodavatelů. Kliknutím na dodavatele zobrazíte jeho jméno a adresu v poli Dodavatel. Pokud ve své nabídce nemůžete najít jméno dodavatele, vyberte z nabídky Přidat nového a poté vyplňte informace o dodavateli ve výsledném dialogovém okně Nový dodavatel. Až budete s dialogem hotovi, klikněte na OK.

3. Pokud sledujete svůj inventář podle třídy, vyberte třídu z rozevírací nabídky Třída.

Okno Vytvořit nákupní objednávky nemusí mít rozevírací nabídku Třída. Pokud tomu tak není a chcete jej mít, musíte si nastavit QuickBooks pro sledování výdajů podle třídy. Chcete-li tak učinit, otevřete soubor QuickBooks v režimu jednoho uživatele jako správce. Poté vyberte Upravit → Předvolby a klikněte na ikonu Účetnictví v seznamu nalevo. (Možná také budete muset kliknout na kartu Předvolby společnosti.) Nakonec zaškrtněte políčko Použít sledování tříd a klepněte na tlačítko OK.

4. (Volitelné) Vyberte zástupce, očekávané datum a FOB, pokud je používáte ve své PO.

Než se dostanete k popisům jednotlivých položek v dolní části, možná budete muset vyplnit další pole. Opět platí, že tato pole se nemusí zobrazit, pokud jste neuvedli, že je chcete mít ve svém formuláři.

5. Přejděte do sloupce Položka a začněte zadávat položky, které objednáváte.

Zadávání položek je nejdůležitější částí tvorby PP. Když se přesunete do sloupce Položka, změní se na rozevírací nabídku. Kliknutím na šipku dolů zobrazíte seznam položek. Možná budete muset přejít na položku, kterou chcete zadat. Rychlý způsob, jak přejít na položku, je zadat několik prvních písmen názvu položky. Pokud zadáte název položky, která není v seznamu položek, QuickBooks se zeptá, zda chcete tuto položku nastavit. Pokud ano, klikněte na Nastavit a vyplňte dialogové okno Nová položka.

Do sloupce Položka zadejte tolik položek, kolik chcete. QuickBooks za vás vyplní popis položky, ale v případě potřeby můžete upravit cokoli, co umístí do sloupce Popis. Ve sloupci Množství uveďte, kolik jednotlivých položek potřebujete.

6. Pokud chcete, vyplňte pole Vendor Message — ale rozhodně vyplňte pole Memo.

Do pole Zpráva dodavatele vložíte zprávu straně, která obdrží vaši objednávku. Mohl bys napsat Dodej mi ty věci hned!

Bez ohledu na to, co děláte, nezapomeňte vyplnit pole Poznámka. To, co zadáte do tohoto pole, se zobrazí v dialogovém okně Otevřít nákupní objednávky a tyto informace jsou nejjistějším způsobem, jak zjistit, k čemu tato objednávka je. Zadejte něco smysluplného, ​​čemu můžete rozumět za dva týdny, tři týdny nebo za měsíc, až budete platit za položky, které objednáváte.

V horní části okna Vytvořit nákupní objednávky je zaškrtávací políčko Tisknout později, které vám sdělí, zda chcete tuto objednávku vytisknout. Pokud chcete objednávku vytisknout, ujistěte se, že je zaškrtnuto toto políčko. Po vytištění objednávky zaškrtnutí zmizí z pole.

7. Kliknutím na tlačítko Tisk objednávku vytisknete.

Pokud je tato objednávka jednou z mnoha, které jste vyplnili, a chcete jich vytisknout několik najednou, klikněte na šipku pod tlačítkem Tisk a z rozbalovací nabídky vyberte možnost Dávka. Před tiskem objednávky však možná budete chtít kliknout na šipku dolů pod tlačítkem Tisk a zvolit Náhled, abyste viděli, jak bude objednávka vypadat, když ji vytisknete. QuickBooks vám zobrazí na obrazovce repliku PO. Doufám, že to vypadá dobře.

Tlačítko Historie použijete poté, co obdržíte položky, které jste tak pečlivě uvedli na PO. Poté, co obdržíte položky a zaznamenáte jejich příjem, kliknutím na toto tlačítko sdělíte aplikaci QuickBooks, aby vám poskytla celou historii položky – kdy jste si ji objednali a kdy jste ji obdrželi.

Pokud jde o ostatní tlačítka nahoře, myslím, že víte, co to jsou.

8. Klepnutím na Uložit a nový nebo Uložit a zavřít zaznamenejte objednávku.

QuickBooks uloží objednávku a zobrazí nové prázdné okno objednávky, ve kterém můžete zadat další objednávku.

Jak zkontrolovat nákupní objednávky v QuickBooks

Zaznamenáte objednávky. Uplyne pár týdnů a vy se ptáte sami sebe: "Objednal jsem si ty doohickeys od Acme?" Zvolte Přehledy → Nákupy → Otevřít nákupní objednávky, chcete-li zobrazit sestavu, která obsahuje nevyřízené objednávky. Nebo klikněte na Centrum přehledů, vyberte Nákupy v levém sloupci, klikněte na tlačítko Zobrazení seznamu v pravém horním rohu, abyste získali skutečný seznam přehledů o nákupech, a poté klikněte na přehled Otevřít nákupní objednávky. Případně můžete k procházení přehledů v kategorii použít karusel Centra přehledů. Chcete-li použít karusel, vyberte Nákupy v levém sloupci, klikněte na tlačítko Karuselové zobrazení (vedle tlačítka Zobrazení seznamu) a poté klikněte na obrázek sady sestav, který se zobrazí vlevo nebo vpravo od obrázku vybraného zpráva.

Jak přijímat položky nákupní objednávky v QuickBooks

Poté, co vaše doohickeys a Gizmos dorazí velbloudím vlakem, musíte zaznamenat přijetí položek a přidat je do seznamu položek.

První dvě věci, které je třeba udělat, je poznamenat si, zda zboží přišlo s účtem, a poté se rozhodnout, jak za něj chcete zaplatit. Tato rozhodnutí jsou stejná, která musíte učinit, pokud obdržíte zboží, aniž byste předtím vyplnili PO.

Položky objednávky, které obdržíte, zaznamenáte stejným způsobem, jakým zaznamenáte další položky, které obdržíte:

• Pokud platíte za položky objednávky šekem, použijte okno Zapsat šeky.
• Pokud obdržíte položky objednávky bez vyúčtování, použijte okno Vytvořit příjemky položek.
• Pokud obdržíte položky objednávky s účtenkou, použijte okno Zadat účty.

Bez ohledu na okno, které používáte, když vyberete dodavatele, který vám prodal položky objednávky, QuickBooks vás upozorní, že pro dodavatele existují otevřené objednávky, a zeptá se vás, zda je chcete přijmout proti PO. Samozřejmě, že ano. ( Přijmout proti jednoduše znamená porovnat to, co jste si objednali s tím, co jste obdrželi.) Když kliknete na Ano, QuickBooks zobrazí dialogové okno Otevřít nákupní objednávky, jak je znázorněno zde. Vyberte objednávky, proti kterým přijímáte, a klikněte na OK. QuickBooks vyplní záložku Items a zobrazí všechny položky, které jste si objednali. Pokud to, co zobrazuje QuickBooks, není to, co jste obdrželi, možná budete muset provést úpravy.

Dialogové okno Otevřít nákupní objednávky.