Jak fakturovat zákazníkovi v QuickBooks 2019

Chcete-li fakturovat zákazníkovi z QuickBooks 2019, použijte okno Vytvořit faktury k identifikaci zákazníka a zadání částky, kterou zákazník dluží. Chcete-li zobrazit okno Vytvořit faktury, zvolte příkaz Zákazníci → Vytvořit faktury. Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí okno Create Invoices jako na obrázku. Můžete použít více než jeden typ šablony faktury QuickBooks.

Upozorňujeme však, že zobrazené okno Vytvořit faktury nemusí vypadat přesně jako to zobrazené. Můžete si také přizpůsobit formulář faktury tak, aby dokonale odpovídal vašim obchodním požadavkům. Konkrétní kroky, které podniknete, se mohou nepatrně lišit, pokud pracujete s jinou šablonou formuláře faktury QuickBooks.

1 Chcete-li zobrazit okno Vytvořit faktury, zvolte příkaz Zákazníci→Vytvořit faktury.

Když tak učiníte, QuickBooks zobrazí okno Vytvořit faktury. Upozorňujeme však, že zobrazené okno Vytvořit faktury nemusí vypadat přesně jako to zobrazené. Můžete použít více než jeden typ formuláře faktury. Můžete si také přizpůsobit formulář faktury tak, aby dokonale odpovídal vašim obchodním požadavkům.

2Identifikujte zákazníka a případně zakázku.

Chcete-li to provést, vyberte zákazníka nebo kombinaci zákazníka a úlohy z rozevíracího seznamu Zákazník:Úloha. Nedělejte si starosti s tímto „pracovním“ podnikáním, pokud s ním nejste obeznámeni.

Musíte identifikovat konkrétního zákazníka, kterému fakturujete, výběrem tohoto zákazníka ze seznamu Customer:Job. Pokud je zákazník nový zákazník, kterého jste ještě nefakturovali nebo nepopsali v seznamu zákazníků, zadejte krátké jméno zákazníka – například zkratku obchodního názvu zákazníka – do seznamu Customer:Job.

QuickBooks poté označí, že zákazník ještě neexistuje v seznamu zákazníků, a zeptá se, zda chcete zákazníka přidat; naznačte, že ano. Až budete vyzváni, poskytněte informace o zákazníkovi, které QuickBooks požaduje.

Fakturu můžete také klasifikovat jako spadající do konkrétní kategorie pomocí rozevíracího seznamu Třída. V tuto chvíli si s používáním sledování třídy nedělejte starosti.

3Potvrďte nebo zadejte informace o nové hlavičce faktury.

Poté, co identifikujete zákazníka, QuickBooks vyplní pole Datum, Faktura, Faktura a případně pole Odeslat. Tyto informace pravděpodobně nemusíte měnit. Měli byste zkontrolovat informace zobrazené v těchto polích, abyste se ujistili, že jsou správné.

Obvykle byste například někomu nefakturovali, pokud jste produkt již neposlali nebo neposkytli službu. Proto byste pravděpodobně měli potvrdit, že datum faktury následuje po datu odeslání produktu nebo po datu poskytnutí služby. Můžete také chtít například potvrdit, že adresa pro odeslání je správná.

4Zadejte nebo potvrďte informace pole faktury.

Faktury obsahují informace o polích, které zaznamenávají položky, jako jsou čísla nákupních objednávek, platební podmínky, datum odeslání a způsob dopravy. Měli byste se ujistit, že vše, co QuickBooks zobrazuje v těchto textových polích, je správné.

Pokud vám zákazník poskytl například číslo nákupní objednávky, zadejte toto číslo nákupní objednávky do pole Číslo objednávky. Potvrďte, že platební podmínky zobrazené v poli Podmínky jsou správné. Potvrďte, že datum zobrazené v poli Odeslání je správné.

Ne všechna tato pole je nutné vyplnit pro každou fakturu, ale chcete poskytnout jakékoli informace, které zákazníkovi usnadní zaplacení faktury, připojí fakturu k jeho nákupním záznamům a zjistí, jak a kdy je položka jsou odesílány.

5Popište prodávané položky.

To, jak vypadá oblast sloupců vaší faktury, skutečně závisí na tom, zda prodáváte produkty nebo služby. Obrázek ukazuje oblast sloupců pro produkty. Oblast sloupců pro službu vypadá jednodušeji, protože při popisu položek služby neposkytujete mnoho informací.

V oblasti sloupců chcete popsat každou položku – každý produkt nebo službu – za kterou se faktura účtuje. Chcete-li to provést, použijte jeden řádek pro každou položku. První položka, kterou chcete fakturovat, se pak nachází na řádku 1 oblasti sloupců.

U každé položky zadáte objednané množství, kód položky a cenu nebo sazbu. QuickBooks načte popis položky z vašeho seznamu položek a umístí tato data do sloupce Popis. QuickBooks také vypočítá částku účtovanou za položku vynásobením množství cenou nebo sazbou.

Můžete však upravit obě pole Popis a Částka. Pokud upravíte pole Částka, QuickBooks přepočítá pole Cena každého vydělením částky množstvím.

Chcete-li do faktury zadat další položky, zadejte další řádky. Každá položka, kterou chcete fakturovat – každá položka, která by se měla na faktuře objevit jako samostatný poplatek – se zobrazí jako řádek v oblasti sloupců. Pokud chcete zákazníkovi fakturovat nějaký produkt, použije se pro tento produkt jeden řádek v oblasti sloupců faktury.

Pokud chcete zákazníkovi účtovat dopravné, jeden řádek oblasti faktury popisuje tento poplatek za přepravu. Chcete-li zákazníkovi účtovat daň z obratu, opět jeden řádek nebo řádek oblasti sloupců ukazuje daň z obratu.

Slevy představují složité řádkové položky, které lze zahrnout do faktury. Předpokládejme, že chcete poskytnout nějakému zákazníkovi 10procentní slevu. Chcete-li to provést, zahrňte do faktury slevovou řádkovou položku. Ale i když QuickBooks obsahuje položku se slevou ve svém seznamu položek, procento slevy lze použít pouze na předchozí položku řádku na faktuře. Z tohoto důvodu poskytuje QuickBooks také řádkovou položku mezisoučtu. Pomocí řádkové položky mezisoučtu sečtete všechny předchozí položky zobrazené na faktuře. Například sečtením všech položek produktů uvedených na faktuře může podnik poskytnout zákazníkovi slevu 10 procent na tyto produkty.

Musíte zahrnout symbol procenta, abyste řekli QuickBooks vypočítat slevu rovnající se procentu z mezisoučtu. Pokud vynecháte symbol procenta, QuickBooks předpokládá, že chcete slevu v dolarech, nikoli slevu v procentech. Na obrázku by například vynechání symbolu procent změnilo slevu 10 procent na slevu 10 $.

6Pomocí pole Zpráva pro zákazníka v dolní části okna Vytvořit faktury zadejte zprávu pro zákazníka, která se zobrazí ve spodní části faktury.

Pokud jste vytvořili vlastní šablonu formuláře faktury, která obsahuje další informace v zápatí, zobrazí se tato pole zápatí také v dolní části okna Vytvořit faktury. Můžete je použít ke shromažďování a přenosu dalších informací v zápatí.

7 (Volitelné) Zkontrolujte pravopis.

Pokud klepnete na tlačítko Pravopis, které se objeví na horním okraji záložky Formátování v okně Vytvořit faktury, QuickBooks zkontroluje pravopis slov, která používáte na faktuře. Pokud QuickBooks nenajde žádné pravopisné chyby, zobrazí zprávu, že kontrola pravopisu je dokončena. Pokud QuickBooks najde pravopisnou chybu – zkratky kódu produktu často způsobují pravopisné chyby v QuickBooks – zobrazí dialogové okno Kontrola pravopisu ve formuláři.

Pomocí pole Změnit na můžete opravit pravopisnou chybu – pokud se skutečně jedná o pravopisnou chybu. Ze seznamu Návrhy můžete vybrat jednu z navrhovaných náhrad kliknutím na návrh a poté kliknutím na tlačítko Nahradit. Všechny výskyty překlepu můžete nahradit kliknutím na tlačítko Nahradit vše. Pokud je slovo, o kterém QuickBooks říká, že je napsáno chybně, skutečně správně, můžete kliknout na tlačítko Ignorovat a říci QuickBooks, aby toto slovo ignorovalo, nebo na tlačítko Ignorovat vše, abyste řekli QuickBooks, aby ignoroval všechny výskyty tohoto slova ve formuláři faktury.

Pokud používáte výrazy, které se vždy objevují jako slova s ​​chybným pravopisem, alespoň v QuickBooks, můžete kliknout na tlačítko Přidat, které se zobrazí v dialogovém okně Kontrola pravopisu ve formuláři. Klepnutím na tlačítko Přidat sdělíte aplikaci QuickBooks, aby slovo přidala do svého slovníku pravopisu. Po přidání slova do slovníku pravopisu QuickBooks nevidí QuickBooks slovo jako špatně napsané.

Všimněte si také, že kliknutím na tlačítko Možnosti zobrazíte dialogové okno Možnosti pravopisu. Dialogové okno Možnosti pravopisu obsahuje zaškrtávací políčka, která můžete použít k zapnutí nebo vypnutí určitých typů logiky kontroly pravopisu. Můžete zaškrtnout políčko, abyste řekli QuickBooks, aby vždy zkontrolovali pravopis formulářů, například před tiskem, uložením nebo odesláním formuláře. Dialogové okno také obsahuje zaškrtávací políčka, která říkají QuickBooks, aby ignoroval určité druhy slov, jako jsou ta, která používají čísla, ta, která jsou všechna velká a ta, která jsou smíšená.

8 Kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít nebo Uložit a nový fakturu uložíte.

Pokud chcete uložit fakturu a zavřete okno Vytvořit faktury, klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Chcete-li fakturu uložit a poté zadat jinou fakturu do prázdné verze okna Vytvořit faktury, klikněte na tlačítko Uložit a nový.

Kliknutím na záložku Send/Ship a poté na tlačítko FedEx nebo UPS spustíte okno QuickBooks Shipping Manager, které vám umožní automatizovat některé kroky při odesílání balíků pomocí Federal Express nebo United Parcel Service (UPS). Při prvním spuštění Shipping Manageru budete muset provést trochu nastavení.

Chcete-li listovat fakturami, které jste již vytvořili, klikněte na tlačítka Předchozí a Další. Nebo klikněte na tlačítko Najít a pomocí dialogového okna Najít faktury popište fakturu, kterou chcete najít.