Jak fakturovat zákazníkovi v QuickBooks 2012

Chcete-li zákazníkovi fakturovat v QuickBooks 2012, použijte okno Vytvořit faktury k identifikaci zákazníka a zadání částky, kterou zákazník dluží. Můžete použít více než jeden typ formuláře faktury nebo jeden, který jste si přizpůsobili.

1 Chcete-li zobrazit okno Vytvořit faktury, zvolte příkaz Zákazníci→Vytvořit faktury.

QuickBooks zobrazí okno Vytvořit faktury.

2Identifikujte zákazníka a případně zakázku.

Chcete-li to provést, vyberte zákazníka nebo kombinaci zákazníka a úlohy z rozevíracího seznamu Zákazník:Úloha. Nedělejte si starosti s tímto „pracovním“ podnikáním, pokud s ním nejste obeznámeni.

Měli byste však rozumět tomu, jak zákazníci fungují. Musíte identifikovat konkrétního zákazníka, kterému fakturujete. To provedete výběrem zákazníka ze seznamu Customer:Job. Pokud je zákazník nový zákazník, kterému jste ještě nefakturovali nebo nepopsali v seznamu zákazníků, zadejte pro zákazníka krátký název – jako zkratku obchodního názvu zákazníka – do seznamu Customer:Job.

QuickBooks poté označí, že zákazník ještě neexistuje na seznamu zákazníků, a zeptá se, zda chcete zákazníka přidat; naznačte, že ano. Až budete vyzváni, poskytněte informace o zákazníkovi, které QuickBooks požaduje.

3Potvrďte nebo zadejte informace o nové hlavičce faktury.

Poté, co identifikujete zákazníka, QuickBooks vyplní pole Datum, Faktura, Faktura a případně pole Odeslat. Tyto informace pravděpodobně nemusíte měnit. Měli byste zkontrolovat informace zobrazené v těchto polích, abyste se ujistili, že jsou správné.

Obvykle byste například někomu nefakturovali, pokud jste již produkt neodeslali nebo služba již nebyla poskytnuta. Proto byste pravděpodobně měli potvrdit, že datum faktury následuje po datu odeslání produktu nebo datu poskytnutí služby. Můžete také chtít například potvrdit, že adresa pro odeslání je správná.

4Zadejte nebo potvrďte informace v poli Faktura.

Faktury obsahují informace o polích, které zaznamenávají položky, jako jsou čísla nákupních objednávek, platební podmínky, datum odeslání a způsob dopravy. Měli byste se ujistit, že vše, co QuickBooks zobrazuje v těchto polích, je správné. Pokud vám zákazník poskytl například číslo nákupní objednávky, zadejte toto číslo nákupní objednávky do pole Číslo objednávky.

Potvrďte, že platební podmínky zobrazené v poli Podmínky jsou správné. Potvrďte, že datum zobrazené v poli Odeslání je správné. Ne všechna tato pole je nutné vyplnit pro každou fakturu, ale chcete poskytnout jakékoli informace, které zákazníkovi usnadní zaplacení faktury, připojí fakturu k jeho nákupním záznamům a zjistí, jak a kdy je položka jsou odesílány.

5Popište prodávané položky.

To, jak vypadá oblast sloupců vaší faktury, skutečně závisí na tom, zda prodáváte produkty nebo služby. Oblast sloupců pro službu vypadá jednodušeji, protože při popisu položek služby neposkytujete mnoho informací. V oblasti sloupců chcete popsat každou položku – každý produkt nebo službu – za kterou se fakturuje.

Chcete-li to provést, použijte jeden řádek pro každou položku. První položka, kterou chcete fakturovat, pak přejde do řádku 1 oblasti sloupců. U každé položky zadáte objednané množství, kód položky a cenu nebo sazbu.

QuickBooks načte popis položky z vašeho seznamu položek a umístí tato data do sloupce Popis. QuickBooks také vypočítá částku účtovanou za položku vynásobením množství cenou nebo sazbou. Můžete však upravit pole Popis i Částka. Pokud upravíte pole Částka, QuickBooks přepočítá pole Cena každého vydělením částky množstvím.

6Pomocí pole Zpráva pro zákazníka v dolní části okna Vytvořit faktury zadejte zprávu pro zákazníka, která se zobrazí ve spodní části faktury.

Pokud jste vytvořili vlastní šablonu formuláře faktury, která obsahuje další informace v zápatí, zobrazí se tato pole zápatí také v dolní části okna Vytvořit faktury. Můžete je použít ke shromažďování a přenosu dalších informací v zápatí.

7 Kliknutím na tlačítko Uložit a zavřít nebo Uložit a nový fakturu uložíte.

Pokud chcete uložit fakturu a zavřete okno Vytvořit faktury, klikněte na tlačítko Uložit a zavřít. Tlačítko Uložit a nový použijete, pokud chcete uložit fakturu a poté zadat další fakturu do prázdné verze okna Vytvořit faktury.