Import dat do MYOB

Věděli jste, že do MYOB můžete importovat data z jiných aplikací? Například můžete mít seznam jmen a adres zákazníků někde jinde ve svém počítači (třeba v souboru Word, databázovém souboru nebo v Excelu) a chcete tyto informace importovat do MYOB. Zde je návod, jak mrknutí oka importovat podrobnosti o zákazníkovi nebo dodavateli.

Uspořádání vašich dat

První fází při importu dat je manipulace se seznamem zákazníků nebo dodavatelů do formátu, kterému MYOB rozumí.

Pokud jsou podrobnosti o vašem zákazníkovi nebo dodavateli aktuálně v textovém editoru nebo databázi, zkuste tyto podrobnosti získat do tabulky, než se pokusíte informace importovat do MYOB.

Pokud jsou například vaše data uložena v databázi, jako je Microsoft Access, můžete tato data obvykle uložit ve formátu, který lze otevřít v aplikaci Excel.

Pomocí tabulkového procesoru, jako je Excel, uspořádejte informace úhledně do sloupců.

Udělejte si pořádek v datech tak, aby všechna jména byla uvedena za sebou, všechny adresy za sebou a tak dále. Pomocí adres rozdělte ulici, město, stát a PSČ do čtyř samostatných sloupců.

Vložte řádek na úplný začátek seznamu (pokud jste tak ještě neudělali), který označí sloupce.

Například Jméno, Telefon 1, Telefon 2, Kontakt a tak dále. Tento řádek se nazývá řádek záhlaví.

Uložte tuto tabulku jako soubor oddělený tabulátory.

Například v Excelu přejděte do nabídky Soubor, klikněte na Uložit jako a jako Typ souboru vyberte Oddělený tabulátory. Formát souboru oddělený tabulátory usnadňuje čtení softwaru MYOB.

Import vašich dat

Nyní, když máte svá data uspořádaná, jste připraveni importovat tyto informace do MYOB. Drž se, tady je:

Z nabídky Soubor v MYOB vyberte Pomocníka pro import/export .

Vyberte Importovat data a klikněte na Další.

Vyberte Karty jako typ dat a buď Karty zákazníka nebo Karty dodavatele jako typ Karty.

Klikněte na Procházet, přejděte do složky, do které jste uložili data, a vyberte soubor, který chcete importovat. Klepněte na tlačítko Další.

Pohrajte si s nastavením a klikněte na Další.

Věci jsou v tuto chvíli dost technické. Ale nikdy se nebojte! Řekněte MYOB, že vaše data jsou oddělena tabulátory, že první řádek obsahuje záhlaví, že pokud již data existují, chcete je aktualizovat a spárovat karty s příjmením. (Snímek obrazovky níže ukazuje, jak tato nastavení vypadají.)

Kliknutím na Automatická shoda zajistíte, aby MYOB automaticky porovnával pole, a poté klikněte na Další.

Případně můžete pole spárovat ručně tak, že nejprve zvýrazníte pole importu vlevo a poté kliknete na odpovídající pole importu vpravo. Udělejte to jeden po druhém, dokud se každé pole nalevo neshoduje s polem napravo.

Po zobrazení výzvy vytvořte zálohu souboru.

Proč se obtěžovat zálohováním? Pokud import opravdu pokazíte (což se někdy stane poprvé), můžete zálohu obnovit a začít znovu.

Klikněte na Importovat a žasněte, jak zábava začíná.

Někdy import trvá bolestně dlouho, někdy jen několik sekund. Import je však dokončen, když se objeví příjemná zpráva, která vás informuje o vašem úspěchu (nebo neúspěchu). Pokud se import nezdařil, přečtěte si pozorně zprávu!

Odstraňování problémů, pokud se něco pokazí

Import údajů o kartě do vašeho firemního souboru MYOB by měl být snadný, ale spousta gremlinů vám může hodit chybovou zprávu. Pokud se po importu dat zobrazí zpráva, že import obsahoval chyby nebo varování, postupujte podle pokynů k zobrazení protokolu chyb.

• Pokud import přeskočil záznam, znamená to, že něco bylo tak špatné, že MYOB tohoto zákazníka nebo dodavatele zcela ignoroval.

• Pokud obdržíte varovnou zprávu, znamená to, že došlo k menšímu problému a společnost MYOB odmítla část údajů o zákazníkovi nebo dodavateli (například možná přidala jméno zákazníka, ale ne adresu nebo telefonní číslo).

Protokol chyb zobrazuje seznam všech záznamů, které mají problém, s kódem chyby, který se zobrazuje na začátku každého z nich. Zpočátku tyto chybové kódy vypadají jako nesrozumitelný žargon (například chyba -7 pro nezasvěcené nic moc neznamená). V horní části této zprávy je však uveden seznam toho, co jednotlivé chybové zprávy znamenají.

Poté, co zjistíte, které záznamy se neimportovaly správně a proč, můžete provést jeden ze dvou tahů. Pokud je ovlivněno pouze několik karet, otevřete soubor vaší společnosti a opravte tyto karty jednu po druhé. Na druhou stranu, pokud většina importu nefungovala, nejlepším řešením je obnovit zálohu, opravit soubor importu a zkusit to znovu.