Funkce QuickBooks 2012 Condense File

Funkce QuickBooks 2015 Condense dělá několik věcí. Nejprve vytvoří archivní kopii datového souboru a zpracuje tento datový soubor tak, aby byl menší. Pro více podrobností se podívejte na vysvětlení níže:

• Příkaz QuickBooks Condense vytvoří trvalou kopii datového souboru QuickBooks. (Toto se nazývá archivní kopie souboru.) Archivní kopie souboru společnosti představuje snímek souboru společnosti, jak existuje v určitém časovém okamžiku.

  Pokud bude mít někdo později dotaz – třeba váš účetní nebo federální či státní auditor – můžete použít archivní kopii datového souboru, abyste ukázali, jak soubor společnosti v určitém okamžiku vypadal.

• Proces souboru Condense zmenšuje datový soubor tím, že shrnuje mnoho starých uzavřených, podrobných transakcí pomocí velkých monstrózních záznamů.

Protože toto zhušťování a archivace může být trochu matoucí, zde je rychlé shrnutí toho, co přesně se stane, když zhuštěte soubor společnosti QuickBooks. Zde je to, co QuickBooks během procesu obvykle dělá:

• Uloží archivní kopii souborů vaší společnosti : Když zkrátíte soubor společnosti QuickBooks, QuickBooks uloží archivní kopii tohoto souboru.

• Odstraňuje staré uzavřené transakce : Jako součást procesu Condense vám QuickBooks dává příležitost odstranit staré uzavřené transakce z aktuální, pracovní verze souboru společnosti QuickBooks.

  Pamatujte, že archivací se vytvoří archivní kopie souboru společnosti QuickBooks. Stále však máte pracovní verzi souboru společnosti QuickBooks. Je to tato aktuální, pracovní verze souboru společnosti QuickBooks, která se vyčistí nebo zkrátí odstraněním starých uzavřených transakcí.

  Uzavřené transakce jsou transakce, které QuickBooks již nemusí podrobně sledovat. Například stará zákaznická faktura – po jejím zaplacení – je uzavřená transakce. Starý šek vypsaný na nějakého dodavatele – poté, co je zúčtován bance – je uzavřená transakce.

• Shrnuje staré, uzavřené transakce : Protože jsou staré, uzavřené transakce odstraněny z datového souboru QuickBooks, kondenzace obvykle vytváří souhrnné měsíční deníkové záznamy pro staré uzavřené transakce a umísťuje tyto souhrnné transakce do aktuální, pracovní verze datového souboru QuickBooks.

  Tyto souhrnné měsíční deníkové záznamy vám umožňují pokračovat v přípravě měsíčních účetních závěrek. Například, i když archivace odstraní všechny staré, uzavřené transakce například z ledna 2010, stále můžete vytvářet měsíční účetní závěrky za leden 2010 v roce 2013. K vytvoření měsíčních finančních výkazů za leden 2010 používá QuickBooks souhrn měsíční deníkové záznamy.

• Vymaže auditní záznam: Jeden téměř skrytý efekt vyčištění datových souborů QuickBooks se týká auditního záznamu. Pokud vyčistíte soubor společnosti a označíte, že soubor společnosti by měl být zhuštěný, QuickBooks vymaže auditní záznam před datem „odstraněné uzavřené transakce v nebo dříve“.

  Jinými slovy, po dobu, po kterou QuickBooks odstraní staré, uzavřené transakce, odstraní také auditní stopu těchto transakcí.

Proces souboru Condense obvykle znamená vytvoření kopie datového souboru QuickBooks, kterou uložíte a někam odložíte, a vytvoření zmenšené verze pracovního souboru společnosti. Příkaz, který používáte ke zhuštění souboru společnosti QuickBooks, však také umožňuje vytvářet téměř prázdné soubory společnosti.

Většina lidí by tuto možnost nikdy nemusela využít. existuje pouze jedna kategorie uživatelů QuickBooks, kteří mohou chtít vytvářet téměř prázdné firemní soubory. CPA a konzultanti (kteří chtějí znovu použít soubor společnosti pro jinou obchodní jednotku nebo klienta) mohou chtít použít tento příkaz k vytvoření datových souborů společnosti, které již mají mnoho seznamů nastaveno.