Elektronická fakturace v Sage Timeslips

Některé společnosti – především právníci, kteří spolupracují s pojišťovnami – musí auditorským firmám předkládat elektronické vyúčtování za poskytnuté služby. Pomocí doplňku Sage Timeslips Electronic Billing, který podporuje různé formáty elektronické fakturace používané většinou velkých auditorských firem, můžete sledovat svůj čas, připravit vyúčtování ve správném elektronickém formátu a poté je exportovat do auditu. firma.

Navštivte web Sage Timeslips a přečtěte si o formátech elektronického doručování faktur, které mohou Timeslips podporovat.

Nastavení elektronického vyúčtování

Chcete-li použít doplněk Sage Timeslips Electronic Billing, musíte jej nastavit podle pokynů dodaných s doplňkem. Poté můžete vytvořit účty ve správném formátu pro auditorskou společnost, se kterou spolupracujete. Pamatujte, že každá auditorská společnost má jedinečná nastavení a formáty souborů.

Dále je potřeba identifikovat klienty, pro které elektronické doručování využíváte. Začněte výběrem Jména→Informace o klientovi. V okně Seznam klientů, které se zobrazí, poklepejte na klienta, pro kterého platí elektronické doručování. Poté klikněte na kartu Ujednání 2 v okně Klientské informace a nastavte pole Elektronické doručení na příslušnou auditorskou firmu.

Ve většině případů je také potřeba přidat vlastní pole a přiřadit je klientům, kteří využívají přijímající firmu.

Doplněk Electronic Billing šetří váš čas a umožňuje vám přidávat předdefinované sady vlastních polí spojených s konkrétními auditorskými společnostmi.

U některých auditorských firem musíte k identifikaci úkolů, výdajů a referencí použít sadu Americké advokátní komory (ABA) Task Litigation Code nebo Uniform Task-Based Management System. Pokud jste svou databázi Timeslips vytvořili pomocí databázového stylu Legal with ABA Litigation Codes, tyto kódy již ve vaší databázi existují. Pokud jste k vytvoření databáze Timeslips použili jakoukoli jinou šablonu, musíte zadat kódy pro úkoly, výdaje a reference do pole Přezdívka 2 úkolu, výlohy a referenční přezdívky a pomocí pole Přezdívka 1 zadat popisný jméno, které snadno poznáte při vytváření lístků.

V sadě American Bar Association soudní spory Task kódu a Jednotného systému řízení řešení problémů, kódy začínají písmeny A, E, nebo L. Přiřadit kódy, které začínají A k úkolům, kódy, které začínají E do nákladů a kódy, které začněte s L k odkazům.

Zkoumání procesu elektronické fakturace

Proces elektronického doručení faktur v Sage Timeslips je podobný procesu pro generování jiných účtů. Na začátku stále umístíte své účty do fáze kontroly a poté je zkontrolujete a provedete změny. Ale když jste připraveni odeslat účty, exportujete je a pošlete soubory auditorské firmě ke kontrole.

V dolní části nabídky Účty vyberte příslušnou společnost pro doručování elektronických účtů nebo auditorskou společnost a poté klikněte na Exportovat. Timeslips vás vyzve k zadání složky, do které se mají uložit exportované účty. Po dokončení exportu můžete faktury odeslat auditorské firmě.

Ve většině případů, když je export dokončen, Sage Timeslips přesune účty z fáze nátisku do fáze auditu. Pro některé auditorské firmy však Timeslips účty schvaluje.

Timeslips zachází s účty ve fázi auditu podobně jako s účty ve fázi důkazu: Timeslips zamyká účty, zatímco auditorská firma je kontroluje. Když vás firma kontaktuje se svým posouzením, schválíte účty, které nevyžadují žádné změny, a vymažete účty, které vyžadují změny, z fáze auditu pomocí okna Fáze fakturace (vyberte Faktury→Schválit nebo Vymazat auditované účty→Schválit nebo vymazat účty) a provedení nezbytných změn. Poté účty znovu vytisknete a proces zopakujete.

Pokud Timeslips schválí faktury, které odešlete auditorské firmě, a auditorská firma požaduje změny, můžete vybrané faktury vymazat ze záložky Nevratné v okně Fáze fakturace, upravit je, znovu vytisknout a opakovat proces tisku a elektronického doručení.

Je možné, že auditorská firma váš účet neposoudí, dokud nebudete připraveni podat další. V takovém případě schvalte vyúčtování, které jste již předložili, a pokud auditorská společnost požaduje jeho změny, zkuste to vrátit zpět. Pokud nemůžete účet vrátit, budete muset zadat kreditní transakci pohledávek pro původní účet, znovu zadat údaje, které se na tomto účtu objevily, a vygenerovat nový účet, který odešlete auditorské firmě.

Rozdělení elektronických účtů

Používáte-li funkci Rozdělit účty v Timeslips, která vám umožňuje stanovit pravidla pro přidělování nebo rozdělení poplatků na účtence mezi časoměřiče, uvědomte si, že různé auditorské firmy zacházejí s rozděleným vyúčtováním různými způsoby. Někteří to povolují, ale ignorují, jiní to povolují a používají a další to nepodporují.