Další možnosti přizpůsobení pro faktury QuickBooks 2014

Nástroje pro přizpůsobení formulářů QuickBooks snadno zmást nové uživatele QuickBooks. Obvykle však způsob, jak začít s jakýmkoli přizpůsobením, je pohrát si s tím, co QuickBooks nazývá dalšími možnostmi přizpůsobení.

1V okně Vytvořit fakturu klikněte na kartu Formátování a poté klikněte na tlačítko Upravit rozvržení dat.

QuickBooks zobrazí dialogové okno Další přizpůsobení. Toto dialogové okno vám poskytuje kontrolu nad informacemi, které se zobrazují na vašich fakturách, a nad způsobem tisku faktur. Dialogové okno Další přizpůsobení nemůžete použít, pokud pracujete s jednou z výchozích šablon faktur – pouze pokud pracujete s kopií.

V souladu s tím vás může QuickBooks vyzvat k vytvoření kopie šablony faktury, když kliknete na tlačítko Další přizpůsobení.

2Uveďte informace v záhlaví.

Záložka Záhlaví v dialogovém okně Další přizpůsobení vám umožňuje určit, jaké informace se mají zobrazovat v horní části okna Vytvořit faktury a v horní oblasti skutečného formuláře vytištěné faktury. Tato informace, nazývaná hlavička, poskytuje číslo faktury, datum faktury a fakturační a dodací údaje.

Můžete si také vybrat, jak budou informace označeny, vyplněním nebo úpravou obsahu textových polí. Zaškrtávací políčka Výchozí název vám například umožňují určit, zda se má název formuláře objevit v obrazovkové verzi faktury (to by bylo v okně Vytvořit faktury) a v tištěné verzi faktury.

Textové pole Výchozí název umožňuje určit, jaký má být název formuláře. Podobným způsobem vám zaškrtávací políčka Datum umožňují určit, zda se má datum objevit na obrazovkové i tiskové verzi faktury a jaký štítek se má použít k popisu data faktury. Obrázek používá chytrý popisný text Faktura jako název formuláře faktury.

Jak provádíte tato přizpůsobení, QuickBooks aktualizuje pole Náhled zobrazené v pravé polovině dialogového okna Další přizpůsobení, takže můžete vidět, jak vaše změny vypadají.

3Upřesněte informace o sloupcích.

Část faktury ve sloupcích podrobně popisuje položky, které faktura účtuje. Například sloupce produktové faktury popisují konkrétní produkty, včetně ceny a množství; popisují také fakturované položky. Sloupce faktury za služby popisují konkrétní fakturované služby.

Jak můžete uhodnout z bližšího pohledu na obrázek, karta Sloupce v dialogovém okně Další přizpůsobení vypadá jako karta Záhlaví. Pomocí zaškrtávacích políček Obrazovka a Tisk můžete určit, zda se má konkrétní informace na úrovni sloupce objevit jako sloupec v okně Vytvořit faktury nebo ve skutečně vytvořené faktuře.

Podobně můžete použít textová pole Název k poskytnutí popisných štítků, které QuickBooks používá v okně Vytvořit faktury a ve formuláři tištěné faktury.

Jedinou neobvyklou možností zobrazenou na kartě Sloupce jsou textová pole Objednávka. Pole Pořadí vám umožňují určit pořadí (zleva doprava), ve kterém se mají sloupce objevit. Pokud se má číslo nebo kód položky objevit například v prvním sloupci vlevo, zadáte hodnotu 1 do pole Objednávka na řádku položky.

4Uveďte informace o sloupcích programu.

Část faktury „Prog columns“ poskytuje informace relevantní pro situace, ve kterých používáte průběžnou fakturaci. Můžete klepnout na kartu Prog Cols v dialogovém okně Další přizpůsobení a přidat nebo odebrat takové informace, jako je objednaná částka, dříve fakturovaná částka a jakékoli zpětně objednané částky.

Karty Záhlaví, Sloupce a Prog Cols vám umožňují provádět změny ve formulářích faktur, ale nebuďte příliš nervózní z provádění dokonalých změn hned napoprvé. Můžete snadno vidět, jak přesně vaše změny vypadají, pomocí pole Náhled (pokud je váš zrak lepší než můj) nebo kliknutím na tlačítko OK a pečlivým prostudováním nové verze okna Vytvořit faktury.

Pokud si uvědomíte, že jste udělali chybu – možná jste použili špatnou část popisného textu nebo jste nesprávně seřadili sloupce – můžete svou fakturu znovu upravit a opravit tak své dřívější chyby.

5Upřesněte informace o zápatí.

Karta Zápatí v dialogovém okně Další přizpůsobení vám umožňuje určit, jaké informace se zobrazí v okně Vytvořit faktury pod oblastí sloupců a ve skutečné vytištěné faktuře pod oblastí sloupců.

Informace v zápatí zahrnují zákaznickou zprávu, celkovou částku faktury, informace o platbách a kreditu, pole se splatností a (volitelně) delší textové pole. S kartou Zápatí pracujete stejným způsobem jako s ostatními kartami.

Pokud chcete, aby se zobrazily nějaké informace, zaškrtněte políčka Obrazovka a Tisk. Chcete-li změnit bit textu, který QuickBooks používá, upravte obsah textového pole Název.

6 Zadejte informace o tisku.

Karta Tisk v dialogovém okně Další přizpůsobení vám umožňuje trochu ovládat, jak QuickBooks tiskne faktury, které používají šablonu, kterou jste si přizpůsobili.

Přepínače v horní části karty vám například umožňují určit, že při tisku této konkrétní šablony faktury by aplikace QuickBooks měla používat běžná stará nastavení tiskárny faktur nebo jiná speciální nastavení tisku. Nastavení tisku vám také umožní sdělit QuickBooks, jak má číslovat stránky vícestránkové faktury.

Všechna přizpůsobená nastavení faktury můžete vrátit do výchozího stavu kliknutím na tlačítko Výchozí. Když to však uděláte, odstraníte všechny změny nebo přizpůsobení, které jste provedli.